クラウドサインの解約と退会｜有料プランの停止手順と締結済み書類の扱い
電子契約サービスの解約は、「申し込みを止めれば終わり」ではありません。クラウドサインで締結した契約書は、解約後も会社として保存し続ける必要がある書類です。この記事では、有料プランの停止と退会の違い、解約前にやっておくべきこと、締結済み書類の扱い、解約後の契約管理までを、実際に手を動かす順番で整理します。
この記事の結論
- クラウドサインの解約は「有料プランを無料相当の状態に戻す（ダウングレード）」と「アカウント自体を削除する退会」の2つがあり、締結済み書類を残したいかどうかで選び方が変わります。
- 解約の申し込みより先に、締結済み書類のPDFと合意締結証明書をすべてダウンロードし、社内の保存先に移しておくことが最優先です。
- 解約手続きや締切のタイミング、更新の扱いは契約プランによって異なるため、管理者画面と公式のヘルプ、契約書面で最新の条件を確認してください。
クラウドサインの解約は「有料プラン停止」と「退会」のどちら？
まず整理したいのが、「解約」という言葉が指すものです。クラウドサインに限らず電子契約サービスでは、①有料プランをやめて機能を絞った状態で使い続ける（ダウングレード・課金停止）、②アカウントそのものを削除して使えなくする（退会）、という二段階があります。この二つを混同したまま手続きを進めると、必要な書類にアクセスできなくなることがあります。
判断の順番はシンプルです。「今後もクラウドサインで新規の契約を締結する予定があるか」を最初に考えます。予定がないなら有料プランの停止を検討します。次に「締結済みの書類をクラウドサイン上で参照し続けたいか」を考えます。参照し続けたいならアカウントは残し、参照しないなら書類を手元に保存したうえで退会を検討する、という流れです。
迷ったら、いきなり退会せず、まず有料プランを止めてアカウントを残す方が安全です。データを消してしまうと後から戻せない性質のものなので、「消す判断」は最後に回すのが基本です。
解約の前にやること：締結済み書類のダウンロードと棚卸し
解約手続きよりも先に着手すべきなのが、締結済み書類の書き出しです。クラウドサインで締結した契約は、PDFの契約書本体に加えて、いつ誰が合意したかを示す証明の情報がセットになっています。契約書PDFと、締結の事実を示す証明書類の両方を、案件ごとに取得しておきます。
作業は、①管理者権限のあるアカウントでログインする、②締結済みの一覧を期間や相手先で絞り込む、③1件ずつ、または一括の書き出し機能があればそれを使ってダウンロードする、という順番です。件数が多い会社は、半期ごとなど区切って進めると抜けにくくなります。ダウンロードしたら、取引先名・締結日・契約の種類が分かるファイル名に整えてから保存先に置きます。
保存先は、クラウドストレージの契約書フォルダなど、退職や担当変更があってもたどり着ける場所にします。個人のPCのデスクトップだけに置くのは避けてください。なお、電子で受け取った契約書の保存方法については電子帳簿保存法の考え方が関わるため、要件の詳細は国税庁の資料を確認し、判断に迷う点は税理士にご相談ください。
クラウドサインの料金プラン
クラウドサインの料金は次のとおりです。改定されることがあるため、申し込み前に公式サイトで最新の内容をご確認ください。
| プラン | 月額 | 1件あたりの送信料 | ユーザー数 | 備考 |
|---|---|---|---|---|
| Free | 0円 | 無料（月2件まで） | 1名 | 月の送信2件が上限。書類管理機能に制限 |
| Light | 11,000円（税抜）／12,100円（税込） | 220円（税抜）／242円（税込） | 無制限 | AI契約書管理（インポート時）非対応、キャビネット機能なし |
| Corporate | 28,000円（税抜）／30,800円（税込） | 220円（税抜）／242円（税込） | 無制限 | 専任CSM非対応、一部の内部統制機能に制限 |
| Business / Enterprise | 記載なし（個別） | 記載なし（ボリュームディスカウントあり） | 記載なし | 料金は問い合わせ |
有料プランを解約する手順（いつ・どこで・何をするか）
有料プランの停止は、管理者権限を持つユーザーが、管理画面の契約・請求に関する設定から手続きするのが一般的な流れです。画面の名称や導線はサービスの更新で変わるため、ログイン後の管理メニューと、クラウドサインの公式ヘルプで最新の手順を確認してください。プランによっては、画面上の操作ではなく申込書や問い合わせ窓口を通じた手続きになる場合があります。
