ドキュサインの使い方｜送信から署名完了までの流れと操作手順
電子契約サービスのDocuSign（ドキュサイン）は、PDFをアップロードして署名者を指定し、署名欄を置いて送る——という流れが基本です。ただ、初めて送るときは「誰を先に署名させるのか」「どこまで自分で入力欄を置くのか」で手が止まりがちです。この記事では、送信側の操作手順を最初から順に追いながら、受け取った側がどう署名するのか、完了した書類をどう保管するのかまでをまとめます。画面の名称や細かなメニュー構成はプランや更新で変わることがあるため、最終的な操作は公式のヘルプで確認してください。
この記事の結論
- DocuSignで書類を送る基本の流れは、①PDFなどの書類をアップロード、②署名者のメールアドレスと順番を指定、③署名欄や日付欄を配置、④件名とメッセージを添えて送信、の4ステップです。
- 受信者はメールのリンクから書類を開き、署名欄をクリックして署名を作成・適用し、最後に完了操作を行うと、送信者にも完了通知と署名済みファイルが届きます。
- 送る前に「誰が・どの順番で署名するか」と「相手に入力してもらう項目はどれか」を決めておくと、差し戻しや再送信をほとんど防げます。
ドキュサインの使い方を一言でいうと？送信から完了までの全体の流れ
DocuSignの操作は、送信側と受信側で役割がはっきり分かれています。送信側は「書類を用意して、誰に・どの順で・どこに署名してもらうかを指定して送る」。受信側は「メールのリンクから開いて、指示された場所に署名して完了する」。この2つを押さえれば、あとは画面の案内に沿って進められます。
全体の流れを並べると、書類のアップロード → 署名者の設定 → 署名欄などの配置 → 件名・メッセージの入力 → 送信 → 受信者の署名 → 全員完了 → 完了通知と署名済みファイルの受領、となります。途中で止まっているときは、送信側の管理画面で「誰のところで止まっているか」を確認できるのが電子契約の便利なところです。
紙の契約と違うのは、完了した瞬間に全員へ同じファイルが配られる点です。原本をどちらが持つかという問題が起きにくく、後から「送った・送っていない」の食い違いも起きにくくなります。まずはこの全体像を頭に入れてから、次の章で1ステップずつ見ていきましょう。
送信の前に決めておく3つのこと（ここで9割決まります）
一つめは、署名する人の範囲です。相手方の担当者だけでいいのか、自社側の代表者も署名するのか。両社が署名するなら、送信の設定に自社の署名者も含めることになります。ここを決めずに操作を始めると、途中で作り直すことになりがちです。
二つめは、署名の順番です。DocuSignでは、全員に同時に届ける方法と、1人目が終わったら2人目に届く順番制の方法を選べます。社内の上長承認を経てから相手方に回したい場合は順番制、相手方の2名が独立して署名すればいい場合は同時、というように使い分けます。迷ったら、紙だったらどの机を回るか、を想像すると決めやすいです。
三つめは、相手に入力してもらう項目です。署名だけでいいのか、日付・会社名・住所なども相手に打ってもらうのか。送信側が先にPDFへ書き込んでおくのか、相手に入力欄として渡すのか。ここを整理しておくと、署名欄の配置作業が一気に楽になります。
Docusign（ドキュサイン）の料金プラン
Docusign（ドキュサイン）の料金は次のとおりです。改定されることがあるため、申し込み前に公式サイトで最新の内容をご確認ください。
| プラン | 月額 | 1件あたりの送信料 | ユーザー数 | 備考 |
|---|---|---|---|---|
| Personal | 1,333円／月（年間一括 16,000円／年） | 月5通まで | 1ユーザー | 別途税金が発生する場合あり |
| Standard | 3,300円／月・ユーザー（年間一括 39,600円／年） | 年間100通／ユーザー | 最大50ユーザー | 共同編集、ブランド設定 |
| Business Pro | 5,300円／月・ユーザー（年間一括 63,600円／年） | 年間100通／ユーザー | 最大50ユーザー | Webフォーム、支払い回収、一括送信 |
| 拡張プラン | 記載なし | カスタム | 51ユーザー以上 | 組織管理、24時間サポート |
ドキュサインの送信方法：書類アップロードから送信までの操作手順
まず、ログイン後のホーム画面から新規の送信を開始し、署名してほしい書類をアップロードします。WordやExcelでも取り込めますが、レイアウトのずれを避けたいならPDFに変換してからのアップロードが無難です。複数ファイルをまとめて1つの封筒（送信単位）にすることもできるので、契約書と別紙を一緒に送りたいときはここで追加します。
次に、署名者を追加します。氏名とメールアドレスを入力し、その人に求める役割（署名する人なのか、写しを受け取るだけなのか）を選びます。順番制にする場合は、この画面で順番の番号を割り当てます。メールアドレスの打ち間違いはそのまま「届かない」に直結するので、送信前にもう一度だけ見直してください。
続いて、署名欄の配置です。アップロードした書類がプレビュー表示されるので、署名・イニシャル・日付・テキストといった部品を、該当する位置にドラッグして置きます。署名者が複数いるときは、「今どの人の欄を置いているか」を切り替えながら進めるのがポイントです。ここを間違えると、相手の欄に自分の署名を求めることになってしまいます。
