freeeサインの使い方｜書類の作成から締結までの流れと受信側の手順
電子契約サービスを初めて使うとき、いちばん不安なのは「自分の操作が相手にどう見えるのか」が分からないことだと思います。freeeサインは、契約書のPDFを取り込んで署名欄を置き、相手にメールでリンクを送り、相手がブラウザ上で同意して締結が完了する、という流れが基本です。この記事では、送る側の手順と受け取る側の手順を分けて、締結後の保管まで通しで整理します。画面の名称やボタンの位置はアップデートで変わることがあるため、細かい操作は必ずfreeeサインの公式ヘルプもあわせて確認してください。
この記事の結論
- freeeサインの基本の流れは、①契約書をPDFで用意またはテンプレートから作成、②署名欄と入力欄を配置、③相手のメールアドレス宛に送信、④相手がブラウザで内容を確認して同意、⑤締結済み書類として保存、の5ステップです。
- 受信側はアカウント登録をせずに、届いたメールのリンクからブラウザで内容を確認し、氏名などを入力して同意ボタンを押すだけで締結できるのが一般的な使い方です。
- 社内で承認を挟みたい場合はワークフロー機能で回覧してから送信し、相手のメールアドレスが分からない場合はURLを発行して自分で共有する方法を検討します。
freeeサインの使い方の全体像｜締結までは大きく5ステップ
freeeサインでの契約は、「書類をつくる」「送る」「相手が署名する」「締結が完了する」「保管する」という流れで進みます。紙の契約書でいえば、印刷して押印し、郵送して、返送を待ち、ファイルに綴じる、という一連の作業がすべて画面上で完結するイメージです。最初にこの全体像を頭に入れておくと、途中で操作に迷っても「いま自分はどの段階にいるのか」が分かります。
送る側が実際に手を動かすのは、主に「書類の準備」と「署名欄の配置」「送信先の指定」の3か所です。ここさえ済ませれば、あとは相手の操作待ちになり、相手が同意した時点で締結済みのファイルが自動的に保存されます。締結が完了すると双方に通知が届くため、電話やメールで「押印は済みましたか」と確認する手間が減ります。
なお、電子契約は相手方の理解と合意があって初めて成り立ちます。特に初めての取引先には、事前に「電子契約で進めたいのですが問題ないでしょうか」と一言確認しておくと、送信後のやりとりがスムーズになります。
書類の準備｜PDFをアップロードする方法とテンプレートから作る方法
書類の用意には、手元にある契約書のPDFを取り込む方法と、あらかじめ用意した雛形（テンプレート）から作る方法があります。まずは、WordやGoogleドキュメントで作った契約書をPDFとして書き出し、それをアップロードする方法から試すのが分かりやすいです。すでに紙で運用してきた契約書がある会社は、この方法なら文面をそのまま使えます。
同じ形式の契約書を繰り返し送る場合は、テンプレート登録が向いています。業務委託契約書、秘密保持契約書、雇用契約書のように、相手ごとに名称と金額と期間だけが変わる書類は、テンプレート化しておくと毎回の作業が入力だけで済みます。テンプレートには署名欄や入力欄の位置も一緒に保存できるため、配置をやり直す手間もなくなります。
判断の順番としては、「同じ書類を月に何度も送るならテンプレート、単発ならPDFアップロード」と考えると迷いません。まずはPDFアップロードで1件やってみて、社内で定番になった書類からテンプレートに移していくと、無理なく運用が整います。
freeeサインの料金プラン
freeeサインの料金は次のとおりです。改定されることがあるため、申し込み前に公式サイトで最新の内容をご確認ください。
| プラン | 月額 | 1件あたりの送信料 | ユーザー数 | 備考 |
|---|---|---|---|---|
| 無料 | 0円（税抜） | 電子サイン無料枠 1通／月 | 3名 | 送信・締結とタイムスタンプのみ |
| Starter | 年払い 5,980円／月（年額71,760円）、月払い 7,180円／月（税抜） | 電子サイン100円／SMS100円／電子署名200円（税抜）。無料枠50通／月 | 無制限 | フォルダ管理、テンプレート、API／Webhook |
| Standard | 年払い 29,800円／月（年額357,600円）、月払い 35,760円／月（税抜） | 同上。無料枠100通／月 | 無制限 | 契約チェック機能、Wordテンプレート、グループ管理 |
| Advance / Enterprise | 記載なし（問い合わせ） | 無料枠1,000通／月〜 | 記載なし | IP制限、SSO、ワークフロー、権限管理 |
署名欄の配置と送信｜メール送信とURL発行の使い分け
書類を取り込んだら、次に署名欄や日付欄、テキスト入力欄を画面上でドラッグして配置します。ここで大切なのは、「どの欄を誰が入力するのか」を割り当てることです。自社が入力する欄と、相手方が入力する欄を取り違えると、相手の画面で入力できずに問い合わせが来てしまうため、送信前にプレビューで確認しておくと安心です。
配置が終わったら、相手方の会社名・氏名・メールアドレスを指定して送信します。送信されると相手にメールが届き、そこに記載されたリンクから書類を開く仕組みです。複数人の署名が必要な契約では、署名する順番を指定できる場合があるため、社内の担当者→先方の担当者、といった順序を意識して設定します。
