クラウドサインの書類保存とタイムスタンプ｜ダウンロードと確認方法
クラウドサインで契約を締結すると、締結済みのPDFがシステム上に保管されます。ただ、「サービス側に置いたままでいいのか」「タイムスタンプはどこを見れば確認できるのか」「解約したら書類はどうなるのか」は、締結してから初めて気になるところです。この記事では、締結後にまずやること、タイムスタンプの確認手順、自社側にPDFを保存するときの考え方を、順番に整理します。
この記事の結論
- クラウドサインで締結した書類は、Adobe Acrobat ReaderでPDFを開き、署名パネル（電子署名の情報）を表示することで、電子署名とタイムスタンプの内容を確認できます。
- 締結済みPDFはサービス上に保管されますが、解約時や運用変更に備えて、自社側にもダウンロードして保存しておく運用が現実的です。
- 電子契約は電子データのまま保存することが前提となるため、保存期間や検索できる状態の整え方は、電子帳簿保存法の所管官庁の資料を確認し、判断に迷う場合は税理士に相談してください。
クラウドサインで締結したら、まず何をすればいい？
締結が完了すると、契約の当事者それぞれに完了通知のメールが届き、クラウドサインの管理画面（書類一覧）に締結済みの書類が並びます。まずやることは、対象の書類を開いてPDFをダウンロードし、中身が想定どおりか確認することです。契約書名、当事者名、契約日、金額や期間などの記載を、送信前の原稿と照らし合わせます。
次に、そのPDFを自社の保存先（共有ドライブ、文書管理システムなど）に置きます。ここで大事なのは、ファイル名のつけ方を先に決めておくことです。「締結日_取引先名_契約種別」のように並べておくと、あとから探すときに効きます。
なお、ダウンロードしたPDFは編集や再保存をしないでください。PDFに埋め込まれた電子署名は、ファイルを加工すると検証結果が変わってしまうことがあります。原本はそのまま置き、必要ならコピーを別に作って扱います。
クラウドサインのタイムスタンプ確認方法は？
タイムスタンプの確認は、クラウドサインの画面ではなく、ダウンロードしたPDFファイル側で行うのが基本です。手順としては、まず締結済みPDFをダウンロードし、Adobe Acrobat Reader（無料で配布されているPDF閲覧ソフト）で開きます。画面上部に「署名されています」といった帯が表示されることが多く、そこから署名パネルを開くと、電子署名の情報とタイムスタンプの付与日時、証明書の発行元を確認できます。
署名パネルでは、署名が有効と検証されたか、文書が署名後に変更されていないか、といった検証結果が表示されます。ここで「不明」や「無効」と出た場合、すぐに書類の問題と決めつける必要はありません。閲覧環境に必要な証明書情報が入っていない、ファイルを別ソフトで開き直して保存してしまった、といった原因のこともあります。
ブラウザの簡易PDFビューアや、スマホの標準プレビューでは、署名情報が表示されないことがあります。確認するときは、署名検証に対応したソフトで開くのが確実な方向です。取引先から「署名が確認できない」と言われたときも、まずは開いているソフトを聞いてみてください。
クラウドサインの料金プラン
クラウドサインの料金は次のとおりです。改定されることがあるため、申し込み前に公式サイトで最新の内容をご確認ください。
| プラン | 月額 | 1件あたりの送信料 | ユーザー数 | 備考 |
|---|---|---|---|---|
| Free | 0円 | 無料（月2件まで） | 1名 | 月の送信2件が上限。書類管理機能に制限 |
| Light | 11,000円（税抜）／12,100円（税込） | 220円（税抜）／242円（税込） | 無制限 | AI契約書管理（インポート時）非対応、キャビネット機能なし |
| Corporate | 28,000円（税抜）／30,800円（税込） | 220円（税抜）／242円（税込） | 無制限 | 専任CSM非対応、一部の内部統制機能に制限 |
| Business / Enterprise | 記載なし（個別） | 記載なし（ボリュームディスカウントあり） | 記載なし | 料金は問い合わせ |
タイムスタンプに有効期限はある？長期署名とは
電子署名やタイムスタンプに使われる証明書には有効期間があります。そのため、時間が経つと「署名した時点では有効だった」ことをどう示すかが論点になります。これに対応する考え方が長期署名（長期検証に対応した署名形式）で、あとからタイムスタンプを重ねて付与することで、検証できる期間を延ばしていく仕組みです。
実務上気をつけたいのは、証明書の有効期間が過ぎても、契約そのものが無効になるという話ではない、という点です。あくまで「後から機械的に検証できるか」の問題であり、契約の成立や内容は別の問題として扱われます。とはいえ、長く保存する契約（賃貸借、業務委託の基本契約、知的財産に関するものなど）ほど、検証性を保つ仕組みがあるかは確認しておく価値があります。
