ドキュサインのテンプレートとフィールド設定｜日付・チェックボックスの入れ方
同じ契約書を何度も送るなら、毎回ファイルをアップロードしてフィールドを置き直すのは時間の無駄です。テンプレートに一度だけ設定しておけば、次からは相手の名前とメールアドレスを入れるだけで送信できます。この記事では、DocuSign（ドキュサイン）でテンプレートを作る手順と、日付・チェックボックスなど入力項目（フィールド）の置き方、送信時に中身を編集したいときの扱い方までを、実務の順番どおりに整理します。
この記事の結論
- DocuSignのテンプレートは「ひな形PDFのアップロード→受信者ロールの設定→フィールドの配置→保存」の順で作り、次回からはロールに相手の氏名とメールアドレスを入れるだけで送れます。
- 日付は、署名時に自動で入る日付フィールドと、相手に入力してもらうテキスト系のフィールドを目的で使い分け、チェックボックスは単独選択と択一（ラジオボタン）を分けて考えます。
- テンプレートは原則として毎回同じ文面を送る書類に向き、金額や期間が案件ごとに変わる場合は差し込み用のフィールドを置くか、送信時に文書を差し替える運用にします。
ドキュサインのテンプレート作成は、どこから始めるのが早い？
まず用意するのは、署名欄と記入欄が空欄になった契約書のPDF（またはWord）です。紙の書式をスキャンしたものでも作れますが、文字がかすれていると後で位置合わせがしづらいので、可能ならWordからPDFに書き出したものを使うと作業が楽になります。
次に、管理画面のテンプレート一覧から新規作成を選び、ファイルをアップロードします。ここで最初に決めるのは「誰が何番目に署名するか」という受信者の並びです。テンプレートの段階では実在の個人ではなく、「甲（自社）」「乙（取引先）」「立会人」といったロール名（役割名）を置くのがポイントで、送信するときにそのロールへ相手のメールアドレスを当てはめます。
ロールには署名者・記入者・写しの受領者など、役割の種類も設定できます。社内の経理に控えを送りたいだけなら署名を求めない受領者にする、といった具合に分けておくと、送信のたびに宛先を思い出す手間がなくなります。画面の名称や配置はアップデートで変わることがあるため、最新の操作はDocuSignの公式ヘルプをあわせて確認してください。
フィールドはどの順番で置く？署名・氏名・日付の基本セット
フィールドの配置は、左のパレットから項目をドラッグして文書の上に落とす形で行います。迷ったら、①署名 ②署名者の氏名 ③署名日 ④会社名・住所などの記入欄、の順に置いていくと抜けにくくなります。置いたフィールドは必ず「どの受信者のものか」を指定します。ここが甲と乙で入れ替わっていると、相手に自社の署名欄が表示されてしまうので、色分け表示で確認する習慣をつけると安心です。
日付の扱いは二通りあります。ひとつは、署名が完了した時点の日付が自動で入る日付フィールドで、契約締結日として使いやすいものです。もうひとつは、相手に「入金予定日」「着任日」などを自由に書いてもらう記入欄で、こちらは書式の指定や必須設定を使って、空欄や表記ゆれを防ぎます。自動で入る日付をどの契約日として扱うかは社内で決めておくと、後の管理がぶれません。
氏名や会社名は、受信者情報から自動で反映されるタイプのフィールドもあります。送信時に入力した名義がそのまま入るため、宛名の入力ミスがそのまま書面に出る点には注意してください。
Docusign（ドキュサイン）の料金プラン
Docusign（ドキュサイン）の料金は次のとおりです。改定されることがあるため、申し込み前に公式サイトで最新の内容をご確認ください。
| プラン | 月額 | 1件あたりの送信料 | ユーザー数 | 備考 |
|---|---|---|---|---|
| Personal | 1,333円／月（年間一括 16,000円／年） | 月5通まで | 1ユーザー | 別途税金が発生する場合あり |
| Standard | 3,300円／月・ユーザー（年間一括 39,600円／年） | 年間100通／ユーザー | 最大50ユーザー | 共同編集、ブランド設定 |
| Business Pro | 5,300円／月・ユーザー（年間一括 63,600円／年） | 年間100通／ユーザー | 最大50ユーザー | Webフォーム、支払い回収、一括送信 |
| 拡張プラン | 記載なし | カスタム | 51ユーザー以上 | 組織管理、24時間サポート |
チェックボックスとラジオボタンの使い分け
「該当するものすべてに印をつけてほしい」場合はチェックボックスを使います。個別に独立してオン・オフできるので、オプションの申込みや同意項目の複数選択に向いています。一方、「A案・B案のどちらか一方だけ」を選ばせたいときはラジオボタン（択一）を使うと、両方選ばれる事故を防げます。
