freeeサインのメールが届かないとき｜確認手順とリマインドの送り方

まず送信側の画面で「本当に送信されているか」を確認する

相手から「届いていません」と言われたら、最初に見るのは相手の受信環境ではなく、自分の管理画面です。freeeサインでは送信した書類の状態（下書き・送信済み・署名待ち・完了など）が一覧で確認できますので、その書類が本当に送信済みになっているかを見てください。下書きのまま保存されていた、承認フローの途中で止まっていた、というケースは珍しくありません。

次に宛先メールアドレスを1文字ずつ確認します。ドメインの打ち間違い（.co.jpと.com、gmailとgmial など）、コピー時に前後へ空白が混ざった、担当者の異動前のアドレスを使っていた、といった単純なミスが、届かない原因のかなりの部分を占めます。名刺やメール署名の原本と突き合わせるのがいちばん確実です。

また、書類の状態が「閲覧済み」になっている場合は、メール自体は届いて開かれているものの、署名までたどり着いていない可能性があります。この場合は「届いていない」ではなく「見つけられない・操作が分からない」問題なので、後述するリマインドと案内の出し方に切り替えます。

受信側に確認してもらう3つの場所と、受信許可の依頼

送信側に問題がなさそうなら、相手に確認してもらう番です。お願いする場所は、①迷惑メール（スパム）フォルダ、②ゴミ箱、③自動振り分けで作られたフォルダやタブ（Gmailの「プロモーション」タブなど）の3か所です。電子契約の通知は外部ドメインから届き、本文にリンクが含まれるため、フィルタに引っかかることがあります。

3か所を見ても見つからない場合は、会社のメールサーバー側でブロックされている可能性があります。この場合は、相手のシステム管理者に差出人ドメインの受信許可（ホワイトリスト登録）を依頼してもらうのが近道です。許可すべきドメインや送信元の情報は、freeeサインのヘルプページに案内がありますので、依頼メールにその案内URLを添えると話が早く進みます。

官公庁や金融機関、大手企業などでは、外部リンクを含むメールを一律で隔離する運用をしていることもあります。この場合は相手の情報システム部門を通さないと解決しないため、「先方の担当者に頑張ってもらう」のではなく、早い段階で管理部門へのエスカレーションをお願いしたほうが、結果的に契約は早く締結できます。

freeeサインの料金プラン

freeeサインの料金は次のとおりです。改定されることがあるため、申し込み前に公式サイトで最新の内容をご確認ください。

リマインドはいつ・どう送るか

freeeサインには、署名がまだ完了していない相手にリマインド（催促）の通知を送る機能があります。送信済みの書類の詳細画面から、対象の相手を選んで再通知する、という流れが基本です。同じ本文が再送されるため、相手の受信環境で最初のメールが弾かれていた場合は、リマインドも同様に弾かれる点に注意してください。

タイミングの目安としては、送信の翌営業日に相手が開封していなければ電話やチャットで一声かけ、それでも動きがなければ数営業日おきにリマインド、という運用が現実的です。契約書には署名期限を設けることが多いので、期限の数日前には必ず一度リマインドを入れる、と社内ルールにしておくと取りこぼしが減ります。

リマインドを送るときは、メール単体に頼らないのがコツです。「freeeサインから署名依頼をお送りしています。迷惑メールフォルダもご確認ください」と、普段やり取りしているメールやチャットで一言添えるだけで、解決率は大きく変わります。

CC・同報の使い方と、宛先そのものが違ったときの対処

freeeサインでは、署名者のほかに、署名はしないけれど書類の状況を共有したい人をCC（共有先）として登録できます。先方の上長や、自社の営業担当・経理担当を入れておくと、署名者本人が不在のときでも誰かが気づける状態になります。特に、担当者が長期休暇に入る時期や、決算期で連絡が取りにくい時期には有効です。

一方で、CCに入れた人に届いて署名者本人に届かないなら、それは受信側個人のメール設定に原因があるという有力な手がかりになります。逆に全員に届いていないなら、送信元や宛先ドメイン側の問題を疑います。CCは共有のためだけでなく、切り分けの材料としても使えます。

宛先アドレスそのものが誤っていた場合は、リマインドでは解決しません。送信済みの依頼を取り消し（キャンセル）したうえで、正しいアドレスで新しく送り直すのが基本です。誤ったアドレスが実在する第三者のものだった場合は、書類の中身が見られた可能性もあるため、取り消し操作と社内への報告を早めに行ってください。

それでも届かないとき：URL共有・別手段・サービス側の不具合

メールがどうしても通らない相手には、署名用のURLを別の手段で共有する方法が使えることがあります。ただし、署名用URLは本人確認の入口でもあるため、誰にでも転送してよいものではありません。共有する場合は、電話で本人確認をしたうえで、普段使っているビジネスチャットなど、経路が特定できる手段を選んでください。

サービス側の不具合や障害が疑われるときは、freeeサインの公式サイトやヘルプセンターで、障害情報・メンテナンス情報が出ていないかを確認します。特定の1社だけでなく、同じ時間帯に送った複数の相手から「届かない」と連絡が来ている場合は、個別の設定ではなく全体の事象を疑うほうが早いです。解決しないときは、書類名・送信日時・宛先ドメインを添えてサポートへ問い合わせます。

どうしても期日までに電子で締結できない見込みなら、紙での締結に切り替える判断も選択肢です。契約書によっては書面での作成や押印が想定されているものもありますので、電子での締結可否や保存方法の要件については、所管官庁の資料を確認するか、顧問の弁護士・司法書士・税理士に確認しておくと安心です。

届かない事態を減らすための、送る前のひと手間

予防としていちばん効くのは、送信前に相手へ一報を入れることです。「本日中にfreeeサインから署名依頼をお送りします。差出人は◯◯です。届かない場合は迷惑メールフォルダをご確認ください」と伝えておくだけで、相手はメールを探す準備ができます。初めて電子契約でやり取りする相手には、特に効果があります。

社内側では、宛先アドレスを名刺や過去のメールからコピーする運用に統一し、手入力を避けるとミスが減ります。送信履歴のチェック担当を決めておき、署名待ちのまま数日動いていない書類を週に一度洗い出す、という簡単な棚卸しを仕組みにしておくと、期限切れも防げます。

電子契約の書類は、締結後の保存方法もセットで考えておきたいところです。電子データで受け取った契約書の保存については、電子帳簿保存法に関する一般的な考え方がありますが、要件の詳細は国税庁の資料を確認し、自社の運用に落とし込む際は税理士にご確認ください。

よくある質問

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