電子帳簿保存法の猶予措置と中小企業の緩和｜売上基準の見方

「電子帳簿保存法の宥恕期間」はもうない？いまは猶予措置

検索でよく使われる「宥恕期間」は、電子取引データの保存について、やむを得ない事情があれば書面での保存も認められていた期間を指します。この扱いは2023年12月末までの措置として設けられていたもので、現在は同じ名前では続いていません。

2024年1月以降は、名前も中身も変わった「猶予措置」が用意されています。ざっくり言うと、保存要件（改ざん防止や検索のしくみ）をすべて整えられない相当の理由があり、税務調査の際にデータのダウンロードの求めと、出力した書面の提示・提出に応じられるなら、電子データを残しておくこと自体は続ける、という形です。

ここで大事なのは、猶予措置でも「データを消してよい」わけではない点です。宥恕期間の感覚のまま、紙に印刷したからデータは削除、という運用をしていると、今の枠組みからは外れてしまう可能性があります。まずは受け取ったデータを捨てていないかを確認してください。

「電子帳簿保存法は任意」はどこまで本当か

電子帳簿保存法は、大きく三つの話に分かれます。①会計ソフトで作った帳簿や決算書類を電子データのまま保存する電子帳簿等保存、②紙で受け取った請求書や領収書をスキャンしてデータで保存するスキャナ保存、③メールやWebでやり取りしたデータを保存する電子取引データ保存です。

①と②は、やりたい会社が選んで採用するもので、紙で保存し続けることも選べます。「電子帳簿保存法は任意」と言われるのは、主にこの部分の話です。一方③は、電子でやり取りしたものは電子のまま保存する、という前提で運用されています。ここが「任意ではない」部分です。

つまり、紙の領収書をスキャンして捨てたいかどうかは会社の自由ですが、取引先からPDFで届いた請求書をどう残すかは自由ではない、という整理になります。ひとり社長の会社でも、Amazonや楽天の購入明細、クラウドサービスの領収書ダウンロード、メール添付の請求書があれば、③に当てはまります。

中小企業の緩和：検索要件が不要になる条件と売上基準

電子取引データの保存では、日付・金額・取引先で検索できる状態にしておく検索要件が基本ですが、小規模な事業者向けに緩和が用意されています。代表的なのが、基準期間の売上高が一定額（5,000万円）以下の場合、税務職員によるデータのダウンロードの求めに応じられることを前提に、検索要件が不要になるという扱いです。

もうひとつ、売上規模にかかわらず使える緩和もあります。電子取引データを出力した書面を、取引年月日その他の日付および取引先ごとに整理された状態で提示・提出できるようにしておき、あわせてダウンロードの求めに応じられる場合です。売上が基準を超えている会社でも、紙のファイリングをきちんと続けているなら、この形で運用している例があります。

どちらを使う場合も、ダウンロードの求めに応じられることが前提です。フォルダに入れっぱなしでも構いませんが、求められたときに一式を取り出せる置き場所になっているかは確認しておきましょう。なお、要件の細かい書きぶりは改正で変わることがあるため、国税庁が公表している一問一答やパンフレットで最新版を確認するか、顧問税理士にご確認ください。

売上基準はどこを見る？基準期間の数え方

売上の判定は、その事業年度の売上ではなく、原則として基準期間の売上高で見ます。法人なら前々事業年度、個人事業主なら前々年が基準期間です。つまり、今期の売上が伸びたからといって、その場で検索要件が必要になるわけではなく、二期後に効いてくるという時間差があります。

設立したばかりで基準期間がない会社、いわゆる1期目・2期目は、基準期間の売上高が存在しないため、判定上どう扱うかを事前に確認しておくと安心です。また、事業年度が12か月未満の期がある場合は、年換算の考え方が入ることがあります。決算期変更をした会社は特に、自己判断せず税理士に確認してください。

判断の順番としては、まず「前々期の売上を確認する」→「基準以下なら検索要件の緩和を前提に運用を組む」→「基準を超えるなら、書面を日付・取引先順に整理する運用か、検索要件を満たせるツールの導入かを比べる」という流れになります。売上が基準を超えそうな見通しが立った時点で準備を始めると、切り替えが楽です。

今日からやること：保存ルールを決めて文書にするまで

最初にやるのは、電子取引が発生している経路の洗い出しです。取引先からのメール添付、通販サイトの購入履歴、クラウドサービスの管理画面、カード会社や銀行のWeb明細、ECモールやキャッシュレス決済の売上データなど、1時間ほど手を動かして一覧にします。ここが抜けると、あとの運用がすり抜けます。

次に保存先を一つに決めます。クラウドストレージの専用フォルダでも、会計ソフトの証憑保管機能でも構いません。ファイル名を「日付_取引先_金額」の形にそろえておくと、検索要件の緩和を使う場合でも探しやすく、将来ツールを入れ替えるときにも困りません。月末に一括で移す運用にするか、届いたその場で保存するかも決めておきます。

最後に、決めた内容を短い社内ルールとして文書にします。改ざん防止の措置として事務処理規程を備える方法を選ぶ場合は、国税庁が公開しているサンプルをもとに作成し、社内に備え置きます。ひとり社長の会社でも、後から見返せる形で残しておくと、税務調査や決算のときに説明しやすくなります。

迷ったときの判断の順番と、専門家への相談

整理すると、①電子取引データを消さずに残しているか→②前々期の売上が基準以下か→③基準以下なら検索要件の緩和を前提に保存場所とファイル名を決める→④基準を超えるなら書面の整理運用かツール導入かを比べる→⑤改ざん防止の方法（規程かシステムか）を決める、という順番になります。上から順に潰していけば、だいたいの会社は形になります。

どうしても要件を整えきれない事情がある場合に猶予措置が視野に入りますが、これは「何もしなくていい」という意味ではなく、データを残し、求められたら出せる状態にしておくことが前提です。相当の理由に当たるかどうかの判断は個別性が高いため、自己判断で決めつけないほうが安全です。

売上基準の判定、決算期変更や設立初年度の扱い、インボイス制度と合わせた証憑の保存方法などは、会社ごとに結論が変わります。顧問税理士がいる場合は次回の打ち合わせで保存ルールを見てもらい、いない場合は決算前に一度、税理士に相談することをおすすめします。制度の要件そのものは国税庁の最新資料でご確認ください。

よくある質問