請求書・領収書を電子で発行するとき｜印紙の要否と保存のルール
「領収書をPDFで送れば印紙は貼らなくていい」という話を聞いたことがある方は多いと思います。ただ、なぜそう整理されるのか、そして電子で出した以上どう保存しなければならないのか、までセットで理解している方は意外と少ないところです。この記事では、請求書・領収書を電子で発行するときの印紙税の考え方と、電子帳簿保存法にそった保存の流れを、判断の順番に沿って整理します。
この記事の結論
- 印紙税は「紙の文書を作成して相手に交付したこと」に対してかかる税金と整理されており、PDFなどのデータのみで交付した領収書は課税文書の作成に当たらないという取り扱いが示されています。
- 電子で発行した請求書・領収書は、送った側も受け取った側も、原則としてデータのまま保存することが求められます（電子帳簿保存法の電子取引の保存）。
- 紙とデータを行き来させると印紙と保存の両方で判断が複雑になるため、「請求書と領収書は電子で出す」と社内ルールを先に決めてしまうのが実務では扱いやすい方法です。
電子契約・電子発行だと領収書の印紙はどうなる？
印紙税は、契約書や領収書といった「課税文書」を作成して相手に渡したときにかかる税金です。ここでいう作成とは、紙の文書を仕上げて相手方に交付することを指すと整理されており、この考え方に沿うと、PDFなどのデータだけで領収書を交付した場合は課税文書の作成には当たらない、という取り扱いになります。国税庁も、電磁的記録として作成・交付した場合の考え方を公表していますので、実際の判断の前に所管官庁の資料を確認してください。
注意したいのは、「電子だから印紙が不要」なのではなく、「紙を作って渡していないから課税文書の作成に当たらないと整理される」という順番だという点です。そのため、PDFで送ったあとに、相手の求めに応じて同じ内容の領収書を紙で印刷して押印し、郵送した場合は、その紙の方が課税文書として扱われることがあります。電子と紙の二重交付は、印紙の面で思わぬ負担が生じやすいパターンです。
請求書については、そもそも印紙税の課税文書として列挙されている種類に当たらないことが多く、紙で出しても印紙を貼らないのが一般的です。一方で、請求書という表題でも、売上代金を受け取ったことを示す文言が入っていれば受取書として扱われることがあります。表題ではなく中身で判断される点は、紙でも電子でも同じです。
印紙が必要かどうかを判断する順番
迷ったら、次の順に見ていくと整理しやすくなります。第一に「その文書は印紙税法で課税文書とされている種類に当たるか」。領収書・受取書、請負契約書、継続的取引の基本契約書などが代表例です。第二に「金額はいくらか」。受取書は一定金額未満であれば非課税とされていますが、基準額は法令で決まっているため、国税庁の資料で最新の内容を確認してください。
第三に見るのが「紙で作成して相手に交付したか」です。ここまでで課税文書に当たると判断されたものでも、データのみで交付していれば作成に当たらないと整理されます。逆に言えば、電子化を印紙の面で活かせるのは、もともと課税文書に当たる領収書や契約書であって、請求書だけを電子化しても印紙の負担は変わらないことが多いです。
実務でよく起きるのが、「控えを紙で保管しているが、これは課税されるのか」という疑問です。相手に交付していない自社控えは交付に当たらないという整理が一般的ですが、控えにも署名押印があり相手方が保存を求めているようなケースでは判断が分かれることがあります。金額が大きい取引や継続契約では、事前に税理士に確認しておくと安心です。
電子で発行した請求書・領収書はどう保存する？（電帳法）
メールにPDFを添付して請求書を送った、クラウドサービス上で領収書を発行した、Webからダウンロードしてもらった。これらはいずれも電子帳簿保存法でいう「電子取引」に当たり、送った側も受け取った側も、そのデータを保存することが求められます。印刷して紙で綴じておけば足りる、という扱いにはならない点が、紙の時代との一番大きな違いです。
保存にあたっては、大きく二つの要件があります。ひとつは、いつ発行され改ざんされていないかを示すための措置（タイムスタンプ、訂正削除の履歴が残るシステム、あるいは事務処理規程を定めて運用する方法など）。もうひとつは、取引年月日・取引金額・取引先で検索できるようにしておくことです。規模や状況によって緩和される場合もありますので、自社が何を満たすべきかは国税庁の資料で確認してください。
最低限やるべきことは、①保存する場所を一か所に決める、②ファイル名を「日付＿取引先＿金額」のような統一ルールにする、③改ざん防止のための事務処理規程を作って保管する、の三つです。ひとり社長や少人数の会社であれば、まずこの三つを整えるだけでも、あとから慌てて探す事態をかなり減らせます。
