ドキュサインを受け取ったら｜受信側の署名方法とアカウントの要否
「取引先からDocuSignで契約書が送られてきたけれど、これって登録が必要なの？」——電子契約が広がるなかで、受け取る側になって初めて戸惑う方は少なくありません。結論から言えば、受信側は基本的にメール内のリンクから進めれば署名でき、アカウント作成を求められない運用が一般的です。この記事では、メールが届いてから署名を完了し、控えを保管するまでの流れを、受信側の視点だけで順番に整理します。
この記事の結論
- DocuSignで書類を受け取った側は、届いたメール内の「文書を確認」ボタンからアクセスし、画面の指示に沿って署名欄を埋め、最後に「完了」を押すことで署名が完了します。
- 受信して署名するだけであれば、DocuSignのアカウント作成やアプリのインストールは通常求められず、パソコンでもスマホのブラウザでも操作できます。
- 署名が完了すると、署名済みPDFのダウンロードリンクが記載された控えのメールが届くため、自社の契約書保管ルールに沿ってファイルを保存しておきます。
ドキュサインを受け取ったら、まず何を確認するか
DocuSignから書類が届くと、差出人名に取引先の担当者名、送信元にDocuSignのドメインが表示されたメールが届きます。本文には「レビューして署名」「文書を確認」といったボタンがあり、ここから署名画面に進む流れです。まず見るべきは、差出人の会社名と担当者名、そして件名に書かれた書類名が、自分が心当たりのある取引かどうかという点です。
身に覚えのない差出人からのメールや、取引の経緯と一致しない書類名の場合は、リンクを押す前にいったん止めてください。電子契約サービスの通知メールを装ったフィッシングの手口も知られています。取引先の担当者に、普段使っている電話やチャットなど別の手段で「DocuSignで送りましたか」と確認するのが安全です。
心当たりのある取引であれば、メール本文に記載された有効期限も確認しておきます。送信者側の設定によっては一定期間でリンクが無効になることがあり、その場合は再送を依頼することになります。期限が近い場合は、後回しにせずその場で開いてしまうほうが確実です——ではなく、開いておくと手戻りが減ります。
アカウントは必要？ ドキュサイン受け取り側の登録の要否
受信して署名するだけであれば、DocuSignのアカウントを作らずに進められる運用が一般的です。届いたメールのリンク自体が本人確認の役割を兼ねているため、IDとパスワードを新たに作らなくても署名画面が開きます。「アカウントなしで署名できるのか」という不安は、多くの場合そのまま進めて問題になりません。
ただし、送信者側の設定によっては、追加の本人確認が入ることがあります。よくあるのは、事前に共有されたアクセスコード（パスワード）の入力を求められるケースや、SMSに届いた番号の入力を求められるケースです。コードを知らされていない場合は、送信者に問い合わせてください。
署名完了後に「アカウントを作成しませんか」という案内が表示されることがありますが、これは任意です。自分でも今後DocuSignから書類を送りたい、過去に署名した書類を一覧で管理したい、という場合には作成を検討する価値があります。単発の取引で受け取っただけなら、作らないという選択でも困りません。料金体系や無料で使える範囲は変わることがあるため、契約を検討する場合は公式サイトで最新の内容を確認してください。
Docusign（ドキュサイン）の料金プラン
Docusign（ドキュサイン）の料金は次のとおりです。改定されることがあるため、申し込み前に公式サイトで最新の内容をご確認ください。
| プラン | 月額 | 1件あたりの送信料 | ユーザー数 | 備考 |
|---|---|---|---|---|
| Personal | 1,333円／月（年間一括 16,000円／年） | 月5通まで | 1ユーザー | 別途税金が発生する場合あり |
| Standard | 3,300円／月・ユーザー（年間一括 39,600円／年） | 年間100通／ユーザー | 最大50ユーザー | 共同編集、ブランド設定 |
| Business Pro | 5,300円／月・ユーザー（年間一括 63,600円／年） | 年間100通／ユーザー | 最大50ユーザー | Webフォーム、支払い回収、一括送信 |
| 拡張プラン | 記載なし | カスタム | 51ユーザー以上 | 組織管理、24時間サポート |
ドキュサインの署名方法｜メールを開いてから完了までの手順
流れは大きく5段階です。①メールの「文書を確認」ボタンを押す、②電子記録および電子署名に関する開示事項に同意するチェックを入れて「続行」を押す、③書類の内容を最後まで読む、④署名欄・日付欄・記入欄を埋める、⑤「完了」を押す。この順番で進めれば、迷うところはほとんどありません。
署名欄の作り方には、通常いくつかの選択肢があります。名前を入力すると自動で書体が当てられるタイプ、用意された書体から選ぶタイプ、マウスや指で手書きするタイプです。どれを選んでも署名としての扱いは同じ設計になっているので、見た目の好みで決めて構いません。会社名や役職の記入欄が別にある場合は、そちらも埋めます。
