就業規則がない会社のリスク｜作っていない場合に起こること

就業規則を作っていないと法令違反になるのはどんな場合か

労働基準法では、常時10人以上の労働者を使用する事業場について、就業規則を作成し、労働基準監督署へ届け出ることが定められています。ここでいう10人は、正社員だけの数ではありません。パート・アルバイトを含め、常態としてその事業場で働いている人を数えるのが基本的な考え方です。

「繁忙期だけ10人を超える」「今は9人だが、採用が決まっている」といったケースは判断が分かれやすい部分です。人数の数え方や事業場の単位（本店と店舗を別に数えるかなど）で結論が変わることがあるため、迷う場合は所管の労働基準監督署の案内や、社会保険労務士に確認するのが安全です。

作成義務があるのに作っていない場合、法令違反として指導や是正勧告の対象となることがあります。また、就業規則を作ったものの届け出ていない、従業員に周知していない、という状態も不十分と扱われることがあります。作る・届ける・周知する、の3点セットで考えてください。

10人未満でも就業規則がないと困る場面

10人未満の会社は作成義務の対象外ですが、実務では別の問題が出てきます。もっとも多いのが、懲戒処分をしたいのに根拠がない、というケースです。無断欠勤が続く、業務命令に従わない、社内の情報を持ち出した——こうした場面で減給や解雇といった処分を検討しても、あらかじめ定めた懲戒の種類と事由がなければ、会社の対応が後から争われたときに説明が難しくなります。

休職も同じです。私傷病で長期に働けなくなったとき、休職できる期間、その間の賃金の扱い、復職の判断方法を決めていないと、その都度その場で決めることになります。前例がないまま個別対応を重ねると、「あの人は認めたのに自分は認められない」という不公平感が生まれ、後から入った社員との関係もこじれやすくなります。

退職の申し出をいつまでに出してもらうか、引き継ぎや貸与物の返却をどうするか、といった細かい取り決めも、就業規則がなければ毎回の口頭合意に頼ることになります。ひとり社長が2人目を雇うタイミングは、まさにこの「毎回決める」負担が始まる地点です。

雇用契約書があれば就業規則はいらない？

雇用契約書（労働条件通知書）と就業規則は役割が違います。雇用契約書はその人個人の条件を示すもので、賃金や勤務時間、契約期間といった個別事項が中心です。一方の就業規則は、会社全体に共通するルールを定めるものです。服務規律、休職、懲戒、ハラスメント対応、副業の取り扱いといった項目は、一人ひとりの契約書に書き切るものではありません。

契約書だけで運用していると、社員が増えたときに条件がばらつきます。Aさんには認めた在宅勤務をBさんには認めない、といった状態が説明できなくなり、公平性の説明コストが上がります。共通ルールは就業規則に、個別条件は雇用契約書に、と切り分けて考えるとすっきりします。

なお、就業規則で定めた基準を下回る個別契約は、その部分について就業規則の基準が適用されると扱われることがあります。どちらが優先するかの関係は誤解されやすい論点なので、内容を詰める段階で社会保険労務士に確認しておくとよいでしょう。

就業規則がないことで起こる実務上の不利益

助成金の申請でつまずくことがあります。雇用関係の助成金では、就業規則や賃金規程の写しの提出を求められる制度があり、規則そのものがなければ要件を満たせません。人を採用してから慌てて作ろうとしても、申請期限に間に合わないことがあります。要件は制度ごとに異なるため、利用を考えている制度の公式案内で最新の内容を確認してください。

労働基準監督署の調査（臨検）では、労働時間の管理状況や賃金台帳、雇用契約書などとあわせて就業規則の提示を求められることがあります。書類がそろっていないと、その場で説明が終わらず、後日の追加提出や是正報告に手間がかかります。

採用面でも影響があります。求職者から「休職や慶弔休暇はどうなっていますか」と聞かれて即答できない会社は、それだけで不安を与えます。金融機関や取引先から労務管理体制を尋ねられる場面もあり、整備されていること自体が信用の材料になります。

就業規則は何から作ればいい？手順と届出の流れ

着手のタイミングは、①従業員が10人に近づいたとき、②2人目以降の採用を決めたとき、③助成金の利用を検討し始めたとき、のいずれか早いほうです。この3つのどれにも当てはまらないひとり社長の段階では、優先度は高くありません。まずは雇用契約書のひな形を整えるところから始めてください。

作る順番は、(1)労働時間・休日・休暇、(2)賃金の決まり（別に賃金規程とすることも多い）、(3)退職・解雇、(4)服務規律と懲戒、(5)ハラスメント防止や安全衛生、という流れが取り組みやすいです。厚生労働省がモデル就業規則を公開していますが、そのまま使うと自社の働き方と合わない条文が残りがちです。休日や手当の項目は、必ず実際の運用に合わせて書き換えます。

届出は、作成した就業規則に、労働者の過半数代表者（労働組合がある場合はその組合）から聴取した意見書を添えて、事業場を管轄する労働基準監督署に提出します。あわせて、書面の備え置きや社内共有ドライブへの掲載などで従業員が見られる状態にしておきます。変更したときも同じ流れで届出と周知が必要です。

作ったあとに起こりがちな失敗

よくあるのが、ひな形のまま届け出て、運用と条文がずれていくパターンです。実際は年次有給休暇を時間単位で使わせているのに規則には書かれていない、固定残業代の運用があるのに賃金規程に定めがない、といったずれは、後から争いの種になります。半年から1年に一度、実態と条文を突き合わせる時間をとってください。

もう一つは、従業員に周知していないケースです。社長のパソコンの中にあるだけでは、周知されたとは言いにくい状態です。入社時に説明する、社内のどこに置いてあるかを案内する、改定時は変更点を伝える、という運用までセットで考えます。

そして、労働条件を不利益に変更する場合は、手続きや合意の取り方に慎重さが求められます。休職期間を短くする、手当を廃止するといった変更は、届出をすれば自動的に有効になるものではありません。就業規則は一度作れば終わりではなく、会社の成長に合わせて手を入れていく書類です。人数が増える局面や不利益変更を含む改定を行う際は、社会保険労務士に内容を確認してもらうことをおすすめします。労基署への届出の要否や人数の数え方に迷う場合も、あわせて相談しておくと安心です。

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