記帳代行とは｜依頼できる範囲と経理代行・税理士との違い

記帳代行とは？読み方と意味をまず整理する

記帳代行は「きちょうだいこう」と読みます。記帳とは、日々の取引を帳簿に記録していく作業のこと。会社は取引を帳簿に記録し、一定期間保存することが求められており、その記録作業を外部に任せるのが記帳代行です。

具体的には、こちらが領収書・請求書・通帳のコピー・クレジットカードの明細などを渡すと、相手側が内容を読み取って仕訳に起こし、会計ソフトに入力していきます。その結果としてできあがるのが、仕訳帳、総勘定元帳、試算表といった帳簿類です。

つまり記帳代行は「資料を帳簿に変換する作業の外注」と考えると分かりやすいです。経営判断のアドバイスや、税金の計算そのものを請け負うサービスではない、という点が出発点になります。

記帳代行はどこまで？依頼できる範囲とできない範囲

一般的に依頼できるのは、資料の整理と仕訳、会計ソフトへの入力、月次の試算表や総勘定元帳の作成までです。会社によっては、単なる数字の羅列ではなく月ごとの推移表や、勘定科目ごとの内訳をつけて返してくれるところもあります。ここは契約前に「どんな形で結果を受け取れますか」と確認しておくと、あとで揉めにくくなります。

一方で、税務申告書の作成や、税額に踏み込んだ相談（この支出は経費にできるか、この処理で税額はどう変わるか、など）は税理士の業務とされています。記帳代行業者が税務判断そのものを行うことは想定されていないため、「この処理でいいか分かりません」という論点は、税理士に回す前提で考えておく必要があります。

もうひとつ範囲外になりやすいのが、請求書の発行や入金確認、支払処理、給与計算、年末調整といった日常業務です。これらは記帳ではなく経理実務なので、記帳代行の標準的な範囲には入らないことが多いです。必要なら経理代行として別に依頼するか、対応可能な業者を探す形になります。

経理代行・起票代行との違いは「作業の範囲」

経理代行と記帳代行の違いは、範囲の広さです。記帳代行が「帳簿をつくる」に絞られるのに対し、経理代行は請求書発行、入金消込、支払データの作成、経費精算のチェック、給与計算など、日々の経理業務まで含むことがあります。名称は各社で自由につけられているので、看板の言葉より、契約書や業務範囲の一覧で中身を確認するのが確実です。

起票代行という言葉もときどき見かけます。これは仕訳伝票を起こすところまでを指す言い方で、記帳代行のうち入力の前段階に近いイメージです。実務上は記帳代行とほぼ同じ意味で使われていることも多いため、これも言葉ではなく「どこまでやるか」で確認してください。

迷ったら、この順で見ると整理しやすいです。まず①帳簿だけ作ってほしいのか、②お金の出入りの処理まで任せたいのか。①なら記帳代行、②なら経理代行の検討から。そのうえで③決算・申告まで一本で頼みたいなら、記帳を受けてくれる税理士事務所という選択肢が浮上します。

税理士に丸投げする場合との違いと選び方

「税理士に記帳から丸投げ」というのは、記帳代行と決算・申告をまとめて税理士事務所に依頼する形です。窓口がひとつになるため、記帳の段階で出た疑問がそのまま税務の相談につながりやすく、期末の手戻りが減りやすいのが利点とされています。

一方、記帳代行業者に記帳だけ頼み、決算・申告は別の税理士に、という分け方もあります。この場合は、使う会計ソフトやデータの受け渡し方法を両者で揃えておかないと、期末に「データを作り直す」事態になりがちです。契約前に、申告をお願いする税理士側に「このソフト・この形式で記帳されたデータを引き継げますか」と聞いておくと安全です。

選び方の基準は、次の順で考えると決めやすくなります。①取引件数が少なく論点も少ないなら、記帳だけ外注して申告を別途依頼する形でも回りやすい。②在庫がある、補助金を受けた、従業員を雇った、など判断が絡む要素があるなら、記帳と申告の窓口を揃えたほうが迷いにくい。③月次の数字を早く見たいなら、翌月何日までに試算表が出るか、という納期を基準に比べる。料金体系は取引件数や業務範囲で変わるため、各社の公式サイトや見積もりで最新の条件を確認してください。

依頼する前に準備すること（手順）

まず、依頼の1〜2週間前を目安に、渡す資料の種類を決めます。典型的には、売上の請求書控え、仕入・経費の領収書と請求書、預金通帳（またはネットバンキングの明細）、クレジットカードの利用明細、給与関係の資料です。紙かデータか、どちらで渡すかも先に決めておきます。

次に、渡し方と締め日を決めます。月初に前月分をまとめて送る、クラウドストレージに毎週アップロードする、など運用は様々です。ここで「こちらが◯日までに資料を送り、相手が◯日までに試算表を返す」という往復のリズムを決めておくと、月次が安定します。

最後に、疑問点のやり取り方法を決めます。業者側からは必ず「この支出は何の費用ですか」といった質問が来ます。チャットかメールか、まとめて月1回か。ここを決めておかないと、質問が宙に浮いて帳簿が止まります。なお、帳簿や請求書の保存方法については電子帳簿保存法やインボイス制度の考え方が関わるため、自社の保存ルールを決める際は国税庁の資料を確認し、判断に迷う部分は税理士にご確認ください。

依頼後にうまく回すコツと、相談先

記帳代行を入れても、社長側の作業がゼロになるわけではありません。資料を集めて期日までに渡す、質問に答える、という2つは残ります。逆にいえば、この2つが回っていれば、帳簿づくりの時間はほぼ手放せます。

返ってきた試算表は、ざっとでも毎月見る習慣をつけると価値が出ます。売上と主要な経費の推移、現預金の残高、この2点だけでも追っていると、期末に慌てる場面が減ります。数字の見方が分からないときは、そのまま税理士への質問リストにしてしまうのが早いです。

記帳の方法、勘定科目の選び方、決算や申告の進め方は、会社の事業内容や規模によって適切な形が変わります。契約前の範囲の切り分けや、記帳データの引き継ぎ方についても、顧問予定の税理士に一度相談したうえで決めると、あとから組み直す手間を避けやすくなります。労務に関わる給与計算や年末調整の範囲については、社会保険労務士にも確認しておくと安心です。

よくある質問