freeeサインの書類保存とダウンロード｜タイムスタンプと電子帳簿保存法の考え方

freeeサインで締結した書類はどこに保存されている？

freeeサインで締結が完了した書類は、まずサービス上の書類一覧に保管されます。締結済みの状態になった書類は、当事者全員の署名・合意が記録された状態でPDFとして生成され、管理画面から中身を確認できます。取引先も、締結完了の通知メールや共有されたリンクから同じ内容を確認できる形が一般的です。

ここで押さえておきたいのは、「サービス上に残っている」ことと「自社の保存義務を果たしている」ことは別に考えたほうがよい、という点です。解約したとき、担当者が退職してアカウント整理をしたとき、プランを変更したときなど、アクセスできる範囲が変わる場面はあります。締結済みPDFを自社のクラウドストレージにも置いておく、という二重化をおすすめします。

まず最初にやることは、社内で「締結したら、どのフォルダに、どんなファイル名で置くか」を決めることです。ルールがない状態でダウンロードだけ始めると、同じ契約書が違う名前で三つある、という状態になりがちです。

締結済みPDFをダウンロードする手順

作業の順番はシンプルです。まず、freeeサインにログインし、書類一覧から対象の書類を開きます。ステータスが「締結済み」など完了を示す状態になっていることを確認してから、書類の詳細画面にあるダウンロードの操作を行います。画面の名称やボタンの位置は更新されることがあるため、迷ったら公式のヘルプページで最新の画面を確認してください。

ダウンロードできるのは、原則として締結済みの内容が反映されたPDFです。契約によっては、誰がいつ合意したかの記録（合意締結証明や操作ログにあたるもの）を併せて取得できる場合があります。取得できる場合は、契約書PDFと同じフォルダに一緒に保存しておくと、後から「本当にこの日に締結したのか」を説明しやすくなります。

ファイル名は、あとで探すことを前提に決めます。たとえば「締結日_取引先名_契約書名」の順に並べておくと、フォルダ内で日付順に並び、取引先名でも検索できます。金額のある契約は、ファイル名か管理表のどちらかに金額を残しておくと、電子帳簿保存法で求められる検索のしやすさにつながります。

freeeサインの料金プラン

freeeサインの料金は次のとおりです。改定されることがあるため、申し込み前に公式サイトで最新の内容をご確認ください。

freeeサインのタイムスタンプはどう扱われる？

電子契約におけるタイムスタンプは、「その時刻にその文書が存在していたこと」と「その後に内容が変わっていないこと」を示すための仕組みです。電子署名とセットで使われ、あとから日付をさかのぼって書類を作り直すことが難しくなる、という点に意味があります。freeeサインでも、締結時にこうした時刻の証跡が付与される仕組みが用意されています。

ただし、どの署名方式（メール認証による立会人型か、電子証明書を使う当事者型か）を選ぶか、どのプランを使っているかによって、付与される証跡や有効期間の扱いは変わります。長期署名（長期にわたる検証を可能にする仕組み）に対応しているかどうかも、確認しておきたいポイントです。詳細は契約中のプランの仕様として公式サイトやヘルプで確認してください。

実務上の判断としては、次の順で考えると整理しやすくなります。①相手方が電子契約に慣れているか、②契約金額や期間が大きいか、③不動産や許認可に関わるなど法令で書面や特定の方式が求められる可能性があるか。③に該当しそうな契約は、電子で締結してよいかを含めて、弁護士や司法書士に確認したうえで進めるのが安全です。

電子帳簿保存法に沿った保存のつくり方

電子契約で締結した契約書は、電子的にやりとりされた取引情報として「電子取引」に当たると扱われることが一般的です。電子取引のデータは、紙に印刷して保存する方法だけで済ませるのではなく、データのまま保存する対応が求められる、という考え方になっています。要件の詳細は改正が重なっている分野なので、国税庁の公開資料や顧問税理士の案内で最新の内容を確認してください。

データ保存で押さえる柱は二つです。ひとつは「改ざんされていないことを示せるか」。タイムスタンプが付与されている、または訂正削除の履歴が残るシステムで保存している、あるいは社内で事務処理規程を定めて運用している、といった方法があります。もうひとつは「探せるか」。取引年月日・取引先・金額で検索できる状態にしておくことが基本です。

小さな会社であれば、クラウドストレージに年度別フォルダをつくり、ファイル名に日付・取引先・金額を入れる運用でも、検索の要件に近づけられます。表計算ソフトで台帳をつくり、契約名・取引先・締結日・金額・保存先リンクを並べておくと、担当者が変わっても引き継ぎやすくなります。どの方法を選ぶかは、書類の量と社内の人数で決めるのが現実的です。

よくあるつまずきと、その回避策

ひとつ目は、印刷して紙のファイルに綴じて安心してしまうケースです。紙での保管自体は社内の確認用として役立ちますが、電子取引のデータはデータとしても残しておく、という前提で運用を組み立てておくほうが無難です。紙とデータのどちらが原本か、社内で決めておきましょう。

二つ目は、ダウンロードしたPDFを担当者の個人パソコンに置いたままにしてしまうケースです。退職や機器の故障で行方不明になると、締結の事実を示す資料がサービス側にしか残りません。共有フォルダに置き、閲覧・編集の権限を役割ごとに分けておくと、紛失と誤削除の両方を減らせます。

三つ目は、契約の更新・解約の期限を管理していないケースです。自動更新の条項がある契約は、更新月の前に通知が必要な場合があります。保存の台帳に「更新日」「通知期限」の列を足しておくと、保存と期限管理を同じ場所でまとめられます。

迷ったときの判断の順番

まず、その書類が「保存が必要な書類か」を確認します。契約書、注文書、請求書、領収書に相当するものは、税務上の保存対象になることが多い種類です。判断に迷うものは、とりあえず削除せず残しておき、あとで税理士に確認するほうが安全です。

次に、「データで残っているか」を確認します。freeeサイン上にあるだけで自社にコピーがない状態なら、締結済みPDFをダウンロードして共有フォルダに保存します。その次に「検索できるか」を確認します。ファイル名か台帳のどちらかで、日付・取引先・金額にたどり着ける状態をつくります。

最後に、「証跡が残っているか」を確認します。合意締結の記録やタイムスタンプの有無は、契約プランや署名方式で異なります。自社の運用がどの要件を満たしているかは、個別の事情によって判断が分かれる部分があるため、電子帳簿保存法への対応方針は顧問税理士に、契約の有効性や電子化の可否については弁護士や司法書士に、それぞれ確認しておくと安心です。

よくある質問

この記事で取り上げたサービス

• freeeサイン（公式サイト）