紙とデータが混ざるときの整理のしかた
現実には、取引先によって紙の請求書が届いたり、こちらが紙で出さざるを得なかったりします。このとき覚えておきたいのは、「受け取った形式」で保存方法が決まる、ということです。紙で届いたものは紙のまま保存するか、スキャナ保存の要件にそってデータ化する。データで届いたものはデータのまま保存する。この切り分けを社内で共有しておくと、担当者が迷わなくなります。
発行側としては、「請求書と領収書は原則データで交付する」と決めてしまうのが運用しやすい方法です。相手から紙を求められたときの対応も、あらかじめ決めておきます。たとえば「紙での再発行は行わず、PDFを再送する」「どうしても紙が必要な場合は事前に経理へ相談する」といった一文を社内規程に入れておくと、二重交付を防げます。
なお、インボイス制度に対応した適格請求書も、電子データでの提供が認められています。ただし、登録番号や税率ごとの区分といった記載事項は、紙でも電子でも必要です。使っている請求書サービスが記載事項を満たす様式になっているか、導入時に一度確認しておくとよいでしょう。
電子契約サービスを選ぶときに見るポイント
請求書・領収書の電子発行に使うサービスは数多くありますが、比べるべき軸はそれほど多くありません。まず、発行したデータをそのまま検索可能な形で保存できるか。次に、タイムスタンプや訂正削除履歴など、改ざん防止の措置がサービス側で用意されているか。この二つを満たしていれば、自社で規程を整える負担はかなり軽くなります。
次に見るのが、取引先側の受け取りやすさです。相手にアカウント登録を求める仕組みだと、取引先の規模によっては運用が止まることがあります。メール添付やダウンロードリンクなど、相手の手間が少ない方式を選べるかどうかは、実際の定着率に直結します。
会計ソフトや販売管理との連携も確認しておきたい点です。発行したデータが会計側に自動で連携されるなら、月末の突合作業が減ります。料金体系や機能は改定されることがありますので、比較の際は各社の公式サイトで最新の内容を確認してください。
最初の30日でやること
会社をつくったばかりであれば、いきなり全社ルールを作り込む必要はありません。まず、請求書と領収書をどの方法で発行するかを決めます。次に、発行したデータと受け取ったデータをためるフォルダを一か所つくり、ファイル名のルールを決めます。ここまでで、電子取引の保存の土台はできます。
続いて、改ざん防止のための事務処理規程を用意します。国税庁がサンプルを公開していますので、それをもとに自社の状況に合わせて整えるのが早い方法です。作ったら、印刷して保管するか、社内で参照できる場所に置いておきます。
最後に、紙で届いた書類の扱いを決めます。紙のまま保管するのか、スキャナ保存の要件にそってデータ化するのか。ここを決めておかないと、月末に「これはどっち」と手が止まります。制度の要件は改正されることがあり、自社の取引形態によって判断が分かれる部分もありますので、運用を固める前に顧問税理士に一度見てもらうことをおすすめします。契約書の形式や電子署名の有効性について迷う場合は、弁護士に相談すると論点が整理しやすくなります。
よくある質問
領収書をPDFで送れば印紙は貼らなくていいのですか？
印紙税は紙の文書を作成して交付したことに対してかかる税金と整理されており、データのみで交付した場合は課税文書の作成に当たらないという取り扱いが示されています。ただし、あとから同じ内容を紙で印刷して渡すと、その紙が課税文書として扱われることがあります。判断に迷う取引は税理士にご確認ください。
電子で受け取った請求書を印刷して紙で保管してもいいですか？
メールやWebで受け取ったデータは電子取引に当たり、原則としてデータのまま保存することが求められます。印刷した紙を補助的に使うのは構いませんが、元データの保存は別途必要です。要件の詳細は国税庁の資料で確認してください。
請求書を紙で出す場合、印紙は必要ですか？
請求書は印紙税の課税文書として列挙されている種類に当たらないことが多く、一般には印紙を貼らずに発行されています。ただし、代金を受け取った旨の文言が入っていると受取書として扱われることがあり、表題ではなく記載内容で判断されます。
ひとり会社でも事務処理規程は必要ですか？
改ざん防止の措置としてタイムスタンプなどを使わない場合、事務処理規程を定めて運用する方法が選択肢になります。規模にかかわらず、何らかの措置は求められると考えておくのが安全です。国税庁がサンプルを公開していますので、それを土台に整えるとよいでしょう。