雇用契約書と労働条件通知書の違い｜兼用する場合の作り方
はじめて人を雇うとき、多くの人が最初につまずくのが「雇用契約書と労働条件通知書、どっちを作ればいいの？」という疑問です。似たような書類に見えますが、法律上の位置づけはまったく違います。この記事では、2つの違いを整理したうえで、実務でよく使われる「労働条件通知書兼雇用契約書」として1枚にまとめる場合の作り方と、書き漏らしやすい項目を順番に解説します。
この記事の結論
- 労働条件通知書は会社が労働者に労働条件を明示するための書類で交付が義務づけられており、雇用契約書は会社と労働者が働く条件に合意したことを示す契約書で、法律上の作成義務は定められていません。
- 実務では「労働条件通知書兼雇用契約書」として1枚にまとめ、明示が必要な項目をすべて記載したうえで双方が署名または記名押印し、2部作成して会社と労働者が1部ずつ保管する方法が広く使われています。
- 兼用書類を作るときは、厚生労働省が公開しているモデル様式をベースに自社の条件を当てはめると、明示すべき項目の漏れを防ぎやすくなります。
雇用契約書と労働条件通知書の違いは「契約」か「通知」か
いちばん大きな違いは、書類の性格です。労働条件通知書は、会社から労働者に対して「あなたの労働条件はこうです」と一方的に知らせる通知書です。労働基準法では、労働契約を結ぶ際に賃金や労働時間などの条件を書面などで明示することが会社に求められており、この明示のために使われるのが労働条件通知書です。
一方の雇用契約書は、会社と労働者の双方が内容を確認し、合意したことを示す契約書です。そのため、通常は両者の署名または記名押印の欄があります。法律上、雇用契約書の作成そのものを義務づける規定は置かれていませんが、後から「そんな条件は聞いていない」というトラブルが起きたときに、合意の内容を示す資料になります。
つまり、労働条件通知書は「出さなければならない書類」、雇用契約書は「出さなくても契約は成立するが、作っておくと安心な書類」と整理すると分かりやすくなります。なお、契約は口頭でも成立するとされますが、条件の明示は書面等で行う必要がある点に注意してください。
「労働契約書」「雇入通知書」など似た名前の書類との関係
検索していると、雇用契約書のほかに「労働契約書」「雇入通知書」「労働条件明示書」といった名前も出てきます。結論から言うと、名前が違っても中身の役割はほぼ同じです。労働契約書は雇用契約書とほぼ同義で使われることが多く、どちらの名称でも、双方が合意した労働条件を記した契約書という位置づけは変わりません。
雇入通知書は、労働条件通知書の古い呼び方や、会社ごとの独自の名称として使われていることがあります。採用時に労働条件を知らせる書類という点で、労働条件通知書と同じ役割を担っています。大切なのはタイトルではなく、法律で明示が求められる項目がきちんと記載されているかどうかです。
内定通知書や労働条件を書いた入社案内メールを「労働条件通知書の代わり」と考えている会社もありますが、明示項目が抜けていることがあります。名称にかかわらず、後述のチェック項目を満たしているかで判断してください。
1枚にまとめてよい？「労働条件通知書兼雇用契約書」の考え方
結論として、労働条件通知書と雇用契約書を1枚にまとめて「労働条件通知書兼雇用契約書」とする方法は、実務で広く使われています。労働条件の明示という義務を満たしつつ、双方の合意も記録できるため、書類が1種類で済み、管理の手間も減ります。小さな会社やひとり社長がはじめて人を雇う場面では、この形を選ぶケースが多く見られます。
兼用する場合のポイントは2つです。1つ目は、明示が必要な項目をすべて書き込むこと。契約書の体裁にすると条文形式になりがちで、賃金の締め日・支払日や、昇給・退職に関する事項が抜けやすくなります。2つ目は、署名または記名押印の欄を会社側・労働者側の2か所設け、2部作成して双方が1部ずつ保管することです。
逆に分けたほうがよいのは、入社日より前に労働条件だけを先に知らせたい場合や、契約内容に細かい規定を多く盛り込みたい場合です。その場合は、先に労働条件通知書を渡し、入社日に雇用契約書を取り交わす流れにすると整理しやすくなります。
兼用書類に書く項目｜先に固める順番
書き始める前に、次の順で条件を固めると迷いません。①契約期間（期間の定めの有無、ある場合は更新の有無と判断基準）→②就業の場所と従事する業務の内容→③始業・終業時刻、休憩、所定時間外労働の有無、休日、休暇→④賃金（決定方法、計算・支払方法、締め日と支払日、昇給に関する事項）→⑤退職に関する事項（解雇の事由を含む）。ここまでが、書面等での明示が求められる中心的な項目です。