クラウドサインが提供する署名形式や長期署名への対応は、プランや時期によって異なることがあります。自社の契約が10年単位で保存対象になる場合は、公式サイトのヘルプや仕様の記載を確認し、必要ならサポートに問い合わせてください。
一括ダウンロードと、自社保存のやり方
書類が増えてくると、1件ずつ開いて保存するのは現実的ではありません。クラウドサインには書類一覧から複数の書類をまとめて取得する機能や、外部ストレージ連携が用意されています。使える機能や条件はプランによって違うことがあるため、管理画面のヘルプと公式サイトの機能一覧を確認してください。
運用としては、次の順で決めるとまとまります。第一に「誰が」保存するか。契約担当者ごとにバラバラに保存すると、退職や異動で行方不明になります。管理部門でまとめて受け取る形にするのが無難です。第二に「いつ」保存するか。締結のたびに都度保存するか、月末にまとめて取得するかを決めます。第三に「どこに」置くか。クラウドストレージの特定フォルダに集約し、アクセス権を限定します。
外部ストレージへの自動連携が使える環境なら、締結と同時にフォルダへ入る形にしておくと、保存漏れが減ります。ただし自動連携だけに頼ると、連携が止まったときに気づけません。四半期に一度、システム側の件数と保存先の件数が合っているか確認する時間を取っておくと安心です。
保存期間・容量・控えはどう考える？
電子契約で結んだ契約書は、税務や会社法の観点から一定期間の保存が求められることがあります。保存期間の年数は書類の種類や会社の状況で変わるため、ここで一律に示すことは避けます。自社にとって何年保存すべきかは、国税庁など所管官庁の資料を確認し、判断に迷う場合は税理士に確認してください。
また、電子データでやりとりした契約書は、紙に印刷して保管するのではなく電子データのまま保存することが前提とされています。日付・取引先・金額などで検索できる状態にしておく必要があるとされているため、ファイル名のルールやフォルダ構成は、この検索性を意識して決めると後が楽です。要件の細部は改正もあるため、最新の資料を確認してください。
控えについては、電子契約では当事者双方が同じ締結済みPDFを取得する形になるのが一般的で、紙のように正本・副本を分ける発想とは少し違います。取引先から「控えがほしい」と言われたら、締結完了通知や締結済みPDFを共有すれば足りることが多いです。容量やデータの保持条件はサービスの契約内容によって異なるので、公式サイトで最新の条件を確認してください。
解約・乗り換えに備えて、今できること
電子契約サービスを使ううえで一番のリスクは、「サービス上にしか原本がない」状態です。解約した場合や、別のサービスに乗り換える場合に、過去の締結書類を取り出せるかどうかは、契約内容やプランによって扱いが異なります。今使っているなら、解約後のデータの扱いについて公式サイトの記載を一度読んでおいてください。
そのうえで、少なくとも年に一度は全件をダウンロードして自社ストレージに保存する、という運用を決めておくと安心です。件数が少ないうちに習慣にしておくほうが、あとから数百件をまとめて処理するより負担が小さく済みます。
保存の要件や、契約書の保存期間をめぐる判断は、税務・法務の両面が絡みます。自社の保存方法が要件を満たしているか不安な場合は税理士に、契約書の保管や証拠としての扱いについて確認したい場合は弁護士に、それぞれ早めに相談することをおすすめします。顧問がいない場合でも、スポット相談に対応している事務所があります。
よくある質問
クラウドサインのタイムスタンプはどこで確認できますか？
締結済みPDFをダウンロードし、Adobe Acrobat Readerなど署名検証に対応したソフトで開くと、署名パネルからタイムスタンプの付与日時や証明書の情報を確認できます。ブラウザの簡易ビューアでは表示されないことがあります。
締結済みの書類は一括でダウンロードできますか？
書類一覧からまとめて取得する機能や、外部ストレージ連携が用意されています。使える範囲はプランや時期によって異なることがあるため、管理画面のヘルプと公式サイトで最新の内容を確認してください。
電子契約の書類は紙に印刷して保管してもいいですか？
電子データでやりとりした契約書は、電子データのまま保存することが前提とされています。紙の印刷物は補助的な位置づけになると考えられるため、保存方法の判断は所管官庁の資料を確認し、必要に応じて税理士にご相談ください。
サービスを解約したら過去の契約書はどうなりますか？
解約後のデータの扱いは契約内容やプランによって異なります。取り出せなくなる可能性に備えて、定期的に締結済みPDFを自社のストレージにダウンロードしておく運用が現実的です。