電子帳簿保存法の改正と変更点｜これまでの経緯と今後の対応

電子帳簿保存法とは何か、3つの区分をまず押さえる

電子帳簿保存法は、帳簿や書類を紙ではなく電子データで保存することを認めるための法律です。大きく「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引データ保存」の3つの区分に分かれていて、この区分を取り違えたまま情報を集めると混乱しやすくなります。

電子帳簿等保存は、会計ソフトなどで最初から電子的に作成した帳簿・決算書類をデータのまま保存するもので、紙で出力して保存する従来の方法も残されています。スキャナ保存は、紙で受け取った領収書や請求書をスキャンやスマホ撮影で画像化して保存するもので、こちらも任意の制度です。

一方、電子取引データ保存は、最初から電子でやりとりしたデータに関するもので、原則としてすべての事業者が対象になります。「うちは紙中心だから関係ない」と思っていても、ネット通販の領収書やメール添付の請求書が1件でもあれば対象です。まずは自社にどの区分が関係するかを切り分けるところから始めてください。

これまでの改正の変遷｜どこがどう変わってきたか

電子帳簿保存法は1990年代に制定されて以来、たびたび改正されてきました。当初は電子保存を始めるために税務署長の事前承認が必要で、要件も細かく、実際に使える会社は限られていました。その後、スキャナ保存が認められ、対象書類が広がり、スマートフォンでの撮影が認められるなど、少しずつ現実の業務に近づいてきた流れがあります。

大きな転換点となったのが令和3年度の改正で、事前承認制度の廃止や、検索要件の簡素化など、使いやすさの方向に整理されました。同時に、電子取引データについては書面に出力して保存する扱いが見直され、データのまま保存する考え方が明確になりました。その後、準備が間に合わない事業者に配慮した猶予的な取扱いが設けられ、現在に至ります。

つまり変遷を一言でまとめると、「任意の制度は緩和され、電子取引だけは原則データ保存に統一されてきた」という流れです。古い記事には「税務署への申請が必要」と書かれているものもありますが、それは改正前の情報である可能性が高いので、日付を確認しながら読むことをおすすめします。

いつから何に備えるか｜令和9年以降を見据えた考え方

「電子帳簿保存法 いつから」で検索する方の多くは、義務化の開始時期を知りたいのだと思います。電子取引データ保存の原則的な扱いはすでに始まっており、これから始まるものを待つ段階ではありません。今の時点では「もう始まっているものに、どう追いつくか」という発想に切り替えるのが現実的です。

そのうえで、令和9年（2027年）前後を見据えるなら、猶予的・経過的な取扱いがいつまで続くのか、要件の細部がどう見直されるのかが実務上のポイントになります。こうした取扱いは年度の税制改正で見直されることがあるため、毎年12月ごろに公表される税制改正大綱と、その後の国税庁の資料をチェックする習慣をつけておくと安心です。

備え方としては、「猶予があるうちに、猶予がなくても回る運用をつくっておく」のが最も手戻りが少ない進め方です。猶予に合わせた運用を組んでしまうと、取扱いが変わったときにもう一度やり直すことになります。最新の適用時期や要件は、国税庁の電子帳簿保存法に関するパンフレットや一問一答で確認してください。

電子取引データ保存の対応手順｜何を用意してどこに置くか

最初にやることは、電子取引が発生している経路の洗い出しです。取引先からのメール添付の請求書、クラウド請求書サービスのダウンロード、ネット通販の購入履歴や領収書ページ、クレジットカードや決済サービスのWeb明細、電子契約サービスの契約書などが典型です。紙で1枚ずつ確認するのではなく、まず「どのサービス・どのメールアドレスに届くか」というルートで書き出すと漏れにくくなります。

次に、保存場所を1か所に決めます。クラウドストレージの専用フォルダでも、会計ソフトや経費精算サービスの保存機能でも構いません。重要なのは、あとから探せることと、勝手に書き換えられない仕組みがあることです。ファイル名は「取引年月日_取引先名_金額」のように並べ方を先に決めておくと、検索の手間が大きく減ります。

そして、社内ルールを文書にします。訂正や削除をどう扱うかを定めた事務処理規程は、国税庁のサイトでサンプルが公開されているので、自社の実態に合わせて言葉を差し替えるところから始めるとよいでしょう。作成したら、代表者と経理担当が同じ場所で参照できるように保管し、月末の締め作業の手順書とセットにしておくと運用が続きます。

会社の規模別にどこまでやるか｜迷ったときの判断の順番

どこまで作り込むか迷ったら、次の順に見てください。第一に「電子取引データ保存」。これは規模を問わず原則として必要なので、最優先です。第二に「電子帳簿等保存」。会計ソフトを使っているならほぼ自動的に電子で作られているので、紙出力をやめられるかを検討します。第三に「スキャナ保存」。紙の量が多く、保管スペースや探す手間が負担になっているなら検討する、という順番です。

ひとり社長で取引件数が少ないなら、クラウドストレージのフォルダ管理と事務処理規程だけで回ることが多いはずです。従業員が経費を立て替える、請求書の受け取り件数が月に数十件を超える、といった段階になったら、受領から保存までを一貫して扱えるサービスの導入を検討するとよいでしょう。

サービスを選ぶときは、「電子帳簿保存法の要件に対応していると明示しているか」「自社が使っている会計ソフトと連携できるか」「保存したデータを後から取り出せるか」の3点を見比べてください。料金や機能は各社で異なり、改定もあるため、各社の公式サイトで最新の内容を確認することをおすすめします。

よくあるつまずきと、ガイドラインの読み方

よくあるのは、「メールで届いた請求書を印刷してファイルに綴じ、元のデータは削除してしまう」というパターンです。紙の控えを残すこと自体は構いませんが、電子でやりとりしたデータは、データとしても保存しておく必要があるという整理になっています。削除する前に、保存フォルダへコピーする一手間を習慣にしてください。

もうひとつは、システムを入れれば自動的に要件を満たす、と考えてしまうことです。実際には、どのデータをどこに入れるかという運用ルールが伴わないと、保存漏れが起きます。ツールと運用はセットで考えましょう。

制度の詳細を確認したいときは、国税庁が公開している電子帳簿保存法の特設ページ、取扱通達、一問一答（Q&A）が一次情報にあたります。要件の細かい部分は改正のたびに更新されるため、検索で見つけた解説記事だけで判断せず、更新日付と一次情報を突き合わせて確認してください。判断に迷う場面では、自己判断で進めず、顧問税理士や所轄の税務署に相談することをおすすめします。

最後に｜判断に迷ったら専門家へ

電子帳簿保存法への対応は、「どこまでやれば足りるか」の線引きが会社ごとに変わります。取引の形態、使っている会計ソフト、従業員の有無によって、必要な準備の重さはかなり違ってきます。

保存方法が要件を満たしているか、猶予的な取扱いが自社に当てはまるか、といった判断は税務に直結します。こうした点は税理士に相談し、必要に応じて所轄の税務署にも確認したうえで進めてください。決算や申告をお願いしている税理士がいるなら、次回の打ち合わせのときに「電子取引データの保存、今の方法で問題ないか見てほしい」と伝えるのが、いちばん早い一歩です。

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