このほか、パートやアルバイトを雇う場合は、昇給・退職手当・賞与の有無や、相談窓口についても明示が求められています。また、就業場所や業務の変更の範囲、有期契約の更新上限の有無などについても明示のルールが整理されてきているため、最新の内容は厚生労働省の資料で確認してください。制度の細かい要件は改定されることがあります。
社会保険や雇用保険の加入の有無、試用期間の有無と長さ、秘密保持といった項目も、後から争いになりやすいため書いておくと安心です。就業規則がある会社は「詳細は就業規則による」と記載し、あわせて就業規則を見られる状態にしておきます。
作成から交付までの手順と、電子データで渡す場合の注意
手順はシンプルです。まず、採用を決めた段階で上の①〜⑤の条件を確定させます。次に、厚生労働省が公開しているモデル労働条件通知書の様式をベースに、自社の条件を当てはめて兼用の書類を作ります。ゼロから作るより、明示すべき項目の漏れを防ぎやすくなります。テンプレートを使う場合も、自社の実態と合っているか一行ずつ確認してください。
渡すタイミングは、労働契約を結ぶときです。実務上は、入社日当日かそれより前に渡し、その場で内容を説明して署名または記名押印をもらう流れが一般的です。2部作成し、会社と本人が1部ずつ保管します。保管した書類は、労働者名簿や賃金台帳とあわせて管理しておくと、後から確認しやすくなります。
労働条件の明示は、本人が希望した場合にメールなどの電子的な方法で行うことも認められています。その際は、本人が出力して書面にできる形式であることや、確かに届いたかを確認できることが前提になります。電子契約サービスを使う方法もありますが、対応範囲や料金は各社の公式サイトで最新の情報を確認してください。
よくある失敗と、迷ったときの判断基準
よくあるのは、口頭で条件を伝えただけで書類を交わしていないケースです。あとから残業代や休日の扱いで認識がずれ、話し合いが難航することがあります。すでに雇っていて書類がない場合は、今からでも現在の労働条件を整理した書面を作成し、本人と内容を確認したうえで取り交わしておくことをおすすめします。
もう1つ多いのが、テンプレートの条件をそのまま残してしまう失敗です。実際は固定残業代を払っていないのに記載が残っている、週の所定労働日数が実態と違う、といったずれは、後々の紛争の火種になりやすい部分です。契約更新のたびに実態と合っているかを見直してください。
有期契約や短時間勤務、副業人材の業務委託との線引きなど、判断に迷う論点は少なくありません。とくに、契約の形式が業務委託でも実態として指揮命令があると、労働者として扱われることがあります。自社のケースで判断がつかないときは、社会保険労務士に相談し、必要に応じて契約書の文言そのものについては弁護士の確認を受けると安心です。社会保険や雇用保険の加入手続きについても、あわせて社会保険労務士に確認しておくと、入社後の事務がスムーズになります。
よくある質問
雇用契約書がなくても問題ないのでしょうか。
労働契約は書面がなくても成立するとされており、雇用契約書そのものの作成義務は定められていません。ただし労働条件の明示は会社に求められているため、労働条件通知書にあたる書面等は交付する必要があります。合意の記録としても書面を残しておくほうが安心です。
労働条件通知書兼雇用契約書のテンプレートはどこで手に入りますか。
厚生労働省が、モデル労働条件通知書の様式を公開しています。これをベースに自社の条件を当てはめ、署名または記名押印の欄を加えると、兼用の書類として使いやすくなります。最新の様式や明示項目は所管官庁の資料で確認してください。
アルバイトやパートにも同じ書類が必要ですか。
雇用形態にかかわらず、労働者を雇う場合は労働条件の明示が求められます。パートやアルバイトには、昇給・賞与・退職手当の有無や相談窓口など、追加で明示が求められる項目があるため、正社員用の様式をそのまま流用しないよう注意してください。
入社後に労働条件を変更する場合はどうすればよいですか。
賃金や勤務時間などを変更するときは、本人の同意を得たうえで、変更後の条件を記した書面を新たに取り交わすのが一般的です。不利益な変更にあたる場合は慎重な対応が求められるため、進め方を社会保険労務士に確認することをおすすめします。