就業規則の別規程の分け方｜賃金規程・退職金規程・旅費規程の作り方

就業規則の本則とは？別規程との役割の違い

就業規則の本則とは、採用から退職までの働き方の共通ルールをまとめた、中心になる規程のことです。労働時間・休憩・休日・休暇、服務規律、異動や休職、退職と解雇、安全衛生、表彰と制裁といった項目が入ります。会社で働く全員に関わる「どう働くか」の土台にあたる部分だと考えると整理しやすくなります。

一方、別規程（付属規程）は、本則から特定のテーマを切り出して独立させた文書です。代表的なのが賃金規程、退職金規程、旅費規程、慶弔見舞金規定で、いずれも金額や計算方法など、細かく・変わりやすい内容を扱います。本則には「賃金に関する事項は別に定める賃金規程による」と1条だけ置き、詳細は別規程に持たせる形が一般的です。

重要なのは、別規程に分けても法的な扱いは就業規則の一部だという点です。分けたから届出が不要になる、周知しなくてよい、ということにはなりません。分けるのはあくまで管理のしやすさのためだと理解しておいてください。

なぜ分けるのか｜1本にまとめる場合と分ける場合の判断基準

分けるかどうかで迷ったら、次の順に考えると決めやすくなります。第一に「改定の頻度」です。賃金の計算方法や手当、出張の日当のように、事業の変化や物価に合わせて見直す可能性が高いものは、別規程にしておくと改定作業が軽くなります。本則をまるごと差し替えずに、その規程だけを改定すればよいからです。

第二に「対象者の範囲」です。役員や特定の職種だけに適用するもの、正社員のみに適用するものなど、全員に共通しない内容は分けたほうが読み手が迷いません。パートタイマーや契約社員に別のルールを適用するなら、パートタイマー就業規則として分ける選択肢もあります。

第三に「分量」です。本則が読み切れないほど厚くなると、周知しても実際には誰も読まない文書になります。逆に、従業員が数名で制度もシンプルなうちは、無理に分けず1本にまとめたほうが管理は簡単です。人が増えて制度が増えたタイミングで切り出す、という順番でも問題は起きにくいでしょう。

どの別規程から用意する？優先順位のつけ方

最初に用意すべきは、本則と賃金規程です。賃金は労働条件の中心であり、支払時期・計算期間・締切日・計算方法・控除・昇給の取扱いなど、書くべきことが多くなります。就業規則 給与規定という言葉で探す人が多いのもこのためで、呼び方は「賃金規程」でも「給与規程」でも構いませんが、社内で名称を統一しておくと参照がぶれません。

次に検討するのが、実際に制度を設けるかどうかで決まる規程です。退職金を支給する制度をつくるなら退職金規程、出張が発生するなら旅費規程、慶弔時の見舞金を制度化するなら慶弔見舞金規定を用意します。ここで大事なのは、規程をつくった時点で会社が支払う義務を負う性質のものが含まれるという点です。特に退職金は長期の負担になるため、制度設計の段階で社会保険労務士や税理士に相談してから文書にすることをおすすめします。

そのほか、育児・介護休業に関する規程、テレワーク勤務規程、マイカー通勤規程、個人情報や情報セキュリティに関する規程なども、必要が生じた会社から順に整えていく形で構いません。「あったほうがよさそうだから」ではなく「この運用を始めるから」という順番で足していくと、使われない規程が増えずに済みます。

賃金規程・退職金規程・旅費規程の中身の組み立て方

賃金規程には、適用範囲、賃金の構成（基本給と各手当）、計算期間と支払日、支払方法、欠勤や遅刻早退の控除、割増賃金の計算方法、休業手当、昇給・降給、賞与の取扱いなどを入れます。割増賃金の計算基礎から除ける手当の範囲などは法令上の定めがあるため、条文にする前に所管官庁の資料や社会保険労務士に確認してください。金額そのものを本文に書き込むと改定のたびに規程改定が必要になるので、別表に切り出す方法もよく使われます。

退職金規程では、支給対象者の範囲（勤続何年以上か、退職事由による違い）、算定方法、支給時期と方法、支給を制限する場合の扱いなどを定めます。中小企業向けの共済制度や企業年金を使う場合は、その制度の規約と規程の内容が食い違わないようにしてください。税務上の取扱いも関わるため、設計段階で税理士にも確認しておくと安心です。

