GMOサインのテンプレートと文書管理｜フォルダ分けと保管の設定
電子契約を導入して最初にぶつかるのが、「毎回おなじ設定をやり直すのが面倒」「締結済みの契約書がどこにあるか分からない」という2つの悩みです。GMOサインでは、前者はテンプレート、後者はフォルダ（文書管理）でだいたい解決できます。この記事では、テンプレートの作り方と、フォルダの分け方・保管先の決め方を、そのまま社内ルールにできる順番でまとめます。
この記事の結論
- GMOサインのテンプレートは、署名欄の位置・宛先の役割・件名などを雛形として保存する機能で、同じ種類の契約を繰り返し送る場合にまず作るとよいものです。
- フォルダは「契約の種類 → 相手先 → 年度」のように、検索ではなく“迷わず入れられるか”を基準に階層を決めると運用が続きます。
- 締結済み文書は保管先フォルダをテンプレート側であらかじめ指定しておくと、担当者が誰でも同じ場所に保管され、後から探す手間が減ります。
GMOサインのテンプレートとは？まず何を雛形にするか
GMOサインのテンプレートは、契約書のPDFや署名欄の配置、宛先（署名者）の役割、件名や文面といった送信時の設定をひとまとめに保存しておく仕組みです。同じ書式の契約を繰り返し送る場合、毎回PDFをアップロードして署名欄をドラッグし直す作業がなくなります。実際の画面名称や機能の範囲は契約しているプランによって異なることがあるため、細かい仕様は管理画面のヘルプや公式サイトで確認してください。
テンプレート化する候補を選ぶときは、「月に複数回送るか」「書式がほぼ固定か」の2点で見ます。業務委託契約書、秘密保持契約書、雇用契約書、注文請書のように、相手先と金額だけが変わるものは優先度が高い書類です。逆に、条文ごと交渉が入る大型契約は、毎回中身が変わるためテンプレート化の効果が薄くなります。
ひとり社長や少人数の会社なら、最初から全部をテンプレートにしようとせず、直近3か月で送った書類を並べて、件数の多いものから2〜3種類だけ作るのが現実的です。運用が回り始めてから増やしても遅くありません。
テンプレート作成の手順｜いつ・何を用意して・どこで設定するか
用意するものは、①確定版の契約書ファイル（PDFなど）、②署名する人の役割の整理（自社の署名者は誰か、相手方は1名か複数か）、③送信時の件名とメッセージ文面の定型、の3点です。このうち②が曖昧なままだと作り直しになるので、先に紙に書き出しておくと早く終わります。
作成は、管理画面のテンプレート（文書テンプレート）のメニューから新規作成を選び、ファイルをアップロードして進めます。署名欄・日付・記名欄などの入力項目を、文書上の位置にあわせて配置し、それぞれを「自社」「相手方」のどちらが入力するかを割り当てます。金額や契約期間など毎回変わる箇所は、テキスト入力欄として設定しておくと、送信時に入力するだけで済みます。
最後に、テンプレート名と保管先フォルダを指定して保存します。テンプレート名は「業務委託契約書（月額型）」のように、社内の人が一覧で見て迷わない粒度にしておくのがコツです。保存したら、自分宛てにテスト送信して、署名欄の位置と入力の流れを一度は確認しておきましょう。
電子印鑑GMOサインの料金プラン
電子印鑑GMOサインの料金は次のとおりです。改定されることがあるため、申し込み前に公式サイトで最新の内容をご確認ください。
| プラン | 月額 | 1件あたりの送信料 | ユーザー数 | 備考 |
|---|---|---|---|---|
| お試しフリー | 0円 | 契約印タイプ0円（月5件まで）／実印タイプは利用不可 | 1名 | — |
| ライト | 年間契約 8,800円／月（税込9,680円）、単月契約 9,500円／月（税込10,450円） | 契約印タイプ100円（税込110円）／実印タイプ300円（税込330円） | 記載なし | — |
| スタンダード | 年間契約 24,000円／月（税込26,400円）、単月契約 26,000円／月（税込28,600円） | 契約印タイプ100円（税込110円）／実印タイプ300円（税込330円） | 記載なし | — |
| ビジネス / エンタープライズ | 記載なし（利用規模に応じて個別案内） | 記載なし | 記載なし | — |
GMOサインのフォルダ管理｜階層の決め方の判断順
フォルダ設計で失敗する典型は、最初から細かく分けすぎることです。階層を決めるときは、「検索しやすいか」ではなく「担当者が迷わず入れられるか」を基準にしてください。検索は文書名や相手先名で後からできるので、フォルダは大まかな仕分けに徹するほうが運用が続きます。
迷ったら、まず第1階層を契約の種類（業務委託／秘密保持／雇用・労務／売買・発注／その他）にします。取引先の数が多い会社は、第2階層を取引先名、少ない会社は第2階層を年度にすると収まりがよくなります。取引先ごとの契約が複数年にわたって積み上がるなら「種類 → 取引先 → 年度」、単発の発注が中心なら「種類 → 年度」で十分です。
