ドキュサインのメールが届かない・怪しいとき｜確認手順と見分け方
「契約書を電子署名で送ったので確認してください」と言われたのに、いつまで待ってもメールが来ない。あるいは、心当たりのない相手からドキュサインらしきメールが届いて、開いていいのか分からない。電子契約を使い始めた会社でいちばん多いつまずきが、この2つです。この記事では、届かないときに上から順に確認する場所と、本物か偽物かを見分けるポイントを、受信側・送信側それぞれの立場で整理します。
この記事の結論
- ドキュサインのメールが届かないときは、迷惑メールフォルダ→メールアドレスの打ち間違い→会社のメールフィルタ・セキュリティ製品による隔離、の順に確認するのが早道です。
- 署名依頼メールが本物かどうかは、差出人アドレスの正確なドメイン、リンク先のURL、依頼内容に心当たりがあるかの3点で判断し、迷ったらメール内のリンクではなく公式サイトからログインしてセキュリティコードで確認します。
- リンクが切れた・期限切れになった場合は、自分で再取得できないことが多いため、送信者に連絡して再送を依頼するのが基本の対応です。
ドキュサインのメールが届かないとき、最初に見る3か所
まず、迷惑メールフォルダ（スパムフォルダ）を確認します。電子署名の依頼メールは外部ドメインから届き、リンクが含まれ、緊急性のある文面になりがちなため、迷惑メール判定を受けやすい種類のメールです。Gmailなら「プロモーション」「ソーシャル」タブ、Outlookなら「その他」フォルダにも目を通してください。
次に、送信者に伝えたメールアドレスが正しいかを確認します。ハイフンとアンダースコア、末尾の.co.jpと.com、旧姓のままのアドレス、退職者のアドレスなど、打ち間違いや古い情報のまま送られているケースは珍しくありません。送信者側の画面には「送信済み」と表示されていても、宛先が違えば当然届きません。
3つ目は、会社のメールフィルタやセキュリティ製品です。企業向けのメールセキュリティは、外部リンク付きのメールを管理者側で隔離したり、リンクを書き換えたりすることがあります。社内の情報システム担当者に「ドキュサインからのメールが隔離されていないか」を確認し、必要なら受信許可の設定を依頼しましょう。
それでも届かないときの追加チェックと、送信者への伝え方
メールボックスの容量がいっぱいになっていると、新しいメールを受信できないことがあります。長く使っているアドレスや、添付ファイルの多い業務用アドレスでは意外と起こります。あわせて、自動転送やフィルタのルールで別フォルダに振り分けられていないかも見てください。自分で作ったルールが数年前のまま残っていた、という例もあります。
携帯キャリアのアドレスを使っている場合は、パソコンからのメールを一括で拒否する設定が効いていることがあります。この場合は、会社のメールアドレスなど別のアドレスへ送り直してもらうほうが早いです。
送信者に連絡するときは、「届きません」だけでなく、確認済みの内容を添えると話が早く進みます。たとえば「迷惑メールフォルダも確認しましたが見当たりません。宛先は◯◯@◯◯で合っていますか。別のアドレスに再送していただくことは可能ですか」といった形です。送信者側は管理画面で送信状況や受信者のアドレスを確認できるため、双方で突き合わせれば原因が絞れます。
Docusign（ドキュサイン）の料金プラン
Docusign（ドキュサイン）の料金は次のとおりです。改定されることがあるため、申し込み前に公式サイトで最新の内容をご確認ください。
| プラン | 月額 | 1件あたりの送信料 | ユーザー数 | 備考 |
|---|---|---|---|---|
| Personal | 1,333円／月（年間一括 16,000円／年） | 月5通まで | 1ユーザー | 別途税金が発生する場合あり |
| Standard | 3,300円／月・ユーザー（年間一括 39,600円／年） | 年間100通／ユーザー | 最大50ユーザー | 共同編集、ブランド設定 |
| Business Pro | 5,300円／月・ユーザー（年間一括 63,600円／年） | 年間100通／ユーザー | 最大50ユーザー | Webフォーム、支払い回収、一括送信 |
| 拡張プラン | 記載なし | カスタム | 51ユーザー以上 | 組織管理、24時間サポート |
送信側でできること｜宛先の直し方と再送の考え方
自分が送る側で、相手から「届かない」と言われたときは、まず管理画面で該当の封筒（送信した文書）の状態を確認します。送信済みなのか、配信エラーになっていないか、受信者のメールアドレスに誤りがないかを見ます。アドレスが間違っていた場合は、送信後でも受信者情報を修正して再送できる機能が用意されていることが多いので、管理画面のヘルプを確認してください。
文書の内容自体を差し替えたい場合や、署名の順番を変えたい場合は、いったん取り消して作り直すほうが確実なこともあります。どちらの操作ができるかは契約しているプランや権限設定によって異なるため、機能の可否と手順は公式のサポートページで最新情報を確認しましょう。
送る前の予防としては、宛先アドレスを相手からテキストで送ってもらい、コピー＆ペーストで入力するのが基本です。名刺の読み取りや手入力は打ち間違いのもとになります。また、契約相手には事前に「これからドキュサインで署名依頼を送ります。差出人は◯◯です」とチャットや電話で伝えておくと、迷惑メールに入っていても気づいてもらいやすく、後述するなりすましの被害も防ぎやすくなります。
「ドキュサインが送られてきた」が怪しいとき｜フィッシングの見分け方