どちらも、必須にするかどうかを設定できます。重要事項の確認欄など、チェックがないまま完了してほしくない項目は必須にしておきます。ただし必須項目を増やしすぎると、相手が入力に詰まって途中で離脱しやすくなるため、本当に必要な欄だけに絞るのがコツです。
選択肢が多い場合は、ドロップダウン形式のフィールドも検討できます。都道府県や契約プランの種別のように、あらかじめ答えが決まっているものはドロップダウンにすると、表記ゆれのないデータとして後から集計しやすくなります。
テンプレートの編集と「編集を許可」の考え方
作ったテンプレートは、一覧から選んで後からフィールドを足したり、ロール名を変えたりできます。すでに送信済みの封筒（エンベロープ）には遡って反映されないため、文面を変えたときは「いつからの契約に新しい版を使うか」を社内で決め、旧版は名前に日付を入れて区別しておくと混乱しません。
送信時に「受信者による編集を許可」に類する設定を使うと、送り手側が宛先や一部の内容を調整してから送れます。案件ごとに金額や期間が変わる契約では、この設定に頼るより、変動部分をテキストフィールドにして送信者側で先に埋める方式のほうが、入力漏れに気づきやすくなります。
テンプレートを複数人で使う場合は、共有設定を確認してください。自分だけが見える状態になっていると、担当者が変わったときに誰も送れなくなります。あわせて、テンプレートを編集できる人を限定しておくと、知らないうちに文面が変わっていた、という事態を避けられます。
パワーフォーム・Webフォームは、どんなときに使う？
テンプレートは「こちらから相手を指定して送る」仕組みです。これに対してパワーフォームは、テンプレートをもとにURLを発行し、相手が自分でアクセスして記入・署名する仕組みです。申込書や同意書のように、誰が来るか分からない・件数が多い書類はこちらが向きます。自社サイトや案内メールにリンクを置いておけば、一件ずつ送信する作業がなくなります。
Webフォーム形式の入力画面を使えるプランもあり、契約書の紙面にそのまま書き込ませるより、質問に答える形で入力してもらってから書面に反映させる流れを作れます。どの機能が使えるかは契約している内容によって異なるため、利用可否と料金は各社（DocuSign）の公式サイトで最新の情報を確認してください。
使い分けの判断はシンプルです。相手が特定の取引先で、条件を個別に詰めるならテンプレートからの送信。不特定多数に同じ書式を配るならパワーフォーム。まずはテンプレートを一本きちんと作り、運用が回ってからURL配布に広げる順番がおすすめです。
作ったあとに確認しておきたいこと
完成したら、必ず自分宛てにテスト送信してみてください。署名者の視点で開くと、フィールドの割り当て違い、文字が枠からはみ出す、必須項目が多すぎて進めない、といった問題がすぐ見つかります。スマートフォンでも開いて、拡大しないと読めない欄がないかを見ておくと親切です。
電子契約で締結した書類は、電子データのまま保存する取り扱いが関係してきます。保存方法や検索できる状態の整え方については、電子帳簿保存法の考え方にもとづく対応が必要となる場合がありますので、要件の詳細は国税庁など所管官庁の資料を確認し、自社の保存体制については税理士にご相談ください。
また、契約書の文面そのもの（条項の内容や、電子署名でよいかどうかの判断）は、テンプレート化する前に整えておくべき部分です。取引の性質によっては書面が求められることもあるため、ひな形の内容や締結方法に不安がある場合は、弁護士や司法書士といった専門家に確認したうえでテンプレート化することをおすすめします。
よくある質問
ドキュサインのテンプレートは後から編集できますか？
テンプレート一覧から開いて、フィールドの追加・削除やロール名の変更ができます。ただし、すでに送信した封筒には変更が反映されないため、文面を変えたときは版を分け、旧版と新版が混ざらないよう名前で区別しておくと安心です。
日付を自動で入れたいのですが、どのフィールドを使えばいいですか？
署名完了時の日付が自動で入る日付フィールドを使うと、締結日として記録できます。相手に予定日などを自由に書いてもらいたい場合は、記入用のフィールドを置いて必須設定にすると、空欄のまま完了するのを防げます。
パワーフォームとテンプレートは何が違いますか？
テンプレートは送信者が相手を指定して送る仕組み、パワーフォームはテンプレートをもとにURLを発行し、相手が自分でアクセスして記入する仕組みです。不特定多数から同じ書式を集めたいときはパワーフォームが向きます。利用できる機能の範囲は契約内容によって異なるため、公式サイトで確認してください。
チェックボックスとラジオボタンはどう使い分けますか？
複数選んでよい項目はチェックボックス、どれか一つだけ選ばせたい項目はラジオボタンを使います。重要な同意欄は必須設定にし、入力が多くなりすぎないよう項目を絞ると、相手が途中で離脱しにくくなります。