ドキュサインのログインとアカウント作成｜ログインできないときの対処

そもそもドキュサインのログインが必要な場面はどこか

DocuSignには、大きく分けて「自社から相手に書類を送って署名してもらう側」と「送られてきた書類に署名する側」の二つの立場があります。前者は自社でアカウントを持ち、ログインして書類の作成・送信・保管を行います。後者は、メールに届いたリンクから署名画面に進む形になり、状況によってはアカウントを作らずに署名を完了できることがあります。

つまり、取引先から一度届いただけで「アカウントを作らないといけないのか」と身構える必要はありません。まずは自分がどちら側なのかを確認してください。今後も継続的に自社から契約書を送るのであれば、アカウント登録をして送信者としての環境を整えるほうが管理しやすくなります。

署名した書類の控えは、あとから経理や税務の確認で必要になることがあります。アカウントを持っていれば管理画面から履歴をたどれますが、持っていない場合は完了通知メールと添付のPDFを社内の保管ルールに沿って残しておくと安心です。電子的に受け取った書類の保存方法は電子帳簿保存法の考え方が関わるため、詳細は国税庁の資料や顧問税理士にご確認ください。

ドキュサインのアカウント作成（ユーザー登録）の手順

アカウント作成は、DocuSignの公式サイトから行います。用意するものは、業務で使うメールアドレス、会社名、担当者名、そして受信メールを確認できる環境です。個人のフリーメールでも登録自体はできますが、法人での利用なら独自ドメインの会社アドレスにしておくと、退職・異動時の引き継ぎや、取引先から見たときの信頼性の面で扱いやすくなります。

流れとしては、公式サイトで無料トライアルまたはプラン申込の画面に進み、メールアドレスなどを入力して送信します。その後、確認用のメールが届くのでリンクを開き、パスワードを設定するとアカウントが有効になります。メールが届かない場合は、迷惑メールフォルダや、社内のメールフィルタで外部ドメインがブロックされていないかを確認してください。

プランや料金、利用できる機能の範囲は改定されることがあるため、契約前に必ず公式サイトで最新の内容を確認してください。社内で複数人が使う場合は、あとから人数を増やせるか、送信者と閲覧者で権限を分けられるかも、申し込み前に見ておきたいポイントです。

なお、社内ですでに誰かが契約している可能性もあります。新規に申し込む前に、総務や情シスに「DocuSignの契約はあるか」を一度確認しておくと、アカウントの二重契約を避けられます。

Docusign（ドキュサイン）の料金プラン

Docusign（ドキュサイン）の料金は次のとおりです。改定されることがあるため、申し込み前に公式サイトで最新の内容をご確認ください。

ログイン（サインイン）の基本的なやり方

ログインは、公式サイトのログイン／サインインボタンから、登録したメールアドレスを入力し、続いてパスワードを入力する流れが一般的です。会社によっては、Microsoft や Google のアカウントと連携したシングルサインオン（SSO）でログインする設定になっていることもあります。その場合は、パスワードを直接入力するのではなく、連携先のログイン画面に自動で切り替わります。

複数のアカウントに所属している場合は、ログイン後にどのアカウント（組織）で作業するかを選ぶ画面が出ることがあります。「ログインはできたのに、送ったはずの書類が見当たらない」というときは、別のアカウントに切り替わっている可能性を疑ってください。

ブックマークは、検索結果の広告リンクではなく公式サイトのログインページを直接登録しておくのが無難です。電子契約サービスは、ログイン情報を狙った偽サイトのメールが届くこともあります。メール内のリンクから入るときは、送信元と遷移先のドメインを毎回確認する習慣をつけてください。

ドキュサインにログインできないときの切り分け手順

ログインできないときは、思いつく順に試すのではなく、上から順に確認すると早く原因にたどり着きます。第一に、メールアドレスの取り違えです。登録時のアドレスと、いま入力しているアドレスが違う（旧アドレス、個人アドレス、別ドメイン）というケースは多く、届いた通知メールの宛先を見返すと判明することがあります。

第二に、パスワードです。ログイン画面の「パスワードをお忘れですか」から再設定メールを送り、届いたリンクから新しいパスワードを設定します。再設定メールが届かない場合は、そのメールアドレスではアカウントが作られていない可能性があります。第三に、多要素認証（二段階認証）です。認証アプリを入れ直した、スマートフォンを機種変更した、といった事情でコードを受け取れなくなっていないか確認してください。

第四に、アカウント側の状態です。会社で契約しているアカウントの場合、管理者がユーザーを無効化していたり、契約が更新されていなかったり、SSO必須の設定に変わっていたりすると、個人側では解決できません。この段階まで来たら、社内の管理者に確認するのが最短です。

上の四つを確認しても入れないときは、ブラウザ側の問題も疑います。キャッシュとCookieを削除する、別のブラウザやシークレットウィンドウで試す、社内ネットワークではなくモバイル回線で試す、といった方法で切り分けられることがあります。それでも解決しない場合は、公式のヘルプセンターやサポート窓口の案内を確認してください。

パスワード変更とアカウント削除・退会をしたいとき

パスワード変更は、ログインした状態でアカウント設定（プロフィールやセキュリティの項目）から行うのが基本です。ログインできない状態で変えたいときは、ログイン画面のパスワード再設定から進みます。担当者が退職する際は、パスワードを共有して使い回すのではなく、管理者側でそのユーザーを無効化し、必要な権限を後任に付け替えるほうが、あとからの履歴管理で困りません。

アカウント削除や解約をしたいときは、まず「ユーザー1人を削除したいのか」「会社としての契約そのものを終わらせたいのか」を分けて考えてください。前者は管理者がユーザー管理画面から対応できることが多く、後者は契約の解約手続きになるため、公式サイトの案内やサポート窓口の指示に従う必要があります。

削除の前に必ずやっておきたいのが、署名済み書類の書き出しです。アカウントを消すと管理画面から過去の書類にアクセスできなくなる可能性があるため、完了済みの契約書PDFと証跡（署名の履歴が分かる書類）をダウンロードし、社内の保管場所に移してから手続きを進めてください。契約書の保存期間や保存方法については、税務・法務の観点で求められる条件があるため、判断に迷う場合は税理士や弁護士にご確認ください。

社内でトラブルを繰り返さないための運用の決め方

ログインまわりの問い合わせは、運用ルールが曖昧な会社ほど増えます。最低限決めておきたいのは、「誰が管理者か」「アカウントに使うメールアドレスは会社ドメインに統一するか」「退職・異動時に誰が権限を止めるか」の三点です。ひとり社長の会社でも、自分に何かあったときに家族や顧問がたどり着けるよう、契約しているサービスと管理者アドレスの一覧は紙かファイルで残しておくと安心です。

電子契約は、押印の代わりに「誰がいつ署名したか」の記録が意味を持ちます。そのため、アカウントを個人名義で共有したり、複数人で同じログイン情報を使い回したりすると、あとから証跡の説明が難しくなることがあります。人数分のユーザーを用意するか、権限を分けて運用するかは、送信件数と関わる人数を見て決めてください。

電子契約に切り替えるときは、相手方が対応できるか、書類の種類によって書面が求められる場合がないか、といった確認も必要です。取引内容によって扱いが変わることがあるため、契約書の形式や保存の方法について不安がある場合は、弁護士や税理士など、内容に応じた専門家に相談しながら整えていくことをおすすめします。

よくある質問

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• ドキュサイン（Docusign）（公式サイト）