入社時に前職の源泉徴収票を回収する理由｜届かないときの年末調整の扱い
中途で人を採用したとき、雇用契約書やマイナンバーと一緒に「前職の源泉徴収票を出してください」とお願いする場面があります。なぜ必要なのか、いつまでに集めればいいのか、どうしても届かないときはどうするのか。ひとり社長や少人数の会社で初めて中途採用をする方に向けて、判断の順番を整理します。
この記事の結論
- 同じ年に前職がある中途入社者の年末調整では、前職分の給与と源泉徴収税額を合算して計算するため、前職の源泉徴収票の回収が必要になります。
- 源泉徴収票は前職の会社が退職後に交付するものなので、入社時点で手元にない場合は「届いたら提出」と伝え、年末調整の締切日を先に共有しておくと回収が進みます。
- 年末調整までに前職分がそろわない場合は、自社で年末調整を行わず、本人が確定申告で精算する流れになるのが一般的です。
入社手続きで前職の源泉徴収票を回収する理由
年末調整は、その年の1月1日から12月31日までに支払われた給与をまとめて、1年分の所得税を精算する手続きです。同じ年の途中で転職した人は、前職で支払われた給与と、そこで天引きされた源泉徴収税額がすでに存在します。自社の給与だけで計算すると1年分の所得にならないため、前職分を合算する必要があります。
この合算に使う資料が、前職の会社が交付する源泉徴収票です。支払金額、源泉徴収税額、社会保険料等の金額といった、年末調整の計算に直接必要な項目が記載されています。自己申告のメモや給与明細の合計では代用できない扱いになっているため、原本（または電子交付されたデータ）の提出をお願いすることになります。
なお、同じ年に前職がない人（新卒、その年はずっと無職だった人など）には源泉徴収票の回収は不要です。まずは「今年、他の会社から給与を受け取っていますか」と確認するところから始めると、無駄なやりとりが減ります。
いつ・どのように依頼するか
入社手続きの書類一式を渡すタイミングで、前職の源泉徴収票についても案内するのが進めやすい流れです。扶養控除等申告書やマイナンバーの提出依頼と一緒に、「今年、前職からの給与がある方は、前職の源泉徴収票をご提出ください」と書き添えます。
ただし、源泉徴収票は退職後に前職の会社から交付されるもので、入社日時点ではまだ手元にないことがよくあります。その場合は「未着」であることだけ確認し、届いたら速やかに提出してもらう運用にします。このとき、年末調整の社内締切日（たとえば11月中旬など、自社の給与計算スケジュールに合わせた日）をあわせて伝えておくと、本人も前職に催促しやすくなります。
前職が交付してくれない、連絡が取れないといった相談を受けた場合は、税務署に「源泉徴収票不交付の届出書」を提出する方法があると案内できます。手続きの詳細や様式は国税庁の案内を確認したうえで、本人に進めてもらう形が無難です。
源泉徴収票と退職証明書・離職票は何が違うのか
入社手続きで名前が似た書類が並ぶため、混同されがちです。源泉徴収票は税金（年末調整）のための書類、退職証明書は前職の在籍期間や退職理由などを証明する書類、離職票は雇用保険の失業給付を受けるための書類で、それぞれ目的が異なります。
退職証明書は、経歴の確認や、社会保険の資格取得手続きで前職の資格喪失日を把握したいときに使うことがあります。会社によっては提出を求めますが、法令上どの会社でも一律に必要というものではありません。自社で何のために使うのかを決めてから、依頼するかどうかを判断してください。
離職票は、転職先に入社する人には通常必要ありません。求職者が公共職業安定所で手続きするための書類なので、入社手続きの提出物に入れてしまうと本人を混乱させます。集める書類は「何に使うか」で整理しておくと、依頼文もシンプルになります。
年末調整までに届かないときの判断の順番
まず、年末調整の社内締切日の直前に、未提出者の一覧を作って個別に確認します。その時点で「もう少しで届く」なら、給与計算のスケジュールが許す範囲で待つ判断もありえます。ここは自社の締切をあらかじめ決めておくことが前提です。
締切までにそろわない場合は、自社で年末調整を行わず、本人が確定申告で1年分を精算する流れになるのが一般的です。前職分を含めない状態で年末調整をしてしまうと、計算のやり直しが必要になることがあります。本人には「自社分の源泉徴収票を交付するので、前職分とあわせて確定申告をしてください」と伝え、確定申告の時期（翌年の申告期間）も一緒に案内しておくと親切です。
年末調整の後になって前職分が届いた場合の扱いは、時期や状況によって異なります。年末調整のやり直しができる場合もあれば、本人の確定申告で対応することになる場合もあります。自社だけで判断せず、顧問税理士に確認してから対応を決めてください。
少人数の会社でつまずかないための運用
中途入社が発生するたびに手順を思い出すのは負担なので、入社時のチェックリストに「今年の前職給与の有無」「源泉徴収票の受領状況」の2項目を入れておくと抜けが減ります。受領状況は「受領済／未着（前職に請求中）／対象外」の3区分にしておくと、年末に見返したときに判断しやすくなります。
入社時に未着だった人は、年末調整の案内を出す前にもう一度確認する時間を取ります。9月や10月のうちに一度声をかけておくと、11月に慌てずに済みます。年の途中で入社した人が複数いる年は、この事前確認の有無で年末の負担が大きく変わります。
源泉徴収票や扶養控除等申告書などの書類を電子で受け取る場合は、保存方法についても社内ルールを決めておきます。電子帳簿保存法の考え方が関係する場面もあるため、要件の詳細は国税庁の資料を確認し、判断に迷う点は税理士に相談してください。
判断に迷ったら専門家に確認を
年末調整は、前職分の合算、控除の適用、途中入社・途中退職の扱いなど、個別事情で結論が変わる場面が多い手続きです。この記事は一般的な考え方の整理であり、個々のケースの取り扱いを断定するものではありません。
前職の源泉徴収票が届かない、年末調整の後に届いた、前職が複数ある、といったケースで扱いに迷うときは、顧問税理士に確認するのが確実です。社会保険や雇用保険の資格取得手続き、退職証明書の取り扱いなど労務側の論点が絡む場合は、社会保険労務士にも相談すると全体を整理しやすくなります。
よくある質問
入社時に前職の源泉徴収票がまだ届いていない場合はどうすればいいですか。
入社時点では未着であることが珍しくないため、「届き次第の提出」でかまいません。あわせて年末調整の社内締切日を伝えておくと、本人が前職に催促しやすくなります。締切までにそろわない場合は、本人の確定申告で精算してもらう流れになるのが一般的です。
前職が源泉徴収票を交付してくれないときはどうしますか。
まず本人から前職の担当部署へ再度依頼してもらいます。それでも交付されない場合は、税務署に「源泉徴収票不交付の届出書」を提出する方法があると案内できます。手続きの詳細は国税庁の案内を確認してください。
入社手続きで退職証明書も必ず必要ですか。
退職証明書は在籍期間や退職理由などを確認するための書類で、税金の計算に使う源泉徴収票とは目的が異なります。どの会社でも一律に必要というものではないため、自社で何に使うかを決めたうえで依頼するかを判断してください。
前職分を含めずに年末調整をしてしまった場合はどうなりますか。
計算のやり直しや、本人の確定申告での精算が必要になることがあります。時期や状況によって対応が変わるため、自社で判断せず税理士に確認してから進めることをおすすめします。