最後に件名と本文メッセージを整えて送信します。件名は「◯◯契約書のご署名のお願い（株式会社△△）」のように、相手の受信トレイで一目で分かる形にしておくと開封されやすくなります。送信すると、1人目（または全員）に署名依頼メールが届きます。
受け取った側の操作：署名のやり方と、よくあるつまずき
受信者には署名依頼のメールが届き、本文のボタンやリンクから書類を開きます。アカウント登録をしなくても署名できる形で届くことが一般的ですが、送信側の設定や取引の性質によっては本人確認の手順が追加されることもあります。開くと、最初に同意に関する確認が表示され、そのうえで書類本文が表示されます。
画面上のガイド（「開始」「次へ」といった案内）に従って進むと、署名すべき欄に自動でジャンプします。署名欄をクリックすると、氏名から自動生成された書体を選ぶ、手書きで描く、画像をアップロードする、といった方法で署名を作成できます。一度作った署名は、その後の欄にも適用されます。
すべての欄を埋めたら、最後に完了ボタンを押します。ここを押さないと署名は確定せず、送信側からは「未完了」に見えたままです。「署名したのに反映されない」という問い合わせの多くは、この最終確定が済んでいないケースです。途中で中断したい場合は、後で再開する旨を選んでおけば、同じメールのリンクから続きを開けます。
送った後の確認・リマインド・訂正：止まったときの対処
送信後は、管理画面の送信済み一覧で状況を確認できます。「送信済み」「閲覧済み」「完了」といったステータスが見えるので、閲覧すらされていないのか、開いたけれど署名で止まっているのかを切り分けられます。届いていない様子なら、まず迷惑メールフォルダを確認してもらうのが早道です。
催促は、電話やチャットで一言添えてから、サービス上のリマインド機能で再通知するのが角が立ちません。相手の担当者が変わった、アドレスを間違えた、という場合は、宛先の修正や、いったん取り消して送り直すといった対応になります。取り消しを行うと相手にも通知が届く形になるため、事前に一報入れておくと丁寧です。
本文の誤字など、書類そのものを直す必要が出たときは、修正版を作って送り直すのが基本です。署名が済んだ後に内容を変更したい場合は、覚書などの別書類で対応するのが一般的な考え方です。どの方法を取るべきか判断に迷う契約では、弁護士に確認しておくと安心です。
完了後の保管と、社内ルールとして決めておきたいこと
全員の署名が終わると、関係者全員に完了通知と署名済みファイルが届きます。サービス上にも記録が残りますが、自社の会計・法務の資料としては、署名済みPDFを自社のフォルダやクラウドストレージにも保存しておくと探しやすくなります。ファイル名を「日付＿相手先名＿契約種別」のように統一しておくと、後から検索するときに助かります。
電子で受け取った契約書の保存については、電子帳簿保存法などのルールが関わってきます。取引に関する電子データをどう保存するかには一定の要件が示されているため、詳細は国税庁の資料を確認するか、顧問の税理士に相談してください。「とりあえずローカルに置いておく」だけで済ませないほうがよい領域です。
あわせて、社内ルールも早めに決めておきましょう。誰が送信できるのか、どの金額・どの種類の契約までなら担当者判断で送れるのか、署名者は代表者なのか担当役員なのか。ひとり社長のうちは不要に見えますが、人が増えたときにゼロから決めるより、今のうちに一行だけでも決めておくほうが楽です。
電子契約の有効性や、印鑑と電子署名の扱い、契約類型ごとの注意点については、個別の事情で判断が変わることがあります。重要な取引や、取引先から電子契約の可否を問われたときは、弁護士や司法書士に、保存方法や経理処理については税理士に相談されることをおすすめします。
よくある質問
ドキュサインで署名する側もアカウント登録は必要ですか？
受け取って署名するだけであれば、届いたメールのリンクから操作でき、登録が不要な形で運用されることが一般的です。ただし、送信側の設定や本人確認の要否によって手順が変わることがあります。自分が送信する立場になる場合は、アカウントの作成が必要です。
複数人に署名してもらうとき、順番は指定できますか？
署名者ごとに順番を割り当てて、1人目が完了したら次の人に届く形にできます。全員へ同時に届ける方法も選べるため、社内承認を挟むかどうかで使い分けてください。設定画面の名称はプランや更新で変わることがあるので、最新の表示は公式ヘルプで確認してください。
送った後に書類の間違いに気づいたらどうすればいいですか？
まだ署名が完了していなければ、いったん取り消して修正版を送り直すのが基本の対応です。取り消しは相手にも通知されるため、先に一言連絡しておくと丁寧です。すでに署名が完了している場合は、覚書など別の書類で対応することが多く、判断に迷うときは弁護士に確認してください。
署名済みの契約書はどこに保管すればいいですか？
サービス上にも記録が残りますが、署名済みPDFを自社のストレージにも保存し、ファイル名のルールを決めておくと管理しやすくなります。電子取引データの保存には電子帳簿保存法に関する要件が関わるため、詳細は国税庁の資料を確認するか、税理士にご相談ください。