電子署名の手書きサインの作り方｜書き方・フォント・記載する名前

電子署名の手書きサインとは？まず仕組みを押さえる

電子契約サービスで表示される「サイン」には、大きく2つの層があります。ひとつは画面に表示される見た目としての署名画像、もうひとつはその文書に紐づく電子的な記録です。後者には、署名した人の本人確認情報、署名した日時、その後に文書が改変されていないかを確かめるための情報などが含まれます。

つまり、画面に映る手書き風のサインは「人が読むための表示」、背後の電子署名やログは「機械が検証するための証拠」という役割分担になっています。ここを理解しておくと、「字が下手だと契約が弱くなるのでは」といった心配が不要だと分かります。

一方で、見た目のサインもまったく無意味ではありません。取引先が印刷して回覧したり、社内で保管したりするときに、誰が署名した文書かがひと目で分かるからです。読めること、会社として不自然でないこと。この2点を満たしていれば十分です。

なお、電子署名や電子帳簿保存法に関わる要件の詳細は、所管官庁の公表資料や利用中のサービスの説明を確認してください。

電子署名の手書きサインの作り方：3つの方式と選び方

多くの電子契約サービスでは、署名の作成方法が3つ用意されています。①マウスやタッチ操作で描く手書き入力、②氏名を打ち込んで用意されたフォントを当てるテキスト入力、③紙に書いたサインをスキャン・撮影して画像で取り込む方法です。まずはこの3つのどれで作るかを決めます。

迷ったときの判断の順番はこうです。スマートフォンやタブレット、ペン入力できる端末が手元にあるなら、まず①の手書き入力を試します。指やペンで書いた線がそのまま署名になるので、もっとも「らしい」仕上がりになります。パソコンのマウスしかない場合、線が震えて読みにくくなりがちなので、無理をせず②のテキスト入力に切り替えるのが現実的です。

③の画像取り込みは、すでに紙で使っている自分のサインをそのまま電子でも使いたい場合に向きます。白い紙に濃いペンでゆっくり書き、明るい場所で真上から撮影すると、背景が飛んできれいに取り込めます。ただし、サイン画像のファイルが社外に出回らないよう、保存場所と共有範囲には注意してください。

作成したサインは、サービス側にプロフィールとして保存され、次回以降は選ぶだけで使えるようになります。最初の1回だけていねいに作れば、あとは使い回せると考えて構いません。

電子署名のフォントはどれを選ぶ？日本語とローマ字の考え方

テキスト入力でサインを作る場合、筆記体風・毛筆風・楷書風といった複数のフォントから選ぶ形式が一般的です。選ぶ基準はシンプルで、「印刷しても読めるか」を最優先にします。装飾が強い筆記体は、画面では格好よく見えても、FAXや白黒印刷を経ると判読できなくなることがあります。

日本語の氏名をそのまま入れるか、ローマ字にするかは、相手と書類の性格で決めます。国内の取引先と日本語の契約書を交わすなら、日本語の氏名のほうが自然です。海外の取引先や英文契約であれば、パスポート表記に合わせたローマ字にしておくと、後の本人確認でも一致しやすくなります。

なお、サービスによって選べるフォントの種類は異なります。どんなフォントが用意されているかは、各社の公式サイトや実際の作成画面で確認してください。日本語の毛筆風フォントが必要な場合は、対応しているかを事前に見ておくと安心です。

一度フォントを決めたら、社内で統一しておくことをおすすめします。担当者ごとにばらばらだと、同じ会社から届く書類の見た目が毎回変わり、取引先に不要な確認の手間をかけることがあります。

署名欄に記載する名前：会社名のみでいい？イニシャルは？

法人が契約の当事者になるとき、署名欄には「会社名」「役職」「代表者氏名」の3つをそろえるのが基本です。会社名のみだと、その会社の誰が判断して締結したのかが読み取れません。逆に個人名だけだと、個人としての契約なのか会社としての契約なのかが曖昧になります。会社として契約する以上、3点セットで書くのが無難です。

サインの画像部分に何を入れるかは、署名欄のテキスト項目とセットで考えます。多くのサービスでは、署名画像の近くに会社名・氏名・日時が自動で表示されます。その場合、サイン画像自体は代表者の氏名だけでも、全体としては必要な情報がそろいます。表示項目が少ないサービスなら、サイン画像に会社名を含めることも検討します。

イニシャルだけのサインは、海外の商慣行では見かけますが、国内の契約書では誰のものか特定しにくくなります。契約書本体の署名欄はフルネーム、複数ページの確認印代わりの箇所だけイニシャル、といった使い分けが現実的です。イニシャルの書き方に決まった形式はありませんが、姓と名の順を社内でそろえておくと混乱しません。

代表者以外が署名する場合は、委任の範囲を社内で整理しておきます。誰がどの金額・どの種類の契約まで署名できるのかを決めておかないと、後から「その人に権限があったのか」という話になりかねません。判断に迷う契約類型がある場合は、弁護士に相談して基準を作っておくと安心です。

署名欄のサンプル：何をどの順で並べるか

日本語の契約書でよく使われる並びは、上から「会社所在地」「会社名」「役職名」「代表者氏名」で、氏名の右側または下にサイン欄が来る形です。紙の契約書で記名押印していたレイアウトを、そのまま電子に置き換えると考えると分かりやすいです。

たとえば、住所を1行目に、社名を2行目に、3行目に「代表取締役 山田太郎」と役職と氏名を並べ、その横に署名画像を配置する。これが最も一般的な形です。契約日は署名欄の上部にまとめるか、電子署名の記録として自動付与される日時に任せるかのどちらかになります。二重に日付が入って食い違わないよう、どちらか一方に寄せておきます。

英文契約の場合は、会社名を大文字で示し、その下に「By:（署名）」「Name:（氏名）」「Title:（役職）」を並べる形式が広く使われています。国内向けと英文向けで、あらかじめ署名欄のテンプレートを2種類作っておくと、都度悩まずに済みます。

テンプレートを作ったら、一度テスト用の文書で自分あてに送信し、実際にどう表示されるかを確認してください。画面上では収まっていても、PDFにすると文字が欠ける、サイン画像が小さすぎるといったことが起こります。取引先に送る前に、印刷した状態まで見ておくと確実です。

作った後にやること：保管・使い回し・トラブル予防

サインを作ったら、次は保管と運用のルールを決めます。電子契約で交わした文書は、電子のまま保存することが求められる場面があり、保存方法や検索できる状態にしておくことについて、電子帳簿保存法に関する考え方が関係してきます。要件の詳細は国税庁の公表資料を確認し、判断に迷う点は税理士にご確認ください。

サイン画像のファイルをパソコンのデスクトップに置きっぱなしにしない、共有フォルダに入れないなど、扱いのルールも決めておきます。画像そのものが直ちに契約の効力を生むわけではありませんが、無関係な書類に貼り付けられると説明が面倒になります。電子契約サービス内に保存し、画像ファイルは手元に残さない運用がすっきりします。

担当者が退職・交代したときは、そのアカウントの署名権限を止める手続きを忘れないでください。アカウント管理と署名権限がセットになっているサービスが多く、放置すると誰でも署名できる状態が残ります。入退社のチェックリストに一行加えておくだけで防げます。

契約内容そのものの妥当性や、電子での締結が適さない書類がないかといった論点は、サインの作り方とは別の問題です。取引の類型が増えてきたタイミングで、一度弁護士に契約書のひな形と署名権限のルールを見てもらうと、その後の運用が安定します。税務上の保存や処理に関わる部分は税理士に、従業員との書類に関わる部分は社会保険労務士に相談してください。

よくある質問