相手のメールアドレスが分からない、あるいは社内システム側でメールが届きにくいといったケースでは、URLを発行して自分でチャットなどを通じて共有する方法が使えることがあります。ただし、URLを知っている人が書類にアクセスできる状態になるため、共有先を間違えないよう注意し、機密性の高い契約ではメール送信を基本にするのが無難です。
社内承認を挟みたいときのワークフロー｜誰が確認してから送るか
契約書は、担当者が作ってそのまま送ってしまうと、条件の誤記や社内ルールとの不一致に気づけないことがあります。freeeサインのワークフロー機能は、送信前に上長や管理部門が内容を確認し、承認された書類だけが相手方に届くようにするための仕組みです。ひとり社長のうちは不要でも、従業員が増えて契約書を作る人が複数になったタイミングで導入を検討するとよいでしょう。
設定するときは、「誰が申請し、誰が承認し、誰が送信するか」を先に紙に書き出してから登録すると混乱しません。承認者を増やしすぎると締結までの日数が伸びるため、金額や契約種別で分岐させ、定型的な契約は承認者を少なくする、といった設計が現実的です。
ワークフローを使うと、いつ誰が承認したかの記録が残ります。後から「この契約は誰の判断で結んだのか」を確認する必要が出たときに役立つため、内部管理の観点でも意味があります。詳細な設定項目は提供状況により異なるため、公式のヘルプページで最新の仕様を確認してください。
受信側の手順｜相手はアカウント登録なしで署名できる
受け取る側は、まず届いたメールを開き、本文中のリンクから書類のページを開きます。多くの場合、受信側は新たにアカウントを作らなくても、ブラウザ上で書類を確認して同意できる仕組みになっています。取引先から「登録が必要ですか」と聞かれたときは、この点を伝えると安心してもらえます。
相手の画面では、契約書の本文をスクロールして内容を確認し、指定された欄に氏名や日付などを入力して、最後に同意・締結にあたるボタンを押します。押印画像を貼るような操作は不要で、入力と同意の操作が押印に代わる、と説明すると伝わりやすいです。受信側が内容に納得できない場合は、締結せずに差出人へ連絡してもらい、修正した書類を送り直す形になります。
もしメールが届かないと言われたら、迷惑メールフォルダの確認、受信側の会社で外部ドメインのメールが制限されていないかの確認、という順に切り分けます。それでも届かない場合は、URLを発行して別の手段で共有する、または宛先のメールアドレスを担当者の個人アドレスに変えて再送する、といった対応を検討します。
締結後の保管と、電子帳簿保存法との付き合い方
締結が完了すると、双方に完了通知が届き、締結済みの書類がサービス内に保存されます。契約書は後から参照する機会が多いため、取引先名・契約種別・契約期間などで検索できるよう、書類名の付け方を社内で統一しておくと探しやすくなります。「20260921_株式会社◯◯_業務委託契約書」のように、日付・相手先・書類名の順で揃えるのが一つの方法です。
電子で受け取った契約書や取引書類の保存については、電子帳簿保存法の考え方が関係します。検索できる状態で保存することや、改ざんを防ぐ措置をとることなどが求められる場面があり、会社の状況によって必要な対応が変わります。要件の詳細は国税庁の資料や公式のヘルプで確認し、判断に迷う点は税理士に相談してください。
また、契約書の種類によっては収入印紙の扱いが紙と電子で異なると説明されることがあります。こうした取り扱いは個別の事情で結論が変わることがあるため、自社の契約書について気になる場合は、税理士や司法書士などの専門家に確認すると安心です。料金やプランごとの機能差は変わることがあるので、導入前にfreeeの公式サイトで最新の情報を確認してください。
よくある質問
freeeサインで送った契約書は、相手も同じサービスに登録する必要がありますか。
一般的には、受信側はアカウントを作らずに、メールのリンクからブラウザで内容を確認して締結できる形になっています。相手に案内するときは「登録は不要で、届いたメールから内容を確認して同意していただくだけです」と伝えると伝わりやすいです。提供仕様は変わることがあるため、事前に公式ヘルプで確認しておくと安心です。
手元にあるPDFの契約書をそのまま使えますか。
WordやGoogleドキュメントで作った契約書をPDFとして書き出し、アップロードして使うのが基本的な流れです。取り込んだあとに署名欄や入力欄を画面上で配置し、誰が入力する欄かを割り当ててから送信します。同じ書類を繰り返し送るなら、テンプレートとして登録しておくと毎回の作業が短くなります。
相手にメールが届かないときはどうすればよいですか。
まず迷惑メールフォルダの確認、次に受信側の会社でメールの受信制限がかかっていないかの確認、という順で切り分けます。それでも解決しない場合は、宛先アドレスを変えて再送するか、URLを発行して別の手段で共有する方法を検討します。URL共有は送り先を間違えないよう、機密性の高い契約では慎重に扱ってください。
締結した契約書はどのように保管すればよいですか。
締結済みの書類はサービス内に保存されますが、社内で検索しやすいよう、日付・取引先名・書類名を揃えた命名ルールを決めておくとよいでしょう。電子で授受した書類の保存には電子帳簿保存法の考え方が関わるため、要件は国税庁の資料で確認し、自社に必要な対応は税理士にご確認ください。