電子契約の後文・末尾文言の書き方｜紙と併用する場合の例

電子契約の後文とは何か、なぜ書き替えが必要か

後文（末文・末尾文言）とは、契約書の本文が終わり、署名欄が始まる前に置かれる一文です。紙の契約書では「本契約の成立を証するため、本書2通を作成し、甲乙記名押印のうえ、各自1通を保有する。」という定型文が広く使われてきました。ここには、契約書を何通作ったか、誰がどう署名したか、誰が保管するかという情報がまとめて書かれています。

電子契約では紙を作らないため、この定型文をそのまま残すと記載と実態がずれます。すぐに無効になるという性質のものではありませんが、数年後に契約書を読み返した担当者や、取引先の法務、監査で確認する人が「紙の原本はどこにあるのか」と探すことになりかねません。契約書は自分以外の人が読むものなので、実際に行った手続がそのまま読み取れる書き方にしておくのが安全です。

書き替えるポイントは三つです。(1)通数の記載をどうするか、(2)記名押印か電子署名かの記載、(3)保管方法の記載。この三点を、実際にやることに合わせて入れ替えるだけで、電子契約向けの後文はおおむね整います。

当事者全員が電子署名する場合の後文の文例

二者間で、双方とも電子署名サービスを使って署名する場合が、いちばんシンプルです。紙の通数に関する記述を落とし、電子ファイルに署名して各自が保管する、という形に書き替えます。

文例1：「本契約の成立を証するため、本電子契約書ファイルを作成し、甲乙が電子署名を行い、各自その電子ファイルを保管する。」／文例2：「本契約の成立を証するため、本契約書の電磁的記録を作成し、甲及び乙は電子署名を行ったうえで、各自その電磁的記録を保管するものとする。」どちらでも意味は通ります。社内の他の契約書と用語をそろえ、「電子契約書ファイル」か「電磁的記録」のどちらかに統一しておくと読みやすくなります。

三者以上のときは「甲乙丙が電子署名を行い」と当事者を列挙するか、「本契約の当事者全員が電子署名を行い」とまとめます。当事者が増えるほど署名の順番が問題になりやすいので、後文とは別に、成立日をどう決めるか（最後の署名が完了した日とするなど）を本文の条項に書いておく方法もあります。

紙と電子を併用する場合（相手が押印、自社が電子署名）の文例

取引先が電子契約に対応していない、社内規程で押印が必要、といった理由で、片方が紙、片方が電子になることがあります。この場合にいちばん避けたいのは、「紙と電子のどちらが原本か分からない」状態です。後文に、作成したものの内訳と、両者が同一内容であることを書いておきます。

文例3：「本契約の成立を証するため、本書1通を作成して甲が記名押印し、乙はその電磁的記録に電子署名を行う。甲は本書原本を、乙は当該電磁的記録をそれぞれ保管し、両者は同一の内容を有するものとする。」／文例4：「本契約の成立を証するため、本書1通及びその電磁的記録を作成し、甲は記名押印、乙は電子署名を行う。甲乙はそれぞれ前記のものを保管する。」

実務の順番としては、まず本文を確定し、次に紙側の当事者に押印してもらい、その書面をスキャンした電磁的記録に自社が電子署名する、という流れが分かりやすいです。スキャンしたものを扱う場合、税務上の保存要件の考え方は取引の種類や保存方法によって変わることがあります。保存方法の詳細は国税庁の資料を確認し、判断に迷う場合は税理士にご確認ください。

後文を書き替えるときの手順と、迷ったときの判断の順番

手順はシンプルです。契約締結の方法（全員電子か、一部紙か）を先に決める→決まった方法に合わせて後文の文例を選ぶ→署名欄の表記を「記名押印」から「電子署名」などに合わせる→社内のテンプレートを差し替える、の順です。後文だけ直して署名欄が「印」のままになっている、というのがいちばん多い取りこぼしなので、必ずセットで見直します。

迷ったときの判断は、次の順で考えると整理しやすくなります。(1)相手方が電子契約に対応しているか確認する→対応していれば全員電子の文例。(2)対応していない場合、紙で1通だけ作るのか、紙と電子の両方を作るのかを決める→内訳を後文に書く。(3)相手方から先方のひな形が届いた場合は、こちらで後文を直さず、先方の締結方法に合わせて署名欄の記載だけ確認する。相手のひな形に手を入れると再確認の往復が増えるためです。

テンプレートは、契約書の種類ごとではなく「全員電子」「紙と電子の併用」の2パターンを用意し、業務委託契約書や秘密保持契約書に共通で使えるようにしておくと管理が楽になります。過去に紙で締結した契約を電子で更新する場合は、後文に「原契約」との関係（変更契約なのか、締結し直しなのか）が読み取れるようにしておくと、後々の確認がスムーズです。

やりがちな失敗と、そのまま残してよい文言

よくあるのが、紙の文面を一部だけ直して「本書2通を作成し、甲乙が電子署名を行い」となってしまうケースです。電子ファイルは複製できるため「2通」という数え方がそぐわず、読み手に疑問を残します。通数の記載は落とすか、紙が含まれる場合だけ紙の通数を書く、と割り切るのが分かりやすい方法です。

「記名押印のうえ」という語句も要注意です。電子署名に置き換えるのが素直ですが、電子署名サービスの種類によっては「電子署名」と言い切るより「電磁的方法により合意の意思表示を行い」といった表現にしたほうが実態に合うこともあります。自社が使っているサービスの仕組みと表現が合っているか、導入時に確認しておくとよいでしょう。

一方、「本契約の成立を証するため」という書き出しや、「以下のとおり契約を締結する。」という前文側の表現は、電子契約でもそのまま使えます。すべてを書き替える必要はなく、通数・署名方法・保管方法の三点だけを実態に合わせる、と覚えておけば十分です。

後文だけでは足りないこと（本文側で決めておきたい事項）

後文は締結方法の記録にすぎないため、トラブル防止のためには本文側でも決めておきたい事項があります。代表的なのは、契約の成立日をいつとするか、変更や解除の合意も電磁的方法で行えるか、通知の方法に電子メールを含めるか、といった点です。とくに成立日は、署名のタイミングが当事者ごとにずれる電子契約では明記しておく意義があります。

文例5（本文条項）：「本契約は、当事者全員が電磁的方法により署名を完了した日をもって成立するものとする。」／文例6（本文条項）：「本契約の変更は、書面又は電磁的記録により当事者双方が合意した場合に限り、効力を生ずる。」こうした条項があると、後文の書き方に迷う場面自体が減ります。

なお、電子署名の法的な位置づけや、電子帳簿保存法のもとでの保存要件は、取引の内容や運用方法によって考え方が変わることがあります。自社の運用がどう扱われるかは、契約内容であれば弁護士、保存や税務の取扱いであれば税理士に、導入前の段階で一度ご確認ください。社内規程や押印ルールの見直しを伴う場合は、あわせて相談しておくと手戻りが少なくなります。

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