雇用契約書を交付していない会社のリスク｜違法になる範囲と対処

雇用契約書がないと違法？　まず「明示義務」と分けて考える

検索でよく見かける「雇用契約書 ない 違法」という疑問は、２つの論点が混ざっています。ひとつは、雇用契約書という双方が署名・記名押印する契約書面を作る義務があるか。もうひとつは、会社が働く人に労働条件を明示する義務があるか、です。

前者については、労働契約は口頭でも成立すると考えられており、契約書という形式の書面を作ること自体を直接義務づける条文は労働基準法にはありません。一方で後者、労働条件の明示は労働基準法で使用者の義務とされており、一定の事項については書面の交付（本人が希望する場合はメール等の電子的な方法）で示すことが求められています。

つまり「雇用契約書がない」こと自体よりも、「労働条件を明示していない」ことのほうが法的なリスクに直結します。逆にいえば、雇用契約書という体裁でなくても、労働条件通知書をきちんと交付していれば明示義務の面はカバーできる、という整理になります。なお個別の事案の評価は事情によって変わるため、判断に迷うときは社会保険労務士や弁護士に確認してください。

明示が必要な労働条件と、書面で渡すべき範囲

書面などで明示すべき主な事項としては、契約期間、有期契約の場合の更新の基準、就業の場所と従事すべき業務、始業・終業の時刻や所定労働時間を超える労働の有無、休憩・休日・休暇、交替制の就業時転換、賃金の決定・計算・支払の方法と締切・支払の時期、退職に関する事項（解雇の事由を含む）などが挙げられます。近年の改正で、就業場所・業務の「変更の範囲」や、有期契約の更新上限、無期転換に関する事項などの明示も求められるようになっています。

パート・アルバイト・有期契約の人にも明示は必要で、短時間・有期雇用労働者については、昇給・退職手当・賞与の有無や相談窓口についても文書で示すことが求められます。「短期だから」「週数日だから」という理由で省略できるものではありません。

明示事項の細かい範囲や様式は改正が入ることがあるため、実際に整備するときは厚生労働省が公開しているモデル労働条件通知書や解説資料で最新版を確認するのが確実です。自社の雛形が数年前のままなら、変更の範囲の欄があるかどうかを見直してみてください。

交付していないと何が起きるか｜罰則と実務上のリスク

労働条件の明示義務に違反した場合、労働基準監督署の調査で是正指導を受けたり、罰金が科されたりすることがあります。金額や適用の有無は事案により、所管の資料や専門家の確認が必要ですが、「渡していなくても何も起きない」とは考えないほうがよい領域です。

法的な罰則よりも実務で効いてくるのが、条件があいまいなまま働き始めることによるトラブルです。残業代の計算方法、固定残業代の有無、試用期間の扱い、退職時の取り決めなどは、書面がないと「言った・言わない」になりやすく、争いになったときに会社側が立証で不利になりがちです。

さらに、助成金の申請、金融機関や取引先からの労務面の確認、M&Aや資本業務提携の際のデューデリジェンスでは、労働条件通知書や雇用契約書の整備状況が見られます。人数が少ないうちに整えておくほど、後の負担は軽くなります。

後から作成してもよい？　交付が遅れた場合の直し方

すでに働いてもらっている人に書面を渡していない場合、さかのぼって整備すること自体は妨げられません。むしろ放置するより、早く現状を書面化するほうが望ましい対応です。順番としては、①在籍者の一覧を作り誰に何を渡したかを棚卸しする、②厚生労働省のモデル様式をベースに自社の雛形を作る、③就業規則や賃金の実態と食い違いがないか確認する、④本人に説明して交付する、という流れになります。

日付の扱いは注意が必要です。入社日にさかのぼって作成したように見せかけるのではなく、現在の労働条件を確認する書面として作成日を実態どおりに記載し、入社日や契約期間の起算日は事実を書くのが基本です。条件を新たに決めるのではなく、これまでの運用を文書化する位置づけであることを本人に伝えると、話が進みやすくなります。

このとき、実態と異なる条件を書いてしまうと別の問題を生みます。所定労働時間、休日、残業代の計算方法、固定残業代がある場合はその時間数と金額の内訳など、実際の運用と一致しているかを一項目ずつ突き合わせてください。判断に迷う項目があれば、交付前に社会保険労務士に見てもらうと安全です。

雇用契約書と労働条件通知書、どちらで整備するか

迷ったときの判断は単純です。法律上の明示義務を満たすことだけが目的なら労働条件通知書で足ります。一方、退職時の手続き、秘密保持、競業や副業の取り扱い、貸与物の返還など、双方の合意として残しておきたい事項がある会社は、署名をもらう雇用契約書の形にする意味があります。

実務では「労働条件通知書兼雇用契約書」という一体型の様式を使う会社が多くあります。明示事項を網羅しつつ、末尾に双方の署名欄を設ける形です。書類が一枚で済み、受領の記録も残るため、少人数の会社ほど管理が楽になります。

電子交付を選ぶ場合は、本人が希望していること、そして本人が出力して書面にできる方法であることが前提になります。メール送信で完結させるなら、送信記録と本人の希望の記録を残しておきましょう。電子契約サービスを使う場合は、機能や対応範囲、料金が各社で異なるため、各社の公式サイトで最新の情報を確認してください。

もらっていない側は何をすればいい？　相談先の順番

働く側の立場で「労働条件通知書を渡されてない」という場合、最初の一歩は会社への請求です。人事や上司に、労働条件を明示した書面の交付をお願いしたい、と口頭またはメールで伝えます。メールなど記録が残る形にしておくと、後で経緯を説明しやすくなります。

会社が応じない、あるいは提示された条件が求人票や面接時の説明と食い違う場合は、勤務先を管轄する労働基準監督署に相談できます。相談の際は、求人票、面接時のメールやメッセージ、給与明細、タイムカードの写しなど、条件や実態が分かる資料を持参すると話が早く進みます。

賃金の未払いや解雇など具体的な金銭・地位の争いに発展しているときは、監督署の対応範囲を超えることもあります。その場合は弁護士や、各都道府県労働局の総合労働相談コーナーといった窓口も選択肢になります。どこに相談すべきか分からないときは、まず総合労働相談コーナーで状況を説明してみるとよいでしょう。

ひとり社長・小さな会社が今日から整える手順

これから初めて人を雇う会社は、採用が決まった時点で「入社日までに労働条件通知書兼雇用契約書を２部用意し、入社日に本人と読み合わせて署名、１部を渡し、１部を会社で保管する」という流れを定型化しておくと取りこぼしがありません。あわせて、社会保険や雇用保険の手続き、給与計算の設定も同じタイミングで走らせます。

すでに従業員がいる会社は、まず在籍者ごとに交付済みかどうかの一覧を作るところから始めてください。未交付の人には現在の条件を確認する書面を用意し、交付済みの人も、雇用期間や就業場所・業務の変更の範囲など、近年追加された明示事項に対応しているかを点検します。契約更新のタイミングがある人は、その更新時に新様式へ切り替えるのが手間の少ない方法です。

雛形づくり、就業規則との整合、固定残業代や変形労働時間制など運用が絡む項目の書き方は、自己流だと後で争点になりやすい部分です。自社の雛形を一度固めるときや、未交付の状態を解消するときには、社会保険労務士に内容を確認してもらうことをおすすめします。すでに従業員との間で条件をめぐるトラブルが起きている場合は、弁護士への相談も検討してください。

よくある質問