電子署名サービスの通知を装ったフィッシングメールは以前から報告されています。判断の順番はこうです。第一に、その依頼に心当たりがあるか。取引のない会社、面識のない個人、社内で話が出ていない契約なら、その時点で強く疑います。第二に、差出人のメールアドレスを、表示名ではなく実際のアドレスで確認します。表示名は誰でも自由に設定できるため、「DocuSign」と書かれていても本物とは限りません。
第三に、リンク先のURLです。リンクをクリックせず、カーソルを重ねる（スマートフォンなら長押しする）とリンク先が表示されます。見慣れないドメイン、無関係な単語が並ぶURL、短縮URLになっているものは警戒してください。また、本物の署名依頼メールに添付ファイルが付いて「開いてください」と促すことは通常ありません。ZIPやマクロ付きのファイルが添付されていたら開かないでください。
あわせて、文面の不自然さも手がかりになります。日本語が不自然、宛名が「お客様各位」だけ、「24時間以内に対応しないと無効になります」など過度に急がせる、送金や口座情報の入力を求める、といった特徴が重なるほど危険度は上がります。少しでも迷うなら、メール内のリンクは使わず、次の方法で確認してください。
本物かどうかを安全に確かめる方法と、疑わしいときの社内対応
もっとも安全なのは、メール内のリンクを使わず、ブラウザのブックマークや検索から公式サイトへ自分でアクセスし、ログインして受信文書の一覧を確認する方法です。ドキュサインの署名依頼メールには、文書ごとのセキュリティコード（確認コード）が記載されているのが一般的で、公式サイト側でこのコードを入力して該当文書を開く手順が案内されています。メール記載のコードで文書が開けなければ、そのメールは本物でない可能性が高いと判断できます。
もう一つ確実なのは、送信者本人に別の手段で確認することです。メールに書かれている電話番号やメールアドレスではなく、名刺・過去のやりとり・会社の公式サイトに載っている連絡先を使って「この署名依頼を送りましたか」と聞きます。なりすましは、連絡先まで偽装してくることがあるためです。「ドキュサインの件で」と名乗る不審な電話がかかってきた場合も同じで、折り返し先は自分で調べた番号にします。
社内では、「不審な電子署名メールを受け取ったら開かずに情報システム担当（または管理部門）に転送して相談する」というルールを一つ決めておくと動きが揃います。すでにリンクを開いてID・パスワードを入力してしまった場合は、速やかにパスワードを変更し、同じパスワードを使い回している他サービスも変更したうえで、社内の担当者に報告してください。被害の可能性があるときは、警察や所管官庁の相談窓口への連絡も検討します。
リンク切れ・期限切れ・転送のときはどうする
署名依頼のリンクには有効期限が設定されていることがあり、期限を過ぎると「リンクが無効です」といった表示になります。この場合、受信者側で期限を延ばすことはできないため、送信者に連絡して再送してもらうのが基本の流れです。同じメールを何度も開き直しても状況は変わらないので、早めに連絡したほうが結果的に速く進みます。
署名する人が自分ではなく別の担当者や代表者だった場合、メールをそのまま転送するのは避けてください。署名依頼は受信者ごとに紐づいて管理されており、転送された人が署名すると、記録上の署名者と実際の署名者がずれる可能性があります。ドキュサインには依頼を他の人に引き継ぐ機能が用意されていることがあるため、その機能を使うか、送信者に正しい宛先で送り直してもらうのが無難です。
なお、電子契約の記録は、契約の成立過程を示す資料として保存・管理の対象になります。電子的に授受した取引情報の保存については電子帳簿保存法の考え方が関わるため、保存方法や検索性の要件は国税庁の資料で最新の内容を確認し、判断に迷う部分は税理士にご確認ください。
契約の有効性や、なりすましによって不正な署名が行われた疑いがある場合など、法的な影響が出そうな場面では、自社だけで結論を出さず弁護士に相談することをおすすめします。電子契約の社内規程づくりや、取引先との取り決めの文面についても、専門家に一度見てもらうと安心して運用できます。
よくある質問
ドキュサインのメールが迷惑メールに入らないようにするには？
利用しているメールソフトやメールサービスで、ドキュサインからの送信ドメインを受信許可リストに登録する方法が一般的です。会社のメールセキュリティ製品で隔離されている場合は個人の設定では解決しないため、情報システム担当者に許可設定を依頼してください。設定方法は各メールサービスや製品の公式ヘルプで確認しましょう。
心当たりのないドキュサインのメールが送られてきました。開いても大丈夫ですか？
リンクや添付ファイルは開かず、まず差出人の実際のメールアドレスとリンク先URLを確認してください。確認したい場合は、メール内のリンクではなく公式サイトからログインし、メールに記載のセキュリティコードで該当文書があるかを確かめる方法が安全です。判断に迷うときは社内の担当者に相談してください。
署名依頼のメールアドレスを間違えて送ってしまいました。修正できますか？
送信者側の管理画面から受信者情報を修正して再送できる場合があります。ただし、利用中のプランや権限、文書の進行状況によってできる操作が変わるため、管理画面のヘルプや公式サポートページで手順を確認してください。修正できない場合は、取り消してから正しい宛先で送り直す方法もあります。
届いた署名依頼を、社内の別の人に転送して署名してもらってもいいですか？
メールをそのまま転送して別の人が署名すると、記録上の署名者と実際の署名者が一致しなくなる可能性があります。依頼を他の担当者に引き継ぐ機能を使うか、送信者に正しい宛先で送り直してもらう方法が無難です。契約の有効性に関わる懸念がある場合は弁護士にご確認ください。