雇用契約書のクラウド管理ツール比較｜SmartHR・マネーフォワード・クラウドサイン

雇用契約書をクラウド化すると、何がどう変わるのか

紙の雇用契約書では、テンプレートを開いて氏名や賃金を入力し、2部印刷して押印し、郵送または対面で渡し、署名済みの1部を回収して保管する、という工程が発生します。入社日が近い人が複数いると、この往復が一気に詰まります。返送が届かないまま初日を迎える、という事態も起こりがちです。

クラウド化すると、テンプレートに人ごとの情報を差し込んで送信し、相手はスマートフォンやPCで内容を確認して同意・署名し、そのままシステム上に保管される、という流れになります。締結状況が一覧で見えるので、誰がまだ未対応かを追いかけやすくなります。

もうひとつの変化は保管です。紙のファイルは退職者分も含めて場所を取り、必要なときに探し出す手間がかかります。クラウド上なら氏名や締結日で検索でき、テレワーク中でも確認できます。ただし、サービスを解約したあとにデータをどう引き出せるかは事前に確認しておきたい点です。

労働条件通知書と雇用契約書は、電子で出していいのか

労働基準法では、労働条件のうち一定の事項について書面で明示することが求められてきましたが、労働者が希望した場合には電子メールやSNSのメッセージ機能など、出力して書面を作成できる方法での明示も認められる形に整理されています。つまり、本人の希望を確認したうえで電子交付する、という手順が前提になります。

そのため、クラウドで送る前に「電子での受け取りを希望しますか」という確認を残しておく運用が一般的です。多くの労務システムや電子契約サービスは、この確認フローや同意の記録を含めた画面設計になっています。実際にどこまで記録が残るかは、各サービスの機能説明を確認してください。

なお、雇用契約書そのものは法律上の作成義務が定められた書類ではなく、労働条件通知書と兼ねた「労働条件通知書兼雇用契約書」の形で運用している会社も多くあります。どの様式を使うか、記載事項に漏れがないかは、社会保険労務士に確認しながら整えると安心です。細かい要件は厚生労働省の公表資料も併せてご覧ください。

ツールは2タイプに分かれる｜労務システム型と電子契約型

まず押さえたいのは、雇用契約書のクラウド管理に使えるサービスが、大きく2つのタイプに分かれるという点です。ひとつは、入社手続きから社会保険の届出、従業員情報の管理までを扱う労務システム型。SmartHRや、マネーフォワード クラウドの人事労務系サービス、freee人事労務などがここに含まれます。

もうひとつは、契約書全般の電子締結を扱う電子契約型です。クラウドサイン、GMOサイン、ドキュサインなどが代表格で、雇用契約書はその中の一用途という位置づけになります。業務委託契約書やNDA、取引先との基本契約も同じ仕組みで締結できるのが特徴です。

この2つは対立するものではなく、労務システム側が電子契約サービスと連携する形で併用されることもあります。たとえば労務システムで従業員情報を管理し、契約締結の部分は電子契約サービスに投げる、という構成です。連携の可否や対応範囲は各社の公式サイトで最新情報を確認してください。

SmartHR・マネーフォワード・クラウドサインをタイプ別に整理する

SmartHRは、従業員情報の収集と入社手続きを軸にした労務システムです。入社予定者に本人情報の入力を依頼し、その情報をもとに雇用契約書や労働条件通知書を作成・締結し、そのまま社会保険や雇用保険の手続きにつなげる、という一連の流れを想定した設計になっています。採用が継続的に発生する会社や、従業員情報を一元管理したい会社と相性が良いタイプです。

マネーフォワード クラウドは、会計・請求書などのバックオフィス系サービスと同じアカウント体系の中に、社会保険・人事管理・給与といった労務系サービスが並んでいます。すでに会計をマネーフォワードで使っているなら、従業員情報や給与データとのつながりを重視して検討する価値があります。どのサービスにどの機能が含まれるかは構成が変わることがあるため、公式サイトで機能範囲を確認してください。

クラウドサインは電子契約サービスで、雇用契約書や労働条件通知書をPDFとしてアップロードし、宛先に送って合意を得る、という使い方が基本です。人事労務向けの機能を備えた製品ラインもありますが、中心にあるのは「契約を電子で締結し、保管する」ことです。取引先との契約も多い会社なら、契約書の置き場所をひとつにまとめられる利点があります。

迷ったらこの順に見る｜自社に合うタイプの判断基準

最初に見るのは採用の頻度です。年に数人でも継続的に採用があり、入社のたびに社会保険や雇用保険の手続きが発生するなら、労務システム型から検討します。契約締結だけを電子化しても、そのあとの届出作業が紙のままでは効率化の効果が限られるためです。

次に見るのは、雇用契約以外の契約書の量です。業務委託やフリーランスへの発注、取引先との基本契約が多いなら、電子契約型を軸にしたほうが全社の契約管理が一本化できます。従業員が数名で採用も年に1回あるかどうか、という段階なら、まず電子契約型だけで足りることもあります。

3つ目は、すでに使っている会計・給与サービスとの並びです。会計をあるシリーズで統一しているなら、同じシリーズの労務サービスを先に見ると、従業員情報の二重入力を減らせる可能性があります。4つ目は運用する人です。担当者が自分ひとりなら、画面が分かりやすく、受け取る従業員側の操作が少ないものを優先すると定着しやすくなります。

料金体系は従業員数に応じた課金、送信件数に応じた課金など、サービスによって考え方が異なります。人数が増えたときにどう変わるかを含め、各社の公式サイトで最新の料金と無料トライアルの有無を確認してください。

導入と運用の手順｜いつ、何を用意して、どう進めるか

導入は、採用活動が本格化する前の時期に済ませておくと落ち着いて進められます。まず用意するのは、現在使っている雇用契約書・労働条件通知書の様式と、雇用形態ごとの条件の違い（正社員、パート、有期契約など）を整理したメモです。テンプレートを何種類作るかが決まると、サービス選びの目線が定まります。

次に、候補を2〜3に絞って無料トライアルや資料請求で試します。見るべきは、テンプレートに差し込める項目、受け取る側の操作画面、締結後のファイルの保存先とダウンロード方法、権限設定の細かさです。特に受け取る側の操作は、自分のスマートフォンで実際に一度通してみると分かります。

導入後の運用は、内定通知の段階で電子交付を希望するかを確認し、希望があればシステムから送信、期限までに合意されなければリマインド、という流れが基本です。締結済みのデータは、労働者名簿など他の法定帳簿と併せて保存期間を管理します。電子データの保存方法については、電子帳簿保存法など関連する制度の考え方も関わってくるため、所管官庁の資料を確認するか、税理士に相談してください。

雇用契約書の記載内容や就業規則との整合、有期契約の更新ルールなどは、会社ごとの事情で判断が変わる部分です。テンプレートをそのまま使う前に、社会保険労務士に一度確認してもらうと、あとからの修正を減らせます。労務トラブルの芽になりやすい箇所を先に潰しておくことが、結果的にいちばん手間を減らす近道です。

よくある質問