電子契約の保存方法と保存期間｜電子帳簿保存法への対応

電子契約の「原本」はどのデータか

紙の契約書なら、押印された紙そのものが原本です。電子契約では、電子署名やタイムスタンプなどの情報が付与されたPDFファイルそのものが、原本にあたる扱いになります。これを印刷した紙は、原本ではなく控えという位置づけで考えるのが基本です。

多くの電子契約サービスでは、締結済みPDFのほかに、いつ誰がどのメールアドレスで合意したかを記録した証明書（合意締結証明書、監査証跡などサービスによって呼び方が異なります）を発行できます。この記録は、後から「この契約は本当に相手方が承諾したのか」を説明するためのエビデンスになります。契約書PDFと合わせて、セットで残しておいてください。

なお、PDFに編集を加えると、付与された電子署名の検証結果が変わることがあります。保存したファイルには手を加えず、メモや補足は別ファイルにするか、ファイル名や管理台帳側に書くようにしましょう。

保存期間は何年か｜長いほうに合わせる

契約書の保存年数は、ひとつの法律で決まっているわけではありません。会社法では帳簿や事業に関する重要書類について、法人税法では帳簿書類について、それぞれ保存期間が定められています。さらに、下請取引や建設業、個人情報の取り扱いなど、業種や取引の種類ごとに別のルールがかかることもあります。

実務としては、契約の種類ごとに年数を細かく分けるより、社内で最も長い保存年数に統一してしまうほうが運用が続きます。年数が切れたからといってすぐ削除しなければならないわけではないので、迷ったら残す、という判断でも構いません。ただし、個人情報を含む契約書は、保管し続けることのリスクもあるため、扱いを分けて考えます。

具体的な年数は、自社の決算状況（欠損金がある年度など）や業種によって変わることがあります。何年に設定するかを決めるときは、顧問税理士に一度確認しておくと安心です。

電子帳簿保存法では何を求められるか

電子契約データは、電子帳簿保存法でいう「電子取引」のデータにあたる場合があります。電子取引のデータは、紙に出力して保存するのではなく、電子データのまま保存することが原則とされています。

保存にあたっては、大きく分けて「改ざんされていないことを確かめられる状態にしておくこと（真実性）」と「必要なときに探し出して見られる状態にしておくこと（可視性）」の2つの考え方があります。真実性については、タイムスタンプが付いているデータを使う、訂正削除の履歴が残るシステムを使う、あるいは訂正削除に関する社内の事務処理規程を定めて運用する、といった方法が示されています。電子契約サービスで締結したデータは、サービス側の仕組みで一定の要件を満たしていることが多いのですが、自社の保存方法まで含めて整っているかは別途確認が必要です。

可視性については、ディスプレイとプリンタを備えて画面と書面に出力できること、そして取引年月日・取引金額・取引先で検索できることが挙げられています。要件の詳細や、事業者の規模に応じた取り扱いは改正されることがあるため、国税庁の公表資料で最新の内容を確認してください。判断に迷う場合は税理士に相談するのが確実です。

保存方法を決める｜サービス内保管と自社保管の使い分け

保存先の選び方は、次の順に考えると決めやすくなります。まず、電子契約サービスの保管機能を主として使うか、自社のクラウドストレージを主とするかを決めます。次に、もう一方を控えとして必ず置くかを決めます。そして、誰がいつ保存作業をするかを決めます。

サービス内保管を主にするなら、検索機能や権限設定がそのまま使えるのが利点です。一方で、サービスを解約したり乗り換えたりすると、データの扱いが変わる可能性があります。保存期間は年単位で長く、サービスの利用期間より長くなることが普通なので、サービス内だけに置く運用はおすすめしにくいところです。

自社保管を主にするなら、クラウドストレージや文書管理システムに契約書PDFと証明書をダウンロードして格納します。この場合は、誰が締結後に保存するかを決めておかないと、忘れて抜けが出ます。締結完了の通知メールを受け取った担当者が、その週のうちに格納する、といったところまでルールにしてしまいましょう。

少人数の会社であれば、サービス内に置きつつ、月に一度まとめて自社ストレージにダウンロードして控えを取る、という折衷案が現実的です。どちらを主にするにせよ、保存場所が二重になったときにどちらを見るのかを決めておいてください。

ファイル名と保存先の整え方

検索できる状態を作るいちばん簡単な方法は、ファイル名のルールを決めることです。たとえば「締結日_取引先名_契約書名_金額」のように、要素の順番を固定します。日付は年月日を8桁で書くと、並び替えたときに時系列に並びます。金額の定めがない契約書は、空欄にするのではなく「なし」など決まった表記にしておくと、後から見たときに迷いません。

保存先のフォルダは、取引先ごとに分けるか、年度ごとに分けるかで悩みがちです。契約は更新や改定で同じ相手と複数の書面が積み重なるため、取引先フォルダを第一階層にし、その中に契約ごとのファイルを置く形が探しやすいことが多いです。年度で追いたい場合は、ファイル名の先頭に日付が入っていれば検索で拾えます。

あわせて、表計算ソフトで簡単な契約管理台帳を作っておくと便利です。締結日、相手方、契約名、契約期間、自動更新の有無、解約通知の期限、保存先リンクの列があれば、更新漏れの防止と保存管理を同時にこなせます。台帳とファイルの二重管理が負担なら、まずは台帳だけでも始めてみてください。

よくある失敗と、そのときの対処

よくあるのが、締結済みPDFは保存したのに、合意締結証明書を取り忘れているケースです。後から発行できるサービスもありますが、解約後だと取得できないこともあります。締結後の保存作業を「PDFと証明書の2点セット」と決めておくのが予防策です。

もうひとつは、紙に印刷してファイリングし、電子データを消してしまうケースです。電子取引のデータは電子のまま残す扱いが原則とされているため、印刷した紙だけを残す運用は見直しが必要になる可能性があります。紙で回覧したい事情があるなら、紙は参照用、原本は電子、と位置づけを分けてください。

相手方が紙の契約書で送ってきた場合と、電子契約で締結した場合が混在すると、保存場所が分かれて管理が崩れがちです。紙で受け取った契約書もスキャンして同じフォルダに入れ、紙の原本は別途保管する、という形にすると、探すときは電子だけ見ればよくなります。ただしスキャンしたデータの保存には、電子取引のデータとは別の要件（スキャナ保存）が関係することがあるため、扱いを決める前に税理士に確認しておくと安心です。

いつ誰に相談するか

保存期間の設定、電子取引データの保存要件を自社が満たしているか、スキャナ保存を併用する場合の取り扱いについては、税理士に相談するのが適切です。決算や税務調査の場面で見られる書類でもあるため、顧問税理士がいるなら保存ルールを決める段階で共有しておくと、後から直す手間が減ります。

契約書そのものの内容、たとえば電子契約で締結してよい契約の種類や、相手方から電子署名の有効性を争われた場合の備えについては、弁護士に確認してください。不動産や一部の取引では、書面によることが求められる場面が残っていることもあります。

バックオフィスの仕組みは、最初にきれいに作り込むより、続けられる形で始めて、年に一度見直すほうがうまくいきます。まずはフォルダとファイル名のルールを決めて、次の締結から適用してみてください。

よくある質問