新卒採用の費用｜一人当たりの平均と内訳の考え方

新卒採用の費用は「外部費用」と「内部費用」に分けて考える

新卒採用の費用を把握するとき、最初にやるべきは二分割です。ひとつは社外に支払う「外部費用」。求人媒体への掲載費、人材紹介の成功報酬、合同説明会への出展費、採用サイトやパンフレットの制作費、適性検査の利用料、会場費、学生の交通費支給などが含まれます。請求書が残るので集計しやすい費用です。

もうひとつが「内部費用」です。説明会に立つ社員、面接を担当する役員や現場社員、日程調整をする事務担当者。これらの人件費は請求書が来ないため見落とされがちですが、小さな会社ほど比率が大きくなります。社長が面接に何時間使ったか、その時間で本来できたはずの仕事は何か、という観点で考えると実感しやすいはずです。

両方を足したものが、その年の新卒採用にかかった総費用です。「求人媒体に出しただけだから安く済んだ」と思っていても、内部費用まで含めると印象が変わることがあります。まずはこの2本立てで台帳をつくるところから始めてください。

一人当たりの採用費用（採用単価）はどう計算するか

一人当たりの新卒採用費用は、シンプルに「採用活動の総費用 ÷ その年に入社した人数」で計算します。1年間の外部費用と内部費用を合計し、実際に入社に至った人数で割る。この数字を「採用単価」と呼びます。内定辞退があった場合、分母は内定者数ではなく入社者数で取るのが一般的です。辞退分のコストも含めて、実際に何人を採るのにいくらかかったかを見るためです。

注意したいのは、採用予定人数が少ないほど、この数字が不安定になることです。1人採用の会社で、媒体掲載に費用をかけて1人採れれば単価は掲載費そのまま。誰も採れなければ単価は計算不能で、費用だけが残ります。少人数採用では、採用単価は「実績を振り返る指標」としては使えても、「来年の予算を立てる根拠」としては弱い、と割り切った方が実務的です。

世の中で語られる「新卒採用費用の平均」は、企業規模も採用人数も採用手法もバラバラな会社を均した数字です。数十人採用する企業と1人採用する企業では構造がまったく違うので、平均値を自社の目標に置くのはおすすめしません。自社の過去実績か、同じくらいの規模・同じ手法の事例を基準にする方が実態に合います。

費用の内訳は5つに分類すると管理しやすい

外部費用をさらに分解するなら、次の5分類が扱いやすいです。①母集団形成費（求人媒体掲載、合同説明会出展、ダイレクトリクルーティングの利用料、学校訪問の交通費など）、②選考費（適性検査、会場費、面接官の交通費、学生への交通費支給）、③広報・制作費（採用サイト、会社案内、動画、ノベルティ）、④紹介・仲介費（人材紹介の成功報酬、紹介制度の謝礼）、⑤内定者フォロー費（懇親会、内定式、研修、通信教育など）。

この5分類で並べると、自社の費用がどこに偏っているかが見えます。母集団形成費ばかりが膨らんでいるなら、そもそも自社に興味を持つ学生が集まりにくい構造かもしれません。内定者フォロー費がゼロなら、内定辞退のリスクをどう見るかを考える余地があります。

⑤の内定者フォローは、費用対効果が見えにくいため省かれがちです。ただ、内定辞退が出れば、それまでにかけた母集団形成費と選考費がまるごと無駄になります。「辞退を1件防ぐのにいくらまでなら使えるか」という視点で予算を置くと、判断しやすくなります。

手法の比較｜固定費型と成果報酬型、どちらを選ぶか

採用手法は、費用の発生の仕方で大きく2つに分かれます。固定費型は、求人媒体への掲載や合同説明会への出展のように、採用できてもできなくても先に費用が発生する形です。成果報酬型は、人材紹介やエージェントのように、入社が決まった時点で費用が発生する形です。どちらが良いかは、採用予定人数と、費用をいつ出せるかで決まります。

判断の順番としては、まず①採用予定人数を確認します。1〜2名なら、固定費型は「採れなかったときに費用だけが残る」リスクが相対的に大きく、成果報酬型の方が総額を読みやすい傾向があります。複数名をまとめて採りたいなら、固定費型は人数が増えるほど一人当たりが下がるので、検討する価値が出てきます。次に②キャッシュの出方を見ます。入社が決まってから払う成果報酬型は資金繰り上は読みやすい一方、単発で大きな支出になります。先に少しずつ払う固定費型とは、資金繰りへの影響が異なります。

③は社内の工数です。求人媒体やダイレクトリクルーティングは、掲載して終わりではなく、スカウト送信や応募対応に社内の時間がかかります。担当者を置けないひとり社長の会社では、外部費用が安く見えても内部費用で逆転することがあります。なお、各手法の料金体系や最低利用期間はサービスごとに異なりますので、検討する際は各社の公式サイトで最新の料金と条件を確認してください。

④として、大学のキャリアセンターや学校推薦、社員紹介、自社サイトからの直接応募といった、外部費用が比較的抑えられる経路も検討対象に入れてください。時間はかかりますが、小規模な採用ではこれらが中心になる会社も少なくありません。

予算はいくら組めばいいか｜逆算の手順

予算を決める手順は、金額から入らず人数から入ります。まず、いつ・どの部署に・何名必要かを決めます。次に、その人数を採るために何名の内定を出す必要があるか、内定を出すには何名と面接する必要があるか、面接するには何名の応募が必要か、と逆算します。この歩留まりの見込みは、初年度は他社事例や採用支援会社のヒアリングを頼るしかありませんが、2年目以降は自社の実績が使えます。

必要な応募数が見えたら、それを集めるのにどの手法をどう組み合わせるかを考え、各手法の見積もりを取ります。ここで初めて金額が出てきます。同時に、選考にかかる社内工数（面接1件あたりの所要時間 × 件数 × 関与する社員数）も見積もり、内部費用として計上します。

最後に、上限額を決めておきます。「この金額を超えたら翌年に持ち越す」「この金額までなら追加投下する」というラインを先に引いておくと、選考が進まないときに判断が鈍りません。また、入社後の研修費や受け入れ準備の費用、社会保険の手続きなども別枠で発生しますので、採用費用だけで予算を締めないよう注意してください。

採用費用の会計・税務上の扱いで気をつけること

採用にかかった支出は、内容によって勘定科目の扱いが分かれます。求人広告の掲載料や合同説明会の出展料、人材紹介の手数料などは採用にかかる経費として処理されることが一般的ですが、採用サイトの制作費のように金額や内容によって資産計上の検討が必要になるケースもあります。判断に迷う支出は、処理前に顧問税理士に確認しておくと安心です。

内定者への懇親会費用や記念品、内定者研修の費用なども、内容や金額によって扱いが変わることがあります。また、学生に支給する交通費についても、支給の方法や範囲によって処理が異なる場合があります。領収書や支給記録は、誰に何のために支払ったかが分かる形で残しておいてください。

なお、請求書や領収書の保存方法については電子帳簿保存法やインボイス制度が関係します。要件の詳細は国税庁の資料を確認のうえ、自社の保存方法が対応できているかを顧問税理士と点検しておくことをおすすめします。採用費用の科目判断、内定者への支給の扱い、保存要件の適用は個別事情で変わりますので、実際の処理にあたっては税理士にご相談ください。採用選考のルールや労働条件明示に関する点で不安がある場合は、社会保険労務士に相談すると整理が進みます。

よくある質問