タイミングの考え方は、「いつまでに申し出れば、次の更新が発生しないか」を先に確認することです。月単位・年単位のどちらで契約しているか、解約の申し出から効力発生までにどれだけの期間が必要か、この2点は契約書面や申込時の条件に書かれています。料金や締切の条件は各社・各プランで異なるため、金額や日数は自社の契約内容と公式サイトで確認してください。
手続きの前に、社内で次の3点を押さえておくと差し戻しが減ります。ひとつ目は、解約日以降に締結予定の契約が残っていないか。二つ目は、他システムとの連携を切る必要がないか。三つ目は、経理側で支払いの停止処理（クレジットカード決済か請求書払いかを含む）が必要かどうかです。
解約前チェックリスト：送信中の書類・ユーザー・連携・通知
送信済みでまだ相手方が合意していない書類は、解約前に決着をつけます。締結まで進めるのか、取り下げて別の方法（紙や他サービス）に切り替えるのかを、相手先ごとに整理してください。放置したまま利用を止めると、相手方が開けないリンクを持ったままになり、問い合わせの原因になります。
ユーザーの棚卸しも同じタイミングで行います。退職者のアカウントが残っていないか、管理者が1人しかいなくてその人が不在だと手続きできない状態になっていないかを確認します。管理者は少なくとも2名にしておくと、解約に限らず運用が止まりにくくなります。
外部サービスとの連携やAPIを使っている場合は、連携先の設定も解除します。また、自社から取引先に送っている通知メールや、担当者個人に届くリマインドの配信停止は、アカウントの通知設定から見直します。単に通知メールを止めたいだけなら、解約せずに通知設定の変更で足りることもあります。
解約後、締結済みの契約はどうなる？取引先への説明のしかた
すでに合意が成立した契約そのものは、サービスの利用をやめても効力が消えるわけではありません。一方で、サービス上で閲覧・検索できるかどうかは、退会したかどうかやプランの条件によって変わります。だからこそ、解約前のダウンロードが重要になります。
取引先への説明は、シンプルに「電子契約の運用を変更したため、今後の締結は別の方法でお願いしたい」と伝えれば足りることが多いです。過去に締結した書類の写しを求められた場合に備えて、手元のPDFと証明書類をすぐ出せる状態にしておきます。相手方にも同じ書類が残っている場合が多いので、必要に応じて確認し合うとスムーズです。
他サービスへ乗り換える場合は、①新サービスの試用と社内テスト、②締結フローと承認ルートの再設計、③取引先への案内、④旧サービスの解約、という順番にします。旧サービスを先に止めると、締結の必要が生じたときに手段がなくなります。契約の有効性や保存方法について社内で判断がつかない点は、弁護士や税理士に確認しておくと安心です。
解約後の契約管理を止めないための最小限の仕組み
電子契約サービスをやめると、これまでサービス側が担っていた「どの契約がいつ終わるか」の管理が自社に戻ってきます。最低限、契約書の一覧表を1つ作り、取引先名・契約名・締結日・期間・自動更新の有無・担当部署を記録しておきます。表計算ソフトで十分です。
保存先のフォルダ構成は、年度→取引先→契約種別のように、誰が見ても同じ場所にたどり着ける形にします。ファイル名には締結日を入れておくと並べ替えで探しやすくなります。原本が紙なのか電子なのかも、一覧表に一列作って記録しておくと、後から探す手間が減ります。
更新期限の管理は、カレンダーにリマインドを入れるだけでも効果があります。自動更新の契約は、更新の何か月前までに申し出る必要があるかを一覧表に書き込み、その日付で通知が飛ぶようにしておくと、意図しない更新を防ぎやすくなります。
よくある質問
クラウドサインの有料プランを解約すると、締結済みの書類は見られなくなりますか？
アカウントを残すか退会するか、またプランの条件によって閲覧できる範囲が変わります。解約の前に契約書PDFと合意締結証明書をダウンロードして自社の保存先に移しておくのが安全です。最新の取り扱いは公式のヘルプと自社の契約内容をご確認ください。
退会せずに、通知メールだけ止めることはできますか？
通知やリマインドの配信は、アカウントの通知設定から見直せる場合があります。単に自分宛ての通知が多いだけであれば、解約や退会ではなく設定変更で足りることがあるため、まず管理画面の通知設定を確認してみてください。
解約の申し出はいつまでにすればよいですか？
締切や更新の扱いはプランや契約形態によって異なります。月単位か年単位か、申し出から効力が生じるまでにどれだけの期間が必要かを、申込時の契約書面と公式サイトで確認してください。具体的な日数や金額はここでは示せません。
他の電子契約サービスに乗り換える場合、どちらを先に手続きすべきですか？
新しいサービスの試用と社内フローの整備を先に済ませ、締結できる状態を確保してから旧サービスを解約する順番が安全です。旧サービスを先に止めると、急ぎの契約に対応できなくなる恐れがあります。