freeeサインをスマホで使う方法｜アプリの有無と署名の手順

freeeサインはスマホで署名できる？アプリは必要か

まず押さえておきたいのは、電子契約サービスの多くが「送信する側」と「受け取って署名する側」で必要なものが違う、という点です。freeeサインでも、受信者は届いたメールのリンクから書類を開いて署名する流れが基本で、専用アプリのインストールやアカウント作成を前提としない設計になっています。スマートフォンの標準ブラウザで開ければ、外出先や移動中でも内容を確認して署名まで進められます。

送信する側（自社で書類を作成して送る側）は、freeeサインにログインして書類をアップロードし、署名欄などを配置する作業が必要です。この作業もスマホのブラウザからできる場合がありますが、入力欄の位置合わせや複数ページの確認はパソコンのほうが作業しやすいのが実情です。「送るのはパソコン、確認・署名はスマホでも可」と役割を分けて考えると迷いません。

アプリの提供状況や対応ブラウザは更新されることがあります。社内ルールを決める前に、freeeサインの公式サイトで最新の動作環境を確認してください。

スマホで届いた契約書に署名するまでの手順

受け取る側の流れは、おおむね次の順番です。まず、差出人から届いた通知メールを開き、本文内の書類確認用リンクをタップします。次に、書類の内容を最初から最後までスクロールして確認します。スマホは画面が小さいため、金額・期間・自動更新の有無といった重要箇所は、指で拡大して読むことをおすすめします。

内容を確認したら、指定された入力欄を埋めます。氏名や会社名などのテキスト欄、同意を示すチェックボックス、そして署名（または押印）欄です。署名欄では、画面上に指やタッチペンで手書きする形式や、氏名を入力して書体を選ぶ形式などが用意されていることがあります。案内に沿って入力すれば問題なく進められます。

最後に「完了」にあたるボタンをタップすると、署名済みの書類が確定します。多くの場合、完了後に控えのファイルを受け取れる案内が出ますので、そのまま自社の保存先（クラウドストレージや会計ソフトの証憑保存機能など）に入れておくと後で探す手間が減ります。電子データで受け取った契約書の保存方法は電子帳簿保存法の考え方が関わるため、具体的な保存要件は国税庁の資料を確認するか、顧問税理士にご相談ください。

freeeサインの料金プラン

freeeサインの料金は次のとおりです。改定されることがあるため、申し込み前に公式サイトで最新の内容をご確認ください。

マイ印鑑・チェックボックスなど、スマホでつまずきやすい項目

「マイ印鑑」は、あらかじめ登録しておいた印影を書類に押す機能にあたります。日本の商慣習に合わせて、署名だけでなく印影の見た目を残したい場合に使われます。スマホから使う場合は、事前にパソコンで印影を登録しておくと当日の操作が短くて済みます。なお、電子契約における印影は見た目の要素であり、法的な効力の中心は電子署名や送信・承認の記録側にあると説明されることが多い点は押さえておくとよいでしょう。

チェックボックスは、「内容に同意する」「オプションを選択する」といった意思表示に使われます。スマホだとチェック欄が小さく、タップしたつもりが反応していないことがあります。完了ボタンを押してもエラーが出て進めないときは、未入力の必須項目が残っているケースが大半です。画面上部や下部に表示される「未入力あり」の案内や、次の入力欄へ移動するボタンをたどると見つけやすくなります。

このほか、スマホ特有のつまずきとしては、メールが迷惑メールフォルダに振り分けられている、リンクの有効期限が切れている、社内のセキュリティ設定で外部リンクが開けない、といったものがあります。この3点を順に確認し、それでも解決しない場合は差出人に再送を依頼するのが早道です。

送信側が「スマホで開かれる前提」で整えておくこと

自社が送る側になるときは、相手が必ずしもパソコンで開くとは限らない、と考えて書類を作ると通りがよくなります。具体的には、署名欄や入力欄を小さくしすぎない、1ページに欄を詰め込みすぎない、押印欄と署名欄の役割が分かるようラベルを付ける、といった配慮です。欄の位置が本文と重なっていると、スマホでは特に読みにくくなります。

送信前に、自分のスマホで一度プレビューして確認する習慣をつけると失敗が減ります。相手に送るメールの件名や本文に「スマートフォンからも署名いただけます」と一言添えるだけでも、問い合わせの数が変わってきます。相手が電子契約に不慣れな場合は、簡単な手順（メールのリンクを開く→内容を確認→署名→完了）を箇条書きで添えるのも有効です。

署名の順番が決まっている契約（社内承認を経てから先方へ、など）では、回付順の設定を間違えると差し戻しになります。急ぎの案件ほど、送信前に宛先・順序・入力欄の3点をチェックする流れを社内の手順書に入れておくと安心です。

紙の契約と電子契約、どちらで進めるか迷ったときの判断順

すべての契約を電子に切り替える必要はありません。迷ったときは、まず「相手が電子契約に対応できるか」を確認します。相手方の社内規程で紙と押印が必要とされている場合は、無理に押し進めるより紙で進めたほうが早く終わります。次に「その契約類型が電子でも差し支えないか」を見ます。契約の種類によっては書面の交付が求められるものがあり、扱いが異なることがあります。

3番目に見るのは、社内の保存体制です。電子で締結した契約書は電子データのまま保存する考え方が基本になるため、保存場所とファイル名のルールを決めてから運用を始めると後が楽です。ここが整っていないうちに件数だけ増えると、数か月後に「あの契約書がどこにあるか分からない」という状態になりがちです。

最後に、印紙の扱いです。電子で締結した契約書の印紙税の取り扱いについては、契約の形態や交付方法によって判断が分かれることがあります。金額の大きい契約を電子に切り替える前に、税理士に確認しておくと安心です。

社内ルールとして決めておきたい3つのこと

電子契約を定着させるうえで効くのは、ツールの機能より運用ルールです。決めておきたいのは、第一に「誰が送信できるか」。アカウントを持つ人＝契約を締結できる人ではないため、金額や契約類型ごとに承認者を決めておきます。ひとり社長の会社でも、将来人が増えたときのために書き残しておくと引き継ぎが楽になります。

第二に「どこに保存するか」。契約書の控えを、サービス内だけに置くのか、クラウドストレージにも複製するのかを決めます。第三に「いつ見返すか」。自動更新のある契約は、更新月の前に見直すタイミングをカレンダーに入れておくと、気づかないまま更新され続ける事態を避けられます。

なお、料金体系や利用できる機能の範囲はプランや時期によって変わります。導入を検討する際は、freeeサインの公式サイトで最新の料金と機能を確認してください。

電子契約の有効性や、契約類型ごとに電子化できるかどうかの判断は、個別の事情によって結論が変わることがあります。重要な契約や継続的な取引の枠組みを電子に切り替える際は、弁護士に契約内容と方式を確認し、印紙税や証憑保存の扱いについては税理士にご相談ください。登記に関する書類を扱う場合は、司法書士への確認も検討してください。

よくある質問

この記事で取り上げたサービス

• freeeサイン（公式サイト）