電子契約のデメリットとリスク｜導入前に確認したい問題点

電子契約のデメリットは大きく4つに分けて考える

電子契約の問題点は、あれこれ挙げるとキリがありません。実務で効いてくるのは、①相手方が対応してくれるか、②本人・権限の確認ができるか、③その契約は電子で締結できる類型か、④締結後の保存を続けられるか、の4つです。この順に見ていくと、自社にとって導入が早いのか、まだ紙と併用すべきなのかが判断しやすくなります。

メリット側としてよく挙げられるのは、郵送や押印のための出社が減ること、締結までの時間が短くなること、契約書の所在が分かりやすくなることです。ただしこれらは「相手も電子で応じてくれる」という前提が揃って初めて得られる効果です。前提が崩れると、紙と電子の二重管理になり、かえって手間が増えることがあります。

つまり電子契約の導入判断は、ツールの機能比較よりも先に「自社の契約の相手と種類を棚卸しする」ところから始めるのが現実的です。次のセクションから、4つの視点をひとつずつ見ていきます。

最大のデメリットは「相手方が対応していないと使えない」こと

契約は相手があって成立するものなので、自社が電子契約を導入しても、相手方が「紙で押印したい」と言えばその案件は紙になります。特に、社内規程で押印手続きが定められている会社、業界慣行として紙が根強い取引先、個人の取引先などでは、電子での締結に応じてもらえないことがあります。

導入前にやるべきことは単純です。直近1年ほどの契約書を並べて、相手方を「電子で応じてくれそう」「交渉が必要」「当面は紙」の3つに仕分けしてみてください。電子で応じてくれそうな相手が一定数あるなら導入効果が出やすく、ほとんどが紙なら、まずは社内の稟議や申請書など社内文書の電子化から始めるという選択もあります。

また、相手方に負担がかかる点も見落とされがちです。相手がアカウント登録を求められる仕組みだと、それ自体が断られる理由になります。受信側の操作がどこまで簡単か、相手側に費用や登録が必要かは、各サービスの公式サイトで最新の仕様を確認してください。

なりすまし・権限外締結のリスクと、その抑え方

電子契約では、相手のメールアドレスに送信リンクを届けて同意を得る方式が広く使われています。この方式は手軽な一方、そのメールアドレスを実際に使っているのが本人なのか、その人に契約を締結する権限があるのかまでは、システム側では見えません。担当者のアドレスに送ったつもりが別の人が開いていた、退職した担当者のアドレスが生きていた、といったトラブルが起こり得ます。

対策は二層で考えます。ひとつはサービス側の機能で、メール認証に加えてSMSやアクセスコードによる追加確認、電子証明書を用いる方式など、本人確認の強度を上げる選択肢があります。金額が大きい契約や継続的な基本契約では、強度の高い方式を選ぶという社内基準を決めておくと判断がぶれません。

もうひとつは自社の運用です。送信先アドレスは名刺やメール本文ではなく、先方の担当窓口に一度確認してから登録する。決裁権限に応じて、誰が送信できるか・誰の承認を経るかを社内規程に書く。締結後は完了通知を受け取り、内容と相手を確認する。こうした地味な手順が、結果としてなりすましリスクを下げます。紛争になったときの立証の考え方については、弁護士に確認しておくと安心です。

電子化できる契約・慎重に判断したい契約の見分け方

多くの契約は当事者の合意で成立し、方式が定められていないため電子でも締結できると考えられています。一方で、法令上、書面の交付や一定の方式が求められる契約類型があり、近年の法改正で電子化が認められたものもあれば、相手方の承諾など条件が付くものもあります。ここは類型ごとに扱いが異なるため、一律に「電子でよい」と考えるのは避けたほうが無難です。

実務の順番としては、まず自社の契約を「定型的に繰り返すもの（業務委託、秘密保持、売買基本契約など）」と「頻度は低いが重要なもの（不動産関連、金融関連、消費者向けの契約など）」に分けます。前者から電子化を進め、後者は個別に可否を確認するという進め方が、リスクを抑えつつ効果を出しやすい形です。

判断に迷う類型に当たったときは、自己判断で進めず、弁護士や司法書士、所管官庁の公表資料で確認してください。特に消費者が相手になる契約や、登記・許認可に関わる書類は、電子で締結できても別途書面が必要になる場面があります。

締結したあとの保存・検索も、意外と重くなる

電子契約は締結して終わりではありません。電子的にやり取りした契約書は電子データのまま保存することが求められる考え方があり、保存の方法や検索できる状態にしておくことなど、電子帳簿保存法に関する要件が関わってきます。要件の詳細は改正もあるため、国税庁の公表資料を確認するか、税理士に相談してください。

運用面のデメリットとしては、契約書が複数の場所に散らばることが挙げられます。電子契約サービス内に残るもの、メール添付で受け取ったPDF、紙で締結して保管しているもの。この3種類が並走すると、「あの契約書どこ？」が発生します。導入時に、保管場所・ファイル名の付け方・更新期限の管理方法を決めておくと後が楽です。

さらに、サービスを乗り換えるときや解約するときに、過去の契約データをどう持ち出せるかも確認しておきたい点です。エクスポートの可否と形式、締結証明の情報が一緒に取り出せるかを、契約前に各社の公式サイトや問い合わせ窓口で確認してください。料金や機能は変わるため、比較する際は必ず最新の情報を見てください。

導入前チェックリストと、迷ったときの進め方

導入を判断する前に、次の順で確認してみてください。①直近の契約を相手方別に仕分けし、電子で応じてもらえそうな割合を把握する。②金額や重要度に応じた本人確認の強度の基準を決める。③電子化を先送りする契約類型を洗い出す。④保存場所とファイル命名、期限管理の担当者を決める。ここまで決まってから、サービスの比較に進むと選びやすくなります。

サービス選びの基準も、機能の多さではなく自社の条件から逆算します。相手方に登録の負担をかけたくないなら受信側の操作が軽いもの、重要契約が多いなら本人確認の方式に選択肢があるもの、契約書の管理まで一本化したいなら保管・検索機能が整っているもの、という見方です。どれが向くかは会社ごとに違うので、無料の試用期間があれば実際の相手方1社と試してみるのが確実な判断材料になります。

いきなり全社展開せず、まずは秘密保持契約や社内文書など、影響の小さいところから始めるのも一案です。運用上の詰まりどころが見えてから、対象を広げていくほうが定着しやすくなります。

判断に迷ったら専門家に相談を

電子契約は、契約の有効性（法務）、保存要件（税務）、社内の権限設計（内部統制）が交差する領域です。特に、電子化してよいか判断が難しい契約類型、紛争になったときの立証の備え、取引先との契約書ひな形の変更については、弁護士に相談すると論点を整理しやすくなります。

保存方法や電子帳簿保存法に関わる部分は、顧問の税理士に「うちのやり方でこのまま進めてよいか」を一度見てもらってください。登記に関わる書類や会社の重要な手続きが絡む場合は、司法書士に確認すると手戻りが減ります。導入してから直すより、始める前に相談したほうが、結果的に早く進みます。

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