メールで受け取った請求書の保存｜本文と添付ファイルの扱い方

メールで受け取った請求書は、なぜ電子のまま保存するのか

電子帳簿保存法では、紙をやり取りせずにデータで授受した取引情報を「電子取引」として扱います。メールにPDFの請求書が添付されて届いた場合、そのPDFがまさに電子取引のデータです。受け取った側は、そのデータを一定の要件のもとで保存することが求められます。

以前は印刷して紙で保管する運用も広く行われていましたが、現在は電子データで受け取ったものは電子のまま残す、という考え方が基本になっています。紙に出して保管すること自体を禁じられているわけではありませんが、紙だけにして元データを消してしまうと、保存すべきものが手元に残らない状態になりかねません。印刷は「見やすくするための補助」と位置づけ、元のファイルは必ず別に残す、と整理しておくと迷いません。

要件の細かい部分は事業者の規模や状況によって扱いが変わることがあります。具体的な適用については国税庁の公表資料を確認するか、顧問税理士にご確認ください。

添付ファイルとメール本文、どちらを保存すればよいか

判断の順番はシンプルです。まず「取引の内容（日付・金額・取引先・品目など）がどこに書かれているか」を見ます。添付されたPDFにすべて書かれているなら、保存対象はそのPDFです。メール本文が「請求書をお送りします。ご確認ください」という案内だけなら、本文まで残さなければならないとは限りません。

次に、本文に取引情報が書かれているケースを見ます。「今月分は◯◯の作業で、金額はこちらになります」といった形で、本文に金額や取引内容が直接書かれている場合、その本文が取引情報そのものです。この場合は本文を保存対象として扱います。添付ファイルがない見積・請求のやり取りや、値引き・数量変更を本文で合意したようなケースも同じ考え方です。

迷ったら、「このメールを削除したら、取引の証拠がどこにも残らないか」を自問してみてください。残らないなら保存対象です。判断に時間をかけるより、取引に関するメールは添付とセットで丸ごと残す運用にしてしまったほうが、結果的に手間が少なく済むことが多いです。

メール本文の保存方法｜PDF化・EML保存・スクリーンショット

メール本文を残す方法は、大きく三つあります。ひとつ目は、メールをPDFに書き出す方法です。多くのメールソフトやブラウザの印刷機能から「PDFとして保存」を選べば作成できます。差出人・宛先・件名・日時・本文が一枚に収まるため、あとから見返しやすいのが利点です。

ふたつ目は、メールファイル（EML形式など）としてそのまま書き出す方法です。元の状態に近い形で残せますが、開くのに専用のソフトが必要になることがあり、経理以外の人が確認しづらい場面もあります。三つ目はスクリーンショットです。手軽ですが、本文が長いと切れてしまったり、日時や差出人が写り込んでいなかったりしがちなので、保存する範囲に注意が必要です。

どれを選ぶかは、社内で見返す人の環境に合わせて決めます。少人数でPCの環境がそろっているならEMLでも運用できますし、いろいろな人が確認するならPDFが扱いやすいでしょう。大事なのは方法を統一することです。人によってバラバラだと、あとで探すときに二重の手間がかかります。

ファイル名と検索できる状態の作り方

電子取引データの保存では、「取引年月日」「取引金額」「取引先」で検索できる状態にしておくことが求められます。専用のシステムを使っていない場合、ファイル名にこの三つを入れておく方法が現実的です。たとえば「20260910_110000_サンプル商事.pdf」のように、日付・金額・取引先の順で並べるルールにします。

あわせて、フォルダの構成も決めておきます。年度ごと、月ごとにフォルダを分け、その中に受領したファイルを入れていく形が管理しやすいでしょう。ファイル名だけで足りない場合は、表計算ソフトで索引の一覧（日付・金額・取引先・ファイル名）を作っておく方法もあります。会計ソフトや請求書受領サービスに検索機能が備わっている場合は、その機能を使う前提で運用を組み立ててもかまいません。

なお、金額に消費税を含めるか、取引先名は正式名称か略称か、といった細かい点は先に決めておくと後で揺れません。「どちらでもよいが、社内で統一する」という性質のものです。判断に迷う項目は、税理士に確認しながらルールを固めるとスムーズです。

日付は請求書の日付か、受領日か

検索用の「取引年月日」には、原則として請求書に記載された日付を使います。請求書の発行日が書かれているなら、それをそのまま採用するのが素直です。一枚の請求書に発行日と締め日の両方がある場合は、どちらを採用するか社内で決め、その基準を書き残しておきます。

一方、メール本文だけで取引情報がやり取りされていて、明確な日付の記載がないこともあります。その場合は、メールを受け取った日（受領日）を取引年月日として扱う運用が取られることがあります。受領日を使うときは、メールの受信日時が分かる形で保存しておくと、あとから説明しやすくなります。

もうひとつ注意したいのが、受領日と会計処理上の計上日がずれるケースです。月末に発行された請求書を翌月に受け取ることは珍しくありません。保存上の日付と仕訳の日付は別の話として整理し、決算期をまたぐ請求書の扱いについては早めに税理士に相談しておくと安心です。

改ざん防止の措置と、社内ルールの決め方

電子取引データの保存では、検索できることに加えて、データが後から書き換えられない状態をつくることも求められます。方法としては、タイムスタンプの付与、訂正・削除の履歴が残るシステムの利用、訂正や削除を原則行わない旨を定めた事務処理規程の整備などが挙げられます。小さな会社では、規程を整備して運用する方法が取り組みやすいことが多いでしょう。

規程のひな形は国税庁のサイトで公開されています。自社の実情に合わせて、担当者・保存場所・訂正が必要になった場合の手順などを書き込み、社内で共有します。作って終わりにせず、実際の運用が規程どおりになっているかを、決算前などに一度見直す時間をとってください。

運用ルールとしては、最低限この四つを決めておくと回りはじめます。①取引に関するメールは添付ごと指定フォルダへ保存する、②ファイル名は日付_金額_取引先で統一する、③保存はいつまでに行うか（受領したその日、または週に一度など）、④担当者が不在のときは誰が代わるか。担当がひとりの会社ほど、④を決めておく価値があります。

受け取った請求書の保存を仕組みにする手順

まず、自社がメールで受け取っている取引書類を洗い出します。請求書だけでなく、領収書、納品書、注文請書、Web明細のダウンロードURLが送られてくるものも対象になり得ます。サブスクリプションの利用明細などは、メールではなく管理画面からダウンロードする形式も多いので、あわせて一覧にしておきます。

次に、保存先を一か所に決めます。クラウドストレージでも社内サーバーでもかまいませんが、担当者の個人メールボックスの中だけ、という状態は避けたいところです。保存先を決めたら、年度・月のフォルダを先に作っておき、受け取ったものをその場で入れる流れにします。そのうえで、事務処理規程を整備し、ファイル名のルールを紙一枚にまとめて共有します。

最後に、バックアップも決めておきましょう。クラウドを使っていても、アカウントが使えなくなる事態は起こり得ます。保存期間は帳簿書類の保存期間に合わせて考えることになるため、具体的な年数や自社に必要な対応については、税理士にご相談のうえ確定させることをおすすめします。制度の要件は改正されることがあるので、最新の内容は国税庁の資料で確認してください。

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