電子契約の始め方｜導入から締結までのやり方と流れ

電子契約とは何か、紙の契約とどう違うのか

電子契約は、紙に押印する代わりに、電子的な署名やタイムスタンプなどの記録を付けて契約を成立させる方法です。PDFにした契約書をサービス上にアップロードし、相手方がメールのリンクから同意・署名すると、締結済みのファイルと操作の履歴が残ります。

紙との大きな違いは三つあります。郵送の往復がなくなるので締結までの日数が縮むこと、原則として印紙の扱いが紙とは異なるとされること、そして誰がいつ署名したかの記録がシステム側に残ることです。印紙の要否は契約の種類や運用によって判断が変わりますので、金額の大きい契約では税理士に確認してください。

一方で、すべての契約が電子でできるわけではありません。書面の交付が法律で求められている類型や、相手方が紙を強く希望する場合もあります。まずは「電子にできるもの」から始める、という発想で十分です。

電子契約の始め方：最初に決める3つのこと

いきなりサービスを比較し始めると、機能が多すぎて決められなくなります。順番としては、先に「何の契約を電子にするか」を決めてください。業務委託契約、秘密保持契約、発注書・注文請書、雇用契約書あたりは、件数が多く様式も固まっているため、最初の対象にしやすい領域です。

次に決めるのが、社内で誰が締結ボタンを押すかです。ひとり社長なら自分ひとりですが、担当者がいる場合は「担当者が作成し、代表が承認してから送信する」といった流れを先に決めておきます。紙のときの回覧と押印にあたる部分を、そのまま電子に置き換えるイメージです。

三つ目は、締結後のファイルをどこに置くかです。サービス内に保管したままにするのか、社内のクラウドストレージにも取引先別のフォルダを作って保存するのか。ここを決めておかないと、後から「あの契約書どこ」という探し物が発生します。

電子契約に必要なものと、サービスの選び方の順番

必要なものは意外と少なく、インターネットにつながるパソコンかスマホ、会社のメールアドレス、PDF化した契約書、そして締結の決裁ルールです。印鑑証明や特別な機器がなくても始められる形式のサービスが一般的ですが、契約の重要度によっては本人確認をより厳格に行う方式を選ぶこともあります。

サービスを比べるときは、この順に見ると迷いにくくなります。第一に、相手方がアカウント登録なしで署名できるか。取引先に登録を求める形だと、導入初期に断られる原因になります。第二に、月あたりの送信件数が自社の契約件数に見合うか。第三に、電子帳簿保存法で求められる検索や保存の要件に対応しているとうたわれているか。第四に、担当者が複数いる場合のアカウント追加や権限設定ができるか、です。

料金体系は送信件数課金、ユーザー数課金など各社で考え方が異なります。金額や無料で試せる範囲は変わることがあるため、各社の公式サイトで最新の料金と条件を確認してください。迷ったら、まず契約件数がいちばん多い契約類型を1つ想定し、その運用が無理なく回るかで比べるのが現実的です。

締結までの流れ：1件目を送るときの手順

実際の流れはおおむね共通しています。まず、いつもどおりWordなどで契約書を作成し、内容を確定させてPDFに書き出します。次に、社内の承認を取ります。このとき、修正が入る可能性があるうちはシステムに載せず、内容が固まってからアップロードするのが手戻りを防ぐコツです。

続いて、サービスにPDFをアップロードし、相手方の氏名とメールアドレスを入力します。署名欄や日付欄の位置を画面上で指定し、送信ボタンを押すと、相手方に署名依頼のメールが届きます。相手方がリンクを開いて内容を確認し、署名を完了すると、双方に締結済みのPDFが通知されます。

最後に、締結済みファイルを社内の保存先に格納し、契約管理の一覧に「取引先名・契約名・締結日・契約期間・更新の有無」を記録します。ここまでやって1件目が完了です。初回は、社内の別のメールアドレス宛てにテスト送信して、受け取る側の画面を自分の目で確かめておくと安心です。

相手方への説明と、スマホでの署名の使い方

導入でつまずきやすいのは、システムではなく相手方への説明です。送信前に一本連絡を入れ、「電子契約で送らせていただきます。届いたメールのリンクから、登録不要でご署名いただけます」と伝えておくと、迷惑メール扱いや放置をかなり減らせます。署名依頼メールの差出人名や件名も、あらかじめ伝えておくと親切です。

スマホからの署名は、リンクを開いて契約内容をスクロールで確認し、氏名を入力するか指で署名して完了、という流れが一般的です。外出が多い相手や、パソコンを常用しない個人事業主との契約では、スマホ対応が進んでいることが大きな利点になります。自社の代表が外出がちな場合も、承認と締結をスマホでできるかを事前に試しておくとよいでしょう。

相手方が紙を希望した場合は、無理に押し切らないことです。「今回は紙で、次回から電子で」と段階的に移行するほうが、結果的に早く定着します。社内には「相手が紙を希望したら紙で対応する」という例外ルールも明文化しておきましょう。

締結後の保存と社内ルール：ここまでやって導入完了

電子で受け取った契約書は、電子データのまま保存することが求められる場面があります。電子帳簿保存法では、日付・金額・取引先などで検索できる状態にしておくことや、改ざん防止の措置を取ることが論点になります。要件の詳細は改正されることがあるため、国税庁の資料を確認し、判断に迷う点は税理士にご相談ください。

社内ルールとして最低限決めておきたいのは、①電子契約を使う契約類型、②送信できる人と承認する人、③保存先のフォルダ構成と命名規則、④相手方が紙を希望した場合の対応、の4点です。A4一枚のメモで構いません。人が増えたときに、このメモがそのまま引き継ぎ資料になります。

あわせて、既存の紙の契約書をどうするかも決めておきます。すべてをさかのぼって電子化する必要はなく、更新のタイミングで順次電子に切り替えていく方法が現実的です。更新月の一覧を作っておくと、切り替えの機会を逃しにくくなります。

契約書の条項そのものの妥当性や、電子での締結が適切かどうかの判断は、契約の種類によって考え方が変わります。金額の大きい取引や新しい取引形態を始めるときは、弁護士に内容を確認してもらい、保存や印紙の扱いについては税理士に相談したうえで運用を固めることをおすすめします。

よくある質問