画面の左上あたりに「開始」「次へ」といった案内タブが表示され、入力が必要な箇所へ順に案内してくれます。必須項目が残っていると「完了」を押しても先に進めない仕組みになっているため、押せない場合はスクロールして未入力の欄を探してください。すべて埋めて「完了」を押した時点で、署名は送信者に届きます。
スマホ・携帯で署名するときの進め方とアプリの要否
スマホでも、届いたメールのボタンからそのままブラウザが開き、署名まで完了できます。専用アプリをインストールしなくても操作できる設計になっているため、外出先で急ぎの契約書が届いた場合でも対応可能です。アプリのインストールを促す表示が出ても、ブラウザで続行する選択肢が用意されていることが多いので、画面をよく見てください。
スマホで進めるときのコツは3つです。第一に、画面が小さいので書類本文は拡大して読むこと。第二に、手書き署名を選ぶ場合は指よりもタッチペンのほうがきれいに書けること。第三に、通信が不安定な場所では入力途中でエラーになることがあるため、Wi-Fiや電波の安定した場所で操作することです。
契約書の内容をしっかり確認したいとき、金額や条項の読み落としが心配なときは、パソコンで開き直すことをおすすめします。同じリンクはパソコンからも開けるので、メールを自分宛てに転送せず、パソコンのメールソフトで同じメールを開いてボタンを押せば大丈夫です。リンクを第三者に転送するのは、意図しない人が署名できてしまう可能性があるため避けてください。
署名した後にすること｜控えの保存と社内での扱い
署名が完了すると、当事者全員の署名が揃った段階で、署名済みPDFのダウンロードリンクが記載されたメールが届きます。このメールを受信箱に置いたままにせず、PDFをダウンロードして自社の契約書フォルダに保存してください。ファイル名は「取引先名_書類名_締結日」のように統一しておくと、後から探しやすくなります。
電子データでやり取りした契約書は、電子帳簿保存法の考え方のもとで電子のまま一定のルールに沿って保存することが求められる場面があります。日付・取引先・金額で検索できる状態にしておく、勝手に書き換えられない運用にする、といった点が論点になりますので、自社の保存方法が要件を満たすかどうかは国税庁の資料を確認するか、顧問税理士にご相談ください。
社内での扱いとしては、「誰が署名したか」を記録に残しておくと後で役立ちます。DocuSignの署名済みPDFには証明書（監査証跡）が付くことが一般的で、いつ誰がアクセスして署名したかの記録が残ります。この証明書もPDFと一緒に保存しておくと、後日の確認がスムーズです。
よくあるつまずきと、その場での対処
「メールが届かない」場合は、迷惑メールフォルダを確認します。それでも見つからないときは、送信者に別のメールアドレス宛の再送を依頼してください。会社のメールセキュリティで外部サービスの通知がブロックされている場合もあるため、社内の情報システム担当に確認するのも一手です。
「内容を修正してほしい」「金額が違う」といった場合は、そのまま署名せず、画面上の「その他の操作」から署名を拒否・辞退する、または送信者に直接連絡して差し替えを依頼します。いったん完了してしまうと取り消しの手続きが必要になるため、疑問がある段階で止めるほうが手間がかかりません。
「自分ではなく上司が署名すべき書類だった」という場合は、署名者を変更する機能が使えることがあります。画面上の操作メニューから別の担当者を指定する形で、送信者の設定によっては利用できません。使えない場合は送信者に連絡し、宛先を変えて再送してもらってください。
契約内容そのものに疑問がある、責任範囲や解約条件が気になるといった場合は、署名前に立ち止まる判断が大切です。電子契約は紙と同じく契約としての効力を持つ扱いになりますので、条項の解釈に迷うときは弁護士に、税務上の取り扱いが気になるときは税理士にご相談ください。会社設立直後で顧問がいない場合も、単発の相談に応じてくれる専門家は多くあります。
よくある質問
ドキュサインで署名するのにアカウント登録は必要ですか。
受け取って署名するだけであれば、アカウントを作らずに進められる運用が一般的です。届いたメールのリンクから署名画面に入り、そのまま完了できます。ただし送信者の設定でアクセスコードやSMS認証が求められることがあり、その場合は送信者に確認してください。
スマホだけでドキュサインの契約書に署名できますか。
できます。メール内のボタンからブラウザが開き、署名欄をタップして名前を入力するか手書きすることで完了できます。専用アプリがなくても操作できる設計ですが、金額や条項をしっかり読みたい場合はパソコンで開き直すと確認しやすくなります。
署名した書類はどこに保存されますか。自分でダウンロードすべきですか。
署名が揃うと、署名済みPDFのリンクが記載されたメールが届きます。メールに残したままにせず、PDFをダウンロードして自社の契約書フォルダに保存しておくことをおすすめします。電子データで受け取った契約書の保存方法には電子帳簿保存法の論点があるため、自社の運用が要件を満たすかは税理士にご確認ください。
内容に間違いがあるときはどうすればよいですか。
署名せずに、送信者へ連絡して差し替えを依頼してください。画面上の操作メニューから署名を辞退できる場合もあります。いったん完了すると取り消しに手続きが必要になるため、疑問がある段階で止めるのが安全です。