個人事業主やひとり社長の電子契約｜小規模でも使える始め方

電子契約は個人事業主でも使える？まず押さえる前提

電子契約とは、紙に押印する代わりに、電子データの契約書へ電子署名やタイムスタンプを付けて締結する方法です。法人だけが使えるものではなく、個人事業主やフリーランス、さらには個人どうしのやり取りでも利用できるサービスが多くあります。申し込み時に「法人」「個人事業主」「個人」といった区分を選ぶ形になっていることが一般的です。

契約は、当事者の意思が合致していれば書面でなくても成立すると考えられるのが原則で、電子データでの締結も広く行われています。ただし、一部の契約類型では書面の交付や特別な手続が求められる場合があります。自分が扱う契約が電子で締結できるかどうか判断に迷うときは、弁護士や司法書士に確認しておくと安心です。

また、印紙税は紙の文書に対して課されるものとされており、電子データでの授受は取り扱いが異なると説明されることがあります。金額の大きい契約を扱う場合は、国税庁の資料を確認したうえで、税理士に相談してください。

サービス選びは「相手→件数→認証→連携」の順に見る

小規模事業者が電子契約サービスを比べ始めると、機能表が細かすぎて決められなくなりがちです。そこで、見る順番を決めてしまいます。最初は「取引相手が受け取りやすいか」。相手がアカウント登録をしなくてもメールのリンクから署名できるタイプか、スマートフォンでも操作できるか、この2点を満たしていれば、初回の説明コストがかなり下がります。

次に「自分の契約件数」です。月に数件なのか、数十件なのかで適したプランはまったく変わります。多くのサービスは送信件数や利用人数で料金が変わる設計になっているため、直近1年の契約書の枚数をざっと数えてから比較すると、必要以上に大きなプランを選ばずに済みます。

3番目が「必要な認証レベル」、4番目が「会計ソフトやクラウドストレージとの連携」です。認証レベルは次のセクションで説明します。連携は、契約書の保管と会計処理をまとめたい場合に効いてくる観点なので、すでに使っている会計ソフトがあるなら、その提供元が出している電子契約サービスも候補に入れて比べてみてください。

立会人型と当事者型、どちらを選ぶ？

電子署名の方式は、大きく分けて「立会人型（事業者署名型）」と「当事者型」があります。立会人型は、サービス提供事業者が本人確認とメール認証などを行ったうえで、事業者名義の電子証明書で署名する方式です。相手方は電子証明書を用意する必要がなく、メールのリンクを開いて同意するだけで締結できるため、取引先に負担をかけにくいのが特徴です。

当事者型は、契約する本人が自分名義の電子証明書を取得して署名する方式です。本人性の証明という点ではより厳格に扱われることがありますが、証明書の取得手続が必要で、相手にも同じ準備を求めることになります。

判断の順番はシンプルです。業務委託契約書、秘密保持契約書、発注書といった日常的な取引書類が中心なら、まず立会人型で運用を始めます。取引先から当事者型を指定された場合や、金額が大きく厳格な本人性の証明が求められる契約が出てきた場合に、当事者型に対応できるサービスへ切り替える、または両方に対応したサービスを選ぶ、という順で考えると無駄が出にくくなります。どちらが適切か判断に迷う契約は、弁護士に相談して方針を決めておくとよいでしょう。

契約が月に数件だけ。スポット利用という考え方

ひとり社長や個人事業主の場合、契約書を交わすのが月に1〜3件ということも珍しくありません。この規模でいきなり年間契約の上位プランを選ぶと、使わない機能に費用を払い続けることになります。まずは、無料で試せる範囲や、送信件数の少ないプランから始めるのが現実的です。

多くのサービスには、送信可能な件数を絞った入門的なプランや、一定期間の試用が用意されていることがあります。ただし、プランの構成や利用できる機能の範囲は変更されることがあるため、各社の公式サイトで最新の料金と条件を確認してください。「スポットで数件だけ送りたい」というニーズに合うかどうかは、送信件数の上限と、上限を超えたときの扱いを見れば判断できます。

始め方としては、①いま手元にある契約書のひな形を1つ選ぶ、②気心の知れた取引先との次の契約でそれを使ってみる、③相手が迷わず署名できたかを確認する、という3ステップがおすすめです。1件うまくいけば、同じ手順を他の取引先にも広げられます。逆に、相手が操作でつまずいたなら、案内文のテンプレートを用意するなど、運用側で補える部分が見えてきます。

GMOサインやfreeeサインは個人事業主でも申し込める？

「GMOサイン 個人事業主」「freeeサイン 個人」といった検索が多いのは、法人向けサービスだと思われがちだからです。実際には、主要な電子契約サービスの多くが、法人だけでなく個人事業主や個人の利用にも対応している場合があります。申し込みの区分、本人確認に必要な書類、利用できる機能の範囲はサービスごとに異なり、また改定されることもあるため、申し込む前に各社の公式サイトで最新の条件を確認してください。

選ぶときの実務的な視点としては、すでに使っている会計・労務ツールとの相性が挙げられます。会計ソフトと同じ提供元のサービスなら、請求や取引先の情報とあわせて管理しやすい設計になっていることがあります。一方で、取引先から特定のサービスを指定されるケースもあるため、「自分が送る側」と「相手から送られる側」の両方を想定しておくと安心です。相手から送られた契約書に署名するだけなら、受信側は無料で対応できるサービスが多い点も覚えておくとよいでしょう。

なお、ここで挙げた名前は検索でよく使われる例であり、特定のサービスを推奨するものではありません。相手の受け取りやすさ、件数、認証レベル、連携という4つの軸で、自分の事業の条件に合うものを選んでください。

導入の手順と、保存まわりで気をつけること

導入の流れは次の順に進めます。まず、直近1年に交わした契約書を洗い出し、種類と件数を把握します。次に、候補のサービスを2つほどに絞り、無料で試せる範囲でテスト送信を行います。テストは、自分の別アドレス宛てに1通、協力してくれる取引先に1通送るのが分かりやすい方法です。問題なく締結できたら、契約書のひな形をPDF化し、署名欄の位置を整えておきます。

運用開始時には、取引先への案内文も用意しておきましょう。「今後は電子契約でお送りします」「メールのリンクからご署名ください」「ご都合が合わない場合は従来どおり紙でも対応します」の3点を書いておくと、断られたときのやり取りがスムーズです。すべての取引先を一斉に切り替える必要はなく、対応できるところから順に移していく形で構いません。

締結後のデータは、一定期間の保存が求められます。電子取引のデータ保存については電子帳簿保存法の考え方が関係しますが、要件の細部は改定されることがあるため、国税庁の資料を確認したうえで、自社の運用が要件を満たしているか税理士に確認してください。サービス内に保管されるとはいえ、解約時の扱いやダウンロード方法も、契約前に見ておきたいポイントです。

制度の解釈や契約類型ごとの可否は個別の事情で判断が変わります。取り扱う契約の金額が大きい場合や、電子での締結に不安がある場合は、弁護士・司法書士、税務の扱いについては税理士に相談したうえで進めることをおすすめします。

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