電子帳簿保存法対応ソフトの比較｜JIIMA認証の見方と選び方

電子帳簿保存法のどこに対応したいのかを先に決める

電子帳簿保存法は、大きく「電子帳簿等保存（会計ソフトで作った帳簿・書類を電子のまま保存）」「スキャナ保存（紙で受け取った請求書などを画像で保存）」「電子取引データ保存（メールやウェブでやり取りしたデータの保存）」に分かれます。ソフト選びで迷う原因の多くは、この3つを区別しないまま「電帳法対応」という言葉だけで比べてしまうことにあります。

このうち、電子取引データの保存は事業者が対応を求められる部分です。メールのPDF請求書、ネット通販の領収書、クラウドサービスからダウンロードした利用明細などが該当し、紙に印刷して保管するだけでは足りないと整理されています。一方、紙の請求書をスキャンしてデータだけ残す「スキャナ保存」は、紙のまま保管する選択肢も残されており、やるかどうかは会社の判断です。

まずは「電子取引データの保存に対応したい」のか、「紙の保管もやめたい」のかを決めてください。前者だけなら選択肢はぐっと絞れますし、後者まで求めると要件が増え、ソフトに求める機能も変わります。個別の要件の詳細は、国税庁が公開している電子帳簿保存法関係の資料やQ&Aをご確認ください。

JIIMA認証とは何か、比較でどう使うか

JIIMA認証は、公益社団法人日本文書情報マネジメント協会が、市販のソフトウェアが電子帳簿保存法の要件を満たしているかを確認して与える民間の認証です。国の制度そのものではありませんが、要件を自分で読み解いて製品を検証する手間を減らせるため、比較の入口としては使いやすい目印になります。

注意したいのは、認証が区分ごとに分かれている点です。電子取引ソフト法的要件認証、スキャナ保存ソフト法的要件認証、電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証、電子書類ソフト法的要件認証、電子帳簿ソフト法的要件認証といった種類があり、「JIIMA認証取得」と書かれていても、自社がやりたい区分の認証とは限りません。製品ページのロゴだけで判断せず、どの区分で取得しているかを確認してください。

もうひとつ、認証があるソフトを使えば運用まで自動的に整う、というわけではありません。認証は製品の機能についての確認であり、実際には社内での保存ルールの整備や、検索できる形での保存といった運用面が伴って初めて要件を満たす形になります。判断に迷う部分は税理士にご確認ください。

比較の軸は4つ：保存範囲・検索・入力のしやすさ・出口

1つ目は保存範囲です。電子取引データだけか、スキャナ保存も含むか、会計帳簿の保存も兼ねるか。ここが自社の要件と合っていないソフトは、他がどれだけ良くても候補から外れます。

2つ目は検索のしやすさです。電子取引データの保存では、取引年月日・取引金額・取引先で探せる状態にしておくことが基本の考え方とされています。ソフトを使う場合、アップロード時にこの3項目を入力する画面があるか、メール取り込みやOCRで自動的に埋まるかで、日々の手間が大きく変わります。

3つ目は入力のしやすさ、つまり日常の動線です。スマホアプリで撮って送れるか、メールを転送するだけで取り込めるか、会計ソフトの仕訳と紐づくか。書類を受け取った人がその場で終わらせられる形になっていないと、結局あとでまとめて処理することになり、抜けが出ます。

4つ目は出口、つまりデータの取り出しです。解約時や乗り換え時に、保存した書類と検索用の項目をまとめてダウンロードできるかを、契約前に確認しておきます。保存義務のある期間は長いので、サービスを変えたときに困らないかという視点は外せません。

会計ソフト内蔵型と専用サービス型、どちらを選ぶか

まず、すでにクラウド会計ソフトを使っているなら、そのソフトに電子取引データの保存機能が含まれていないかを確認してください。含まれていて、自社が扱う書類の量と種類に無理がなければ、新しくサービスを増やさずに済みます。仕訳と証憑が同じ画面で紐づくため、あとから探すときにも楽です。

専用の文書管理サービスを検討したくなるのは、書類の量が多い、部署や担当者が複数いて権限を分けたい、紙のスキャナ保存も本格的にやりたい、契約書など会計以外の文書もまとめて管理したい、といった場合です。逆にひとり社長で月に扱う証憑が限られているなら、専用サービスを入れても管理対象が増えるだけになることがあります。

迷ったら、この順で見てください。①電子取引データだけでよいか→②今の会計ソフトで足りるか→③足りないなら、その区分のJIIMA認証があるサービスを2〜3社に絞る→④無料の試用期間で、実際の請求書を1カ月分入れてみる。料金やプランの内容は変わることがあるため、各社の公式サイトで最新の情報をご確認ください。

ソフトを入れる前後にやること

導入前に用意するものは多くありません。直近1〜2カ月に受け取った書類を、紙とデータに分けて並べてみてください。データで受け取ったものが何から届いているか（メール、取引先のウェブ画面、通販サイト、決済サービスの管理画面など）を書き出すと、必要な取り込み経路が見えてきます。

導入後は、社内ルールを短い文章で決めておきます。誰が、いつまでに、どこに保存するか。ファイル名や登録項目の付け方をどうするか。訂正・削除をしたときにどう記録するか。市販ソフトを使う場合は事務処理規程の要否も含め、国税庁の資料や税理士に確認しながら整えるとよいでしょう。

月に一度、保存漏れがないかを確認する時間を決めておくと運用が続きます。通帳やカードの明細と突き合わせて、領収書が見当たらない支払いを探す、という単純なやり方で十分です。税務調査の場面でどう見られるかは個別事情によりますので、心配な点は顧問の税理士に相談してください。

よくあるつまずきと、その避け方

ひとつは、メール添付のPDFを印刷して紙のファイルにとじ、データを消してしまうケースです。電子取引で受け取ったデータは、データのまま保存しておくことが求められる形になっています。印刷して保管すること自体を止める必要はありませんが、元データを消さない運用にしておくと安心です。

もうひとつは、クラウドストレージにフォルダを作っただけで終えてしまうケースです。ファイルを置くことはできても、取引年月日・金額・取引先で探せる状態になっていないと、あとで困ります。ファイル名に日付・取引先・金額を入れる、または一覧表を作るといった工夫で補う方法もありますが、件数が増えると手作業の限界が来ます。

最後に、サービスを増やしすぎて管理しきれなくなるケースです。バックオフィスのツールは、少ないほど運用が続きます。新しいサービスを検討するときは、いま使っているもので代用できないかを一度考えてから比較に進んでください。

判断に迷ったら専門家に相談を

電子帳簿保存法の要件は改正が重ねられており、会社の規模や取引の内容によって、どこまで整えるべきかの答えは変わります。「うちの場合はこの保存方法で足りるのか」「事務処理規程は要るのか」といった判断は、一般的な解説だけでは決めきれない部分です。

顧問税理士がいる場合は、ソフトを契約する前に候補を伝えて意見を聞くのが早道です。会計ソフトとの連携や、決算時の作業を前提にした助言がもらえます。顧問がいない場合も、スポット相談を受けている税理士事務所があります。制度の条文や要件そのものについては、国税庁が公開している電子帳簿保存法関係のパンフレット・一問一答もあわせてご確認ください。

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