雇用契約書の書き方｜必須記載事項とテンプレートの使い方

雇用契約書とは？労働条件通知書との違いと、誰が作るのか

雇用契約書は、会社と働く人が「どんな条件で働くか」を確認し、双方が署名・記名押印して取り交わす書面です。一方、労働条件通知書は、会社が働く人に労働条件を明示するために交付する書面で、労働基準法にもとづき賃金や労働時間などの主要な条件を明示することが会社側に求められています。

この二つは目的が少し違います。労働条件通知書は会社から本人への「通知」、雇用契約書は双方の「合意」を示す書面、という整理が一般的だとされています。法的な位置づけや交付の要否は、雇用形態や個別の事情によって判断が変わることがあるため、迷う場合は社会保険労務士や所管の労働基準監督署にご確認ください。

作成するのは会社側です。ひとり社長の会社であれば社長自身、担当者がいる会社なら総務・人事の担当者が作ります。実務では、通知と合意を一枚でまとめられる「労働条件通知書兼雇用契約書」という形式を使い、会社と本人が一部ずつ保管する運用がよく見られます。

雇用契約書の必須記載事項は？書く順番で覚える

書くべき項目は、労働条件通知書で明示が求められる事項とほぼ重なります。まず押さえたいのは、①契約期間（期間の定めの有無、ある場合は開始日と終了日、更新の有無と判断基準）、②就業の場所と従事すべき業務の内容、③始業・終業の時刻、所定労働時間を超える労働の有無、休憩時間、休日、休暇、交替制の場合のルール、④賃金の決定・計算・支払いの方法、締切日と支払日、昇給に関する事項、⑤退職に関する事項（解雇の事由を含む）の五つです。この順番で埋めていくと、働く人が知りたい順に並ぶので読みやすい契約書になります。

近年は、就業場所・業務の「変更の範囲」を明示することや、有期契約の更新上限、無期転換に関する案内など、明示すべき事項が追加・見直されています。自社の様式が古いままだと項目が足りないことがあるため、作成時には厚生労働省のサイトで最新のモデル様式と明示事項の一覧を確認してください。

このほか、退職手当や賞与、社会保険の加入状況、雇用保険の適用、相談窓口などは、制度がある場合に書く項目です。制度がないなら「なし」と書き、曖昧に空欄のままにしないほうが、後のトラブルを避けやすくなります。

テンプレート・ひな形はどこから探す？三つの選択肢と選び方

テンプレートの入手先は、大きく三つです。一つ目は厚生労働省が公開しているモデル労働条件通知書などの様式。明示すべき事項が網羅されており、最新の制度改正が反映されている点が使いやすさにつながります。二つ目は、労務管理システムや士業事務所が配布しているWord・エクセルのひな形。自社で項目を足し引きしやすい形になっていることが多いです。三つ目は、顧問の社会保険労務士に自社用として作ってもらう方法です。

選び方の順番はシンプルです。まだ就業規則がなく、社員が数名の段階なら、厚生労働省のモデル様式をそのまま使って項目の抜けをなくすことを優先します。すでに就業規則があり、そこに独自のルール（手当、勤務地の変更、試用期間など）がある会社は、就業規則と矛盾しない文言に整える必要があるため、二つ目か三つ目に進みます。雇用形態が複数（正社員・契約社員・パート・業務委託との併用など）ある会社は、三つ目を検討したほうが安全です。

なお、無料で配布されているテンプレートは、配布時期によって古い項目のままのことがあります。ダウンロードしたら、まず「変更の範囲」「更新の有無と判断基準」など近年追加された欄があるかを見て、なければ自分で追記してください。

テンプレートの穴埋めで迷いやすい欄と、その埋め方

「就業の場所」は、本社の住所だけを書いて終わりにしがちですが、転勤や店舗異動の可能性があるなら、将来的に変わりうる範囲もあわせて書いておく必要があります。「業務の内容」も同じで、担当業務を具体的に書いたうえで、変更の可能性がある範囲を示す形が一般的です。ここを狭く書きすぎると、後から配置転換をお願いするときに説明が難しくなります。

「賃金」は、月給か時給かをはっきりさせ、基本給と各種手当を分けて書きます。残業代の扱い、通勤手当の有無、締切日と支払日、支払方法（口座振込なら本人の同意が前提）を埋めます。固定残業代を導入する場合は、金額と何時間分に相当するか、超過分を別途支払うことを明記する運用が求められますので、設計段階で社会保険労務士に相談すると安心です。

「契約期間」の欄は、期間の定めがない（いわゆる正社員）のか、期間の定めがあるのかで書き方が変わります。有期の場合は、更新の有無、更新するかどうかの判断基準（業務量、勤務成績、会社の経営状況など）を具体的に書きます。試用期間を設けるなら、期間の長さとその間の労働条件を本契約と分けて記載しておきます。

正社員・パート・アルバイトで変える箇所はどこ？

土台となる項目は共通ですが、パート・アルバイトなど短時間・有期で働く人については、昇給・賞与・退職手当の有無や、相談窓口の明示など、追加で書くことが求められる事項があります。「制度がないから書かない」ではなく「なし」と明記するのがポイントです。

労働時間の欄も差が出ます。シフト制の場合は、固定の始業終業時刻を書けないため、勤務日や時間帯の決め方、シフトの通知方法を書いておくと、あとで「聞いていない」という食い違いが起きにくくなります。週の所定労働日数・時間は、社会保険や雇用保険の加入判断にも関わるため、実態とずれないように記載します。

なお、業務委託契約と雇用契約は別ものです。働き方の実態が指揮命令を伴うものであれば、契約書の表題にかかわらず雇用として扱われることがあります。判断に迷う場合は、契約を結ぶ前に社会保険労務士や弁護士に確認してください。

作成から締結・保管までの流れ

手順は、①入社日が決まった段階で就業規則（ある場合）と求人票・内定通知の条件を並べ、齟齬がないか確認する、②テンプレートに条件を書き込み、社内で内容をチェックする、③入社日より前に本人へ提示し、内容を説明して質問に答える、④双方が署名または記名押印し、一部ずつ保管する、という順です。入社当日に初めて見せるのではなく、余裕をもって渡すほうが行き違いが減ります。

電子での締結も広がっています。本人が希望し、出力して書面にできる方法であれば、メール送付や電子契約サービスでの明示が認められる場合があります。ただし要件の細部は制度改正で変わることがあるため、運用を決める前に厚生労働省の資料を確認してください。電子契約サービスを使う場合の機能や料金は、各社の公式サイトで最新の情報をご確認ください。

保管は、紙なら鍵のかかる場所、データなら社内で限られた人だけが見られる場所に。労働者名簿や賃金台帳とあわせて管理し、契約内容を変更したときは、変更内容を書いた新しい書面を取り交わして履歴を残します。保存期間には法令上のルールがありますので、具体的な年数は最新の条文や所管官庁の資料でご確認ください。

雇用契約書は、書き方ひとつで後のトラブルの起きやすさが変わる書面です。就業規則との整合、固定残業代や有期契約の設計、社会保険の加入判断など、自社だけで判断しにくい部分が出てきたときは、早めに社会保険労務士に、契約条項の法的な解釈で迷うときは弁護士に相談することをおすすめします。

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