部署が分かれている会社では、第1階層を部署、第2階層を契約の種類にする形もあります。判断の順番としては、①閲覧させたい範囲が部署で分かれるなら部署を最上位、②分かれないなら契約の種類を最上位、③その下を取引先か年度のどちらかに統一、と考えると決まります。途中でルールを変えると過去分の整理が発生するので、最初に一度だけ決めて社内メモに残しておきましょう。
保管先フォルダの設定と、送信時に崩れない運用
締結が完了した文書は、送信時に指定した保管先フォルダに入る形が基本です。だからこそ、テンプレート側であらかじめ保管先を指定しておくのが最大のポイントになります。テンプレートに保管先が紐づいていれば、送信する人が誰であっても同じ場所に保管され、「担当者ごとに置き場所が違う」という事態を防げます。
文書名（件名）のつけ方も、テンプレートの段階でルール化しておくと後が楽です。たとえば「20260921_業務委託契約書_株式会社◯◯」のように、日付・書類名・相手先の順で並べると、一覧で見たときに時系列と相手先の両方が追えます。日付は先頭に置くと並び順が安定します。
運用が始まったら、月に一度、未整理のまま残っている文書がないかを確認する時間を決めておきます。締結前に差し戻しになったものや、相手方の都合で止まっている案件は保管先に入らないため、放っておくと行方不明になりがちです。月末の経理作業とあわせて見る、といった形で既存の習慣に紐づけると忘れにくくなります。
封筒機能・検索・アクセス権限で、必要な人だけが見られるようにする
関連する複数の書類を1回の署名手続きでまとめて送りたいときは、いわゆる封筒（まとめて送信）の考え方が役に立ちます。契約書と覚書、発注書と仕様書のように、セットで締結すべき書類を1件として扱えば、後から「覚書だけ見当たらない」という事故が減ります。まとめ方の単位も、テンプレートの段階で決めておくと安定します。
検索は、文書名・相手先・ステータス・期間といった条件で絞り込むのが基本の流れです。ここで効いてくるのが前述の文書名ルールで、命名がそろっていれば、フォルダを開かずに一覧から目的の契約へたどり着けます。逆に命名がバラバラだと、どれだけフォルダを細かくしても探す時間は減りません。
アクセス権限は、人数が増えてきたら早めに手を付けたい部分です。人事・労務関係の契約は担当者と役員のみ、取引先との契約は営業と経理、といった具合に、フォルダ単位で閲覧できる範囲を分けます。権限の設定項目や名称はプランによって異なる場合があるため、自社の管理画面で確認し、設定後は別アカウントで実際に見えかたをテストしてください。
保管ルールを決めるときに押さえておきたいこと
電子契約で締結した書類は、取引に関する書類として一定期間の保存が求められることがあります。電子取引のデータ保存については電子帳簿保存法の考え方が関係し、検索できる状態で保存することなどが論点になります。要件の詳細は国税庁など所管官庁の資料で最新の内容を確認し、自社の保存方法が当てはまるかは税理士に相談するのが安心です。
実務上は、サービス内で保管する運用に加えて、締結済みPDFを自社のクラウドストレージにも控えとして残している会社が多く見られます。二重管理は手間ですが、どちらが正本かを社内ルールで一言決めておけば混乱は起きにくくなります。どの方法を正式な保存とするかは、会計・税務の扱いに関わるため、判断の前に専門家に確認してください。
また、担当者が退職・交代するときに文書が見えなくなる設計になっていないかも確認しておきたい点です。個人アカウントに紐づいたまま管理されていると引き継ぎで詰まります。会社として管理するフォルダに保管先を集約し、権限で見せ方を調整する形にしておくと、人が変わっても業務が止まりにくくなります。
よくある質問
GMOサインのテンプレートは何種類まで作れますか？
作成できる件数や利用できる機能の範囲は、契約しているプランによって異なることがあります。上限や対応機能については、GMOサインの公式サイトおよび管理画面のヘルプで最新の情報を確認してください。
フォルダ構成は後から変更できますか？
フォルダの追加や文書の移動は運用の中で行えるのが一般的ですが、過去分をまとめて整理し直すのは手間がかかります。最初に「契約の種類を最上位にするか、部署を最上位にするか」だけ決めてしまい、細かい枝分かれは必要になってから足すのがおすすめの進め方です。
締結した契約書の保管先が毎回バラバラになってしまいます。
テンプレートごとに保管先フォルダを指定しておくと、送信する人が変わっても同じ場所に保管されます。あわせて、文書名を「日付_書類名_相手先」の順でそろえるルールを社内メモに残しておくと、検索でも迷わなくなります。
電子契約で結んだ契約書は、他に紙やPDFで残しておく必要がありますか？
電子取引のデータ保存については電子帳簿保存法の考え方が関係し、保存方法によって扱いが変わることがあります。自社のケースでどう保存すればよいかは、国税庁の資料を確認したうえで、税理士にご相談ください。