就業規則の作り方｜モデル就業規則の使い方と作成の手順

そもそも就業規則はいつ作る必要があるのか

労働基準法では、常時10人以上の労働者を使用する事業場について、就業規則を作成し、所轄の労働基準監督署長に届け出ることが求められています。この「10人」は会社全体ではなく事業場ごとに数えるのが基本で、パート・アルバイトも含めて判断します。役員は労働者に含めないのが一般的ですが、実態によって判断が分かれることもあります。

では10人未満なら不要かというと、実務上はそうとも言い切れません。遅刻や欠勤の扱い、有給休暇の申請方法、退職時の手続き、副業の可否といったルールが文書化されていないと、その都度の口約束になり、後から「言った・言わない」になりがちです。人を1人でも雇うなら、簡易版でも作っておくと運用が楽になります。

作るタイミングとしては、①最初の従業員を採用する前、②人数が10人に近づいてきたとき、③助成金の申請や取引先の審査で提出を求められたとき、のいずれかが多いです。②や③で慌てて作ると内容を詰める時間がないので、できれば①の段階で骨格だけでも用意しておくと安心です。

厚生労働省のモデル就業規則（ひな形・テンプレート）の入手方法

就業規則のテンプレートを探すなら、まず厚生労働省が公開している「モデル就業規則」を見るのが出発点です。厚生労働省のウェブサイトで「モデル就業規則」と検索すると、条文本体と解説がセットになった資料が公開されており、Word形式のファイルも用意されています。Wordで配布されているので、そのまま自社名や条件を上書きして使えます。

モデル就業規則の特徴は、条文だけでなく「この条文はこういう趣旨で、ここは各社の実情に合わせて定める」という解説が付いている点です。条文を読むより先に解説を読むと、どこが法律上決めなければならない部分で、どこが会社の裁量なのかが見分けやすくなります。

民間サイトにも就業規則のサンプルやフォーマットは多数ありますが、更新時期が古いものが混ざります。法改正が反映されているかを自分で確かめるのは負担が大きいので、ベースは公的機関の最新版を使い、民間のひな形は書き方の参考として見る、という使い分けが無難です。なお、モデル就業規則は改定されることがあるため、ダウンロード時点で最新版かどうかを必ず公式サイトで確認してください。

モデル就業規則のどこを自社向けに直すのか

モデル就業規則をそのまま届け出てしまうと、自社ではやっていない制度が条文として残り、後から「規則に書いてあるのだから」と求められる場面が出てきます。最低限、次の順に見直してください。まず①労働時間・休憩・休日（始業終業時刻、変形労働時間制の有無、所定休日の定め方）。次に②賃金（締日・支払日・支払方法、割増賃金の計算、通勤手当などの手当の有無）。ここは実際の給与計算と食い違うと影響が大きい箇所です。

続いて③休暇（年次有給休暇の付与ルール、慶弔休暇や特別休暇を置くかどうか）、④休職（対象者の範囲、期間、復職の手続き）、⑤退職・解雇（自己都合退職の申出期限、定年の定め、解雇事由）を確認します。特に休職制度は法律上必ず置かなければならないものではないため、小さな会社では期間を短めに設計する、あるいは勤続年数の要件を付けるといった判断が必要になります。

最後に⑥服務規律と懲戒（秘密保持、SNSの取扱い、副業・兼業の届出、懲戒の種類と事由）を自社の働き方に合わせます。テレワークを認めるか、私物端末の業務利用を認めるかといった点は、モデルのままでは書ききれていないことがあるので、自社の運用を文章にしておくとよいでしょう。判断に迷う条文は、削るより先に「自社ではどう運用したいか」を書き出してから条文化すると整理しやすくなります。

作成から届出までの手順

手順はおおむね次のとおりです。第1に、たたき台を作ります。モデル就業規則のWordファイルに、自社の労働時間・賃金・休日などを反映させ、使わない条文は削除して条番号を整えます。この段階で、給与計算の実務や雇用契約書の内容と矛盾していないかを突き合わせておくと、後の修正が減ります。

第2に、労働者代表の意見を聴きます。労働者の過半数で組織する労働組合があればその組合、なければ労働者の過半数を代表する者を、投票や挙手など民主的な方法で選びます。使用者が指名した人では要件を満たさないと判断されることがあるため、選出の経緯を簡単に記録しておくと安心です。意見を聴いたら「意見書」に署名・記名押印をもらいます。同意までは求められておらず、反対意見であっても意見書を添付すれば手続きは進められるとされています。

第3に、所轄の労働基準監督署へ届け出ます。用意するのは、就業規則（本体）、就業規則（変更）届、労働者代表の意見書の3点が基本です。窓口持参のほか、郵送やe-Govによる電子申請に対応している場合があります。必要部数や提出方法は監督署によって案内が異なることがあるため、事前に所轄の監督署のサイトで確認してください。第4に、社員への周知です。作成・届出をしても、社員が内容を知る状態になっていなければ効力が問題になることがあります。書面で配る、休憩室に備え置く、社内の共有フォルダやチャットで常時閲覧できるようにするなど、誰でも見られる状態にしておきます。

賃金規程などを別規程にすべきか、1本にまとめるべきか

就業規則は1本にまとめても、賃金規程・育児介護休業規程・退職金規程などを別冊にしても構いません。判断の目安はシンプルで、「その部分だけを頻繁に変える可能性があるか」です。手当の新設や賃金体系の見直しを想定しているなら賃金規程を分けておくと、変更のたびに本体全体を差し替えずに済みます。

逆に、従業員数が数名で当面は変更予定もない会社なら、1本にまとめたほうが管理も周知も簡単です。分冊にする場合は、本体に「賃金に関する事項は別に定める賃金規程による」といった委任規定を置き、別規程も就業規則の一部として届け出る扱いになる点に注意します。

正社員とパート・アルバイトで労働条件が大きく違う場合は、パートタイマー就業規則を別に作るか、本体に適用範囲の条文を置いて区別します。本体の「この規則は正社員に適用する」という一文が抜けていると、パートにも正社員の条件が適用されると読まれるおそれがあるため、適用範囲の記載は最初に確認しておきたいポイントです。

作った後の見直しと、社労士に相談したほうがよい場面

就業規則は作って終わりではなく、法改正や自社の変化に合わせて見直すものです。見直しのきっかけは、①労働関係の法改正があったとき、②働き方を変えたとき（テレワーク導入、フレックスタイム制の採用、副業の解禁など）、③トラブルが起きて条文の不足に気づいたとき、④従業員数が増えて事業場が分かれたとき、あたりです。年に1回、期首などのタイミングで一度読み返す習慣にしておくと取りこぼしが減ります。

変更する場合も、作成時と同様に労働者代表の意見を聴き、変更届と意見書を添えて届け出る流れになります。特に、賃金を下げる、休職期間を短くするなど労働者に不利益な方向へ変えるときは、手続きだけでなく変更の合理性が問われる場面があります。自己判断で進めず、事前に確認を取ることをおすすめします。

なお、就業規則は労働基準法をはじめとする法令や、労使協定（36協定など）との関係も踏まえて設計するものです。条文の言い回しひとつで運用や紛争時の扱いが変わることがあるため、特に懲戒・解雇・休職・賃金に関する条文や、不利益変更を伴う改定については、社会保険労務士に内容を確認してもらうことを検討してください。制度の詳細な要件は、厚生労働省や所轄の労働基準監督署の最新資料もあわせてご確認ください。

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