旅費規程は、出張の定義（距離や宿泊の有無）、交通費・宿泊費・日当の区分、役職ごとの区分を設けるか、精算の方法と期限、仮払いの扱いなどが柱になります。就業規則 旅費規程 サンプルを探すと様式が見つかりますが、そのまま使うと自社の出張実態と合わないことが多いので、直近の出張の実費を見ながら区分を決めるほうが現実的です。日当の金額水準や税務上の取扱いには一定の考え方があるため、金額設定は税理士に相談しながら決めることをおすすめします。

慶弔見舞金規定は、結婚・出産・傷病・死亡・災害などの事由ごとに、対象者と支給額、申請方法を定めます。支給事由によって税務上の扱いが変わることがありますので、社会通念上相当と言える範囲かどうかを含めて確認しておくとよいでしょう。

就業規則の目次と規程体系の整え方

規程が増えてきたら、全体を一覧できる目次と体系図を用意します。就業規則 目次は、本則の章立て（総則／採用・異動／服務規律／労働時間・休憩・休日／休暇／賃金／退職・解雇／表彰・制裁／安全衛生／附則）を並べたうえで、末尾に「別に定める規程」として賃金規程・退職金規程・旅費規程などを列挙する形が分かりやすい構成です。

「就業規則 運営規程」という言葉で探す人もいますが、これは規程そのものの作り方・改定手続き・管理方法を定めた文書を指すことがあります。規程の数が増える会社では、誰が起案し、どう意見を聴き、いつから施行し、どこに保管するかを決めた管理ルールを1本持っておくと、改定の抜け漏れが減ります。小さな会社なら、本則の附則に改定手続きを書き添えるだけでも十分機能します。

体系を整えるときのコツは、同じことを二か所に書かないことです。本則と賃金規程の両方に賃金の計算方法を書くと、片方だけ改定したときに矛盾が生じます。本則には「別に定める」の一文だけを置き、詳細は別規程に一元化してください。

作成から届出までの手順｜いつ・何を・どこに

進め方は次の順です。まず、現在の運用を棚卸しします。実際の始業終業時刻、休日の決め方、手当の種類、出張の頻度などを書き出し、条文にする前に事実を整理します。ここを飛ばしてひな形から作ると、規程と実態がずれた状態からスタートしてしまいます。

次に本則と賃金規程の案をつくり、必要な別規程を追加します。案ができたら、労働者の過半数で組織する労働組合、それがない場合は労働者の過半数を代表する者から意見を聴き、意見書を作成します。代表者は、管理監督の地位にない人から、投票や挙手など民主的な方法で選ぶ必要があります。

そのうえで、常時10人以上の労働者を使用する事業場では、就業規則（変更）届、意見書、規程本体をそろえて、事業場を管轄する労働基準監督署に届け出ます。別規程も就業規則の一部ですので、同時に届け出るのが基本です。電子申請を利用できる場合もありますので、詳細は厚生労働省や労働基準監督署の案内を確認してください。

最後に周知です。書面の交付、常時見られる場所への掲示や備付け、社内の共有フォルダやグループウェアへの掲載など、従業員がいつでも確認できる状態にします。届け出ただけで周知していないと、規程の効力が争われることがあります。施行日と改定履歴を規程の末尾に残しておくと、後から経緯をたどれて便利です。

よくあるつまずきと、専門家に相談したほうがよい場面

つまずきやすいのは、ひな形の条文をそのまま残してしまうケースです。自社にない制度（家族手当、住宅手当、退職金など）の条文が残っていると、支給義務があると解釈される余地が生まれます。使わない条文は削る、という作業を必ず入れてください。

もう一つは、不利益変更の問題です。いったん定めた賃金や退職金の水準を引き下げる変更は、慎重な手続きが求められ、従業員の同意や変更の合理性が問われることがあります。「あとで直せばいい」と考えて手厚い制度を書き込むと、身動きが取りにくくなります。

制度設計や条文の適法性、割増賃金の計算基礎、退職金や日当の税務上の取扱いなど、判断が分かれる部分は自己判断せずに確認してください。規程の作成・届出や労務管理の全般は社会保険労務士、退職金や旅費の税務上の扱いは税理士が相談先として適しています。最初の1本を専門家と一緒に整え、以降の改定を自社で回していく形にすると、費用と手間のバランスが取りやすくなります。

よくある質問