転職エージェントを企業側が使うときの費用とデメリット｜手数料の仕組みと使い分け

転職エージェントの企業側の費用は、どう決まるのか

企業が人材紹介サービスを使うとき、費用の発生タイミングは「採用が決まったとき」が基本です。求人を載せる段階、候補者の紹介を受ける段階、面接をする段階では費用がかからない、いわゆる成功報酬型の契約が一般的に用いられています。ここが、掲載した時点で費用が発生する求人広告との最大の違いです。

金額の決め方としては、採用した人の「理論年収」に一定の料率をかけて算出する方式がよく使われます。理論年収とは、月給に賞与見込みなどを加えて1年分に換算した金額のことで、何を含めて何を含めないか（固定残業代、通勤手当、インセンティブなど）は契約書で定義されています。同じ料率でも、この定義次第で請求額は変わります。

料率や最低報酬額はサービスや契約によって異なり、公開されていない場合もあります。具体的な数字は各社の公式サイトや営業担当からの提示資料、そして実際の契約書で確認してください。複数社に声をかける場合は、料率だけでなく「何を年収に含めるか」「支払期限はいつか」までそろえて比べると、後から差が出にくくなります。

ビズリーチやdodaのようなサービスで、費用の考え方はどう違うのか

人材紹介まわりのサービスは、大きく2つのタイプに分けて考えると整理しやすくなります。ひとつは、エージェント（キャリアアドバイザー）が候補者を選んで企業に紹介する紹介型。もうひとつは、企業側が登録者のデータベースを検索して直接スカウトを送るダイレクトリクルーティング型です。ビズリーチのように後者の性格が強いサービス、dodaのように複数の機能を持つサービスなど、位置づけはさまざまです。

費用の発生の仕方もタイプで変わります。紹介型は採用決定時の成功報酬が中心になりやすく、ダイレクトリクルーティング型はデータベースを使うための利用料と、採用時の費用を組み合わせる形が採られることがあります。つまり「採用できなければ費用ゼロ」とは限らない点に注意が必要です。

同じ会社名のサービスでも、プランや契約形態によって費用体系が変わることがあります。サービス名で検索して出てくる第三者サイトの金額情報は古い場合があるため、最新の料金は各社の公式サイトや問い合わせ窓口で確認してください。

契約前に必ず読む条項：返金規定、独占、支払期限

企業側にとって一番のリスクは、費用を払った人がすぐ辞めてしまうことです。多くの人材紹介契約には、入社後の一定期間内に退職した場合に手数料の一部を返金する、あるいは次の紹介で充当するといった規定が置かれています。返金割合は在籍期間に応じて段階的に下がる形が多く、会社都合の退職や解雇は対象外とされるなど、除外条件も細かく定められています。この条文は必ず読み込んでください。

次に見るのが、紹介された候補者の取り扱いです。「紹介を受けた候補者を、一定期間内に自社で直接採用した場合も手数料の対象になる」といった条項が入っていることがあります。以前に自社に応募していた人がエージェント経由で再び紹介されたときにどう扱うか、揉めやすいポイントなので、事前の確認と応募者データの管理が役立ちます。

支払期限も見落としがちです。入社日基準か、請求書発行日基準か、内定承諾日基準かで、資金繰りへの影響が変わります。採用が重なった月に支払いが集中する可能性もあるため、支払時期を先に把握し、必要なら分割の可否を相談しておくと安心です。契約書の解釈に迷う条項があれば、弁護士に確認することをおすすめします。

企業側から見たデメリットは何か

まず、1人あたりの費用が他の採用手段と比べて高くなりやすいことです。求人広告は掲載時にまとまった費用がかかる代わり、複数人採用できれば1人あたりは下がります。人材紹介は採用人数に比例して費用が積み上がるため、同時に複数名を採る計画だと総額が膨らみます。「1人だけ、急ぎで」ならエージェント、「同じ職種を継続的に複数名」なら広告や自社採用の比重を上げる、という切り分けが目安になります。

次に、候補者の見え方がエージェント経由に限られる点です。エージェントは自社の求人を数ある選択肢の一つとして扱うため、求人票の魅力や返信の速さによって紹介の優先度が変わることがあります。小規模な会社ほど、担当者に自社の魅力を伝える手間をかけないと紹介が細りがちです。

さらに、採用ノウハウが社内に残りにくいという面もあります。選考の進め方や訴求ポイントの改善が外部任せになると、次に採用するときも同じ費用構造から抜けられません。エージェントを使いながらも、求人票の文面や面接の質問を自社で作り直していくと、後々の採用が進めやすくなります。

求人広告・ハローワーク・リファラルとどう使い分けるか

判断の順番としては、まず「いつまでに、何人、どんな職種を採るのか」を決めます。期限が迫っていて、応募が自力では集まりにくい専門職やマネジメント層なら、人材紹介の出番です。逆に、募集をかければ一定数の応募が見込める職種や、地域での採用なら、ハローワークや求人広告から試すと費用を抑えられる場合があります。

次に見るのが予算の形です。手元資金が薄く、採用できるかどうかも読めない段階では、先にお金が出ていく広告より、決まったときに費用が発生する紹介のほうが読みやすいという考え方もあります。反対に、採用単価を下げたい・複数名を採りたいなら、広告や自社サイト・SNSでの発信に投資する判断もあります。

社員や取引先からの紹介（リファラル）も、小さな会社では有力な選択肢です。費用は抑えられますが、断りにくさや人間関係の問題が生じることもあるため、選考基準を先に決めておくと運用しやすくなります。なお、複数の手段を組み合わせる会社もあります。その場合は応募者の重複管理と、どの経路から来た人かの記録を最初から決めておいてください。

はじめて使うときの進め方と、社内で用意しておくもの

手順としては、採用要件の整理が先です。職種名だけでなく、任せる業務、必須条件と歓迎条件、想定年収レンジ、勤務地と働き方、そして選考の流れと所要日数を紙に落とします。ここが曖昧なまま複数社に依頼すると、要件に合わない紹介が続き、対応の手間だけが増えます。

その上で、人材紹介を行う事業者かどうかを確認します。有料職業紹介事業は許可制で、事業者は許可番号を持っています。会社概要や契約書で番号を確認し、不明な点があれば厚生労働省の公表情報など所管官庁の資料をあたってください。

契約後は、紹介があったら何日以内に合否を返すかを社内で決めておきます。返答が遅いと紹介が途切れやすくなります。また、採用が決まった後は、雇用契約書の作成、社会保険や雇用保険の手続き、入社日の設定など労務側の作業が続きます。就業規則や労働条件の整備に不安がある場合は社会保険労務士に、契約条項の解釈や紛争リスクについては弁護士に、採用にかかった費用の会計・税務上の取り扱いについては税理士にご相談ください。自社だけで抱え込まず、早い段階で専門家に確認しておくと、後からの修正が少なくて済みます。

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