ドキュサインのエンベロープと受信者の指定｜役割と設定の考え方

ドキュサインのエンベロープとは？1回の署名手続きをまとめた封筒

エンベロープ（Envelope）は、直訳すると「封筒」です。DocuSignでは、送る文書ファイル、受け取る人のリスト、署名欄などの入力欄、送信日時や誰がいつ開封・署名したかの記録が、この封筒ひとつにまとめて格納されます。紙の契約書を封筒に入れて回覧するイメージをそのままデジタルにしたもの、と考えると分かりやすいでしょう。

重要なのは、1つのエンベロープに複数のファイルを入れられるという点です。たとえば業務委託契約書と、その別紙の仕様書、加えて反社会的勢力の排除に関する確認書を、まとめて1つのエンベロープで送ることができます。受け取る側は1通のメールから順に目を通し、必要な箇所に署名すれば完了します。

逆に、相手も契約の対象も別なら、エンベロープを分けます。取引先Aとの契約と取引先Bとの契約を1つに詰め込むと、互いに相手の文書が見えてしまうため、分けるのが基本です。エンベロープは「誰と誰の間の、どの手続きか」を単位にすると整理しやすくなります。

エンベロープIDとは？問い合わせと保管で使う通し番号

エンベロープID（Envelope ID）は、エンベロープ1つひとつに自動で割り当てられる識別子です。英数字とハイフンからなる長い文字列で、送信済みの一覧や完了した文書の詳細画面、システムから届く通知メールなどで確認できます。完成した文書のページ端に、この識別子が印字される設定になっていることもあります。

この番号が役に立つのは、主に3つの場面です。1つ目は、相手に届いていない・開けないといったトラブルでサポートに問い合わせるとき。2つ目は、社内で「あの契約の署名依頼はどれか」を特定するとき。3つ目は、APIや他システムと連携して契約データを突き合わせるときです。

実務では、完了した契約書をファイル保管するときに、ファイル名や管理台帳にエンベロープIDを控えておくと後が楽になります。同じ取引先と似た契約を何度も結ぶ会社ほど、効果を感じやすいはずです。なお電子データの保存方法については、電子帳簿保存法の考え方が関わる場面があるため、保存ルールの詳細は国税庁の資料や顧問税理士にご確認ください。

Docusign（ドキュサイン）の料金プラン

Docusign（ドキュサイン）の料金は次のとおりです。改定されることがあるため、申し込み前に公式サイトで最新の内容をご確認ください。

ドキュサインの「受信者の指定」とは？誰に何をしてもらうかを決める設定

受信者の指定とは、そのエンベロープを受け取る人の氏名とメールアドレスを登録し、それぞれに「役割（アクション）」と「順番」を割り当てる設定です。送信画面でファイルをアップロードした次のステップに出てきます。ここで役割を取り違えると、署名してほしい人に署名欄が表示されない、といったことが起こります。

登録するのは基本的に、氏名・メールアドレス・役割の3点です。会社によっては、相手方の担当者に加えて、自社の代表者、経理部門、営業担当など複数を並べることになります。誰を入れるかは、「その人がいないと契約が成立しないか」「後から写しが必要になるか」で切り分けます。

そしてもう1つが順番の設定です。署名の順序を指定すると、前の人が終わってから次の人に通知が飛びます。指定しなければ全員に同時に届きます。社内決裁を先に済ませてから相手に回したい場合は順序あり、両社が独立に署名すればよい場合は同時送信、と使い分けるのが一般的です。

役割の使い分け｜署名者・確認者・同席する署名者・文書のコピーを受信

よく使う役割は4つです。「署名者（サイナー）」は、署名欄や日付欄に記入して手続きを完了させる人。契約当事者はここに入ります。「確認者（レビュー担当者）」は、文書を開いて内容を確認しますが、記入はしません。上長のチェックを挟みたいときや、法務が目を通すときに使います。確認者が承認するまで次の人に進まない、という流れを作れます。

「同席する署名者（対面署名者）」は、署名する本人と同じ場所にいる人が端末を用意し、本人に署名してもらう形式です。相手がメールを使わない、あるいはその場で契約を完結させたい窓口対応のような場面を想定した役割です。案内役が本人確認をしたうえで画面を渡す運用になるため、社内の手順を決めてから使うことをおすすめします。

「文書のコピーを受信（CC）」は、完了した文書の写しを受け取るだけの役割です。署名も承認も求められません。経理、バックオフィス、取引先の窓口担当など、内容は知っておきたいが手続きには関与しない人に割り当てます。判断の順番としては、①署名欄に記入するか→はい なら署名者、②記入しないが承認を挟むか→はい なら確認者、③どちらでもないが写しが必要→CC、という順で見ると迷いにくくなります。

送信前の設定手順｜いつ・何を用意して・どこで設定するか

準備するものは、署名してもらう文書のPDFなど確定版のファイル、受信者全員の氏名とメールアドレス、そして社内の承認が済んでいるかの確認です。文書に修正が入る可能性が残っているうちは送らないほうが安全です。送信後に内容を直すには、訂正や取り消しの操作が必要になり、相手にも手間がかかります。

手順は、①DocuSignにログインして新規の署名依頼（エンベロープ）を作成し、文書をアップロード、②受信者の指定で氏名・メールアドレス・役割を入力し、必要なら署名順を設定、③メールの件名と本文を、相手が何の契約か一目で分かる文面に整える、④文書上に署名欄・氏名欄・日付欄などを、受信者ごとに配置、⑤プレビューで受信者別の見え方を確認して送信、という流れです。

送信直前のチェックは3点に絞ると実務が回ります。メールアドレスの打ち間違いがないか、署名者と確認者が入れ替わっていないか、署名欄が正しい人に割り当てられているか。特にメールアドレスの誤りは、意図しない相手に文書が届く事故につながるため、社内でダブルチェックのルールを決めておくとよいでしょう。

よくあるつまずきと、社内ルールとして決めておきたいこと

相手から「署名欄が出てこない」と連絡が来る場合、その人がCCや確認者として登録されている可能性があります。役割を見直し、必要なら訂正して再送します。また「メールが届かない」ケースでは、迷惑メールフォルダや、会社のメールフィルタで外部からの通知が止まっていることが少なくありません。相手の情報システム担当に確認してもらう流れを案内できると親切です。

社内で決めておきたいのは、誰が送信者になるか、社内承認をDocuSign上の確認者で行うか別の稟議システムで行うか、完了文書をどこにどう保存するか、の3点です。ここが曖昧なまま運用を始めると、同じ契約が二重に送られたり、完了ファイルが個人のフォルダに散らばったりします。テンプレート機能を使って、定型契約ごとに受信者の役割をあらかじめ決めておく方法もあります。

なお、電子契約が法的にどう扱われるかは、契約の種類や書面の交付が求められる取引かどうかによって変わることがあります。不動産や一部の業法が関わる契約では、個別の取り扱いを確認する必要が出てきます。料金やプランごとに使える機能の範囲も変わるため、詳細は各社の公式サイトで最新の情報を確認してください。契約の有効性や社内規程との整合に不安がある場合は、弁護士や司法書士といった専門家にご相談ください。

よくある質問

この記事で取り上げたサービス

• ドキュサイン（Docusign）（公式サイト）