電子契約の契約書と電子帳簿保存法｜クラウドサイン等での保存要件

電子帳簿保存法で契約書はどう扱われるのか

電子帳簿保存法は、大きく「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引のデータ保存」の3つに分かれています。電子契約サービスで締結した契約書は、相手方と電子データでやり取りして成立しているため、このうち「電子取引」として整理されるのが一般的な考え方です。紙の契約書をスキャンした場合とは別の区分になる点が、最初の分かれ道になります。

電子取引に該当するデータは、電子データのまま保存する取扱いが原則とされています。印刷して紙で保管すること自体を禁じるものではありませんが、紙だけ残してデータを消してしまうと、保存要件を満たさないと判断される可能性があります。まずは「消さない」「どこに置くか決める」の2点を押さえてください。

なお、契約書がすべて一律に同じ扱いになるわけではなく、取引の内容や書類の性質によって整理が変わることもあります。判断に迷う書類が出てきたら、顧問税理士に確認するのが安全です。制度の詳細な要件は、国税庁の公表資料で最新版を確認してください。

満たすべき要件は「真実性」と「可視性」の2つ

電子取引データの保存で求められる考え方は、ざっくり言うと2つです。1つは真実性、つまり後から勝手に書き換えられていないと説明できること。もう1つは可視性、つまり税務調査などで求められたときに、ディスプレイや書面ですぐ確認できる状態にしておくことです。

真実性を担保する方法にはいくつかの選択肢があります。タイムスタンプが付された形で受け取る、訂正削除の履歴が残るシステムや訂正削除ができないシステムで保存する、あるいは自社で「訂正削除の防止に関する事務処理規程」を定めて運用する、といった方法が示されています。電子契約サービスを使う場合は、サービス側の仕組みで対応できる部分と、自社規程で補う部分を切り分けて考えると整理しやすくなります。

可視性については、保存場所にディスプレイ・プリンタ・操作説明書などをそろえて確認できる状態にすることと、日付・取引先・金額といった条件で探せるようにしておくことが求められます。検索の要件は事業者の規模などによって扱いが異なる場合があるため、自社がどのパターンに当てはまるかを税理士に確認しておくと安心です。

クラウドサイン等のサービス内保管で足りるのか

クラウドサインやDocuSignなどの電子契約サービスは、締結済みの契約書をサービス内に保管し、一覧から検索できる機能を備えていることが一般的です。訂正や削除の履歴が残る仕組みであれば、真実性・可視性の両面で要件に沿った運用を組みやすくなります。各サービスが電子帳簿保存法への対応をどう説明しているかは、公式サイトの機能説明やヘルプで確認してください。

一方で、サービス内保管だけに頼ると困る場面もあります。プランを変更したり解約したりしたときにデータをどう持ち出すか、相手方が別の電子契約サービスを指定してきた場合にその契約書をどこに置くか、という問題です。契約書の保存期間は長く、サービスの利用期間より長くなることも珍しくありません。

判断の順番としては、まず「自社が主に使うサービスを1つ決める」、次に「他社サービスで締結した分の置き場所を決める」、最後に「解約時のエクスポート手順を確認しておく」の3ステップです。ここまで決めておけば、後から契約書が行方不明になる事態はかなり防げます。

自社フォルダに保存する場合の具体的な手順

サービス内保管に加えて、あるいはその代わりに自社のクラウドストレージへ保存する場合は、締結の直後にダウンロードするのが基本です。後回しにすると、担当者の交代や多忙で抜けが出ます。締結完了の通知が届いたその日のうちに保存する、という運用に固定してしまうのが現実的です。

ファイル名は、検索できる形に統一します。よく使われるのは「締結日＿取引先名＿契約種別＿金額」のような並べ方で、これなら金額の定めがない契約書は金額欄を省く、といったルールも決めやすくなります。ファイル名で対応しきれない場合は、表計算ソフトで索引簿をつくり、日付・取引先・金額とファイルの保存場所を対応させる方法もあります。

保存先のフォルダは、年度ごと・取引先ごとなど、探す人の目線で分けてください。あわせて、誰が保存し、誰が削除できるのかという権限も決めます。訂正削除の防止に関する事務処理規程を整える場合は、国税庁が公表しているサンプルを参考にしながら、自社の実態に合う形で作成し、社内で共有しておきます。

よくあるつまずきと、先に決めておきたいこと

一番多いのは、紙と電子が混在したまま放置されるパターンです。紙で結んだ契約書と電子契約が別々の場所にあると、どこに何があるか分からなくなります。契約書の一覧表を1つつくり、紙は保管場所、電子は保存先URLやフォルダを記載しておくと、両方を横断して探せるようになります。

次に多いのが、担当者の個人アカウントに契約書が残ってしまうケースです。個人のメールやローカルPCにしか残っていないと、退職時に失われるおそれがあります。会社として管理するフォルダに集約する、という原則を最初に決めてください。

もう1つ、保存期間の見落としにも注意が必要です。契約書は税務上の保存期間だけでなく、契約の有効期間や紛争に備える観点からも長く残す判断をすることがあります。どの書類を何年残すかの一覧を作り、年に一度は見直す運用にしておくと、無駄な保存と必要な保存を切り分けられます。

迷ったときの判断の順番と、専門家への相談

整理すると、確認の順番はこうなります。第一に、その契約書が電子でやり取りされたものか紙かを分ける。第二に、電子ならどのサービスで締結したかを確認し、そのサービスの保管機能で足りるかを見る。第三に、足りない部分を自社フォルダとファイル名ルール、必要に応じて事務処理規程で補う。この順で見ていけば、書類ごとに迷う時間が減ります。

電子帳簿保存法やインボイス制度の要件は、細かい部分が見直されることがあります。この記事は一般的な考え方の整理にとどまるため、実際の運用を決める前に、国税庁の最新資料にあたるか、顧問税理士に自社のケースを確認してください。

会社の規模や取引の形によって、必要な備えは変わります。税務面の保存要件は税理士に、契約内容そのものや電子署名の有効性に関する論点は弁護士に相談すると、話が早く進みます。設立して間もない会社ほど、最初にルールを決めておくと後の負担が小さくなります。

よくある質問