電子帳簿保存法とは｜わかりやすく全体像と、いつから何が義務か

電子帳簿保存法とは？わかりやすく言うと「電子で保存してよい／すべき」のルール

電子帳簿保存法は、帳簿や請求書・領収書といった国税関係の書類を、紙ではなく電子データで保存するときのルールを定めた法律です。もともとは「紙が原則だけれど、一定の条件を満たせば電子保存も認めます」という趣旨で始まり、その後の改正で、電子でやり取りしたものは電子のまま保存するという方向に整理されてきました。

ポイントは、「紙で受け取ったもの」と「最初から電子で受け取ったもの」を分けて考えることです。紙の請求書を紙のまま保管するのは、今でも基本の形として残っています。一方、メールに添付されたPDFの請求書は、電子取引として扱われ、データでの保存が求められる場面が出てきます。

「なぜこんな法律があるのか」と言えば、経理のデジタル化を進めつつ、後からデータが書き換えられていないことを確認できる状態を保つためです。だから条件として「改ざんされにくい状態」と「必要なときに探し出せる状態」がセットで出てきます。

三区分を整理する：電子帳簿等保存・スキャナ保存・電子取引データ保存

一つめの「電子帳簿等保存」は、会計ソフトなどで最初から電子的に作成した帳簿や決算関係書類を、紙に印刷せずデータのまま保存する区分です。クラウド会計で仕訳を入力している会社は、実質的にこの形に近い運用をしていることが多いでしょう。

二つめの「スキャナ保存」は、紙で受け取った請求書や領収書をスキャンや撮影でデータ化し、紙の原本の代わりに保存する区分です。紙を処分して保管スペースを減らせる一方、解像度や入力期間、事務処理規程といった条件が細かく定められているため、導入するかどうかは自社の書類量とチェック体制を見て判断することになります。

三つめの「電子取引データ保存」は、メール添付のPDF、Web上でダウンロードする請求書や領収書、EDI取引など、授受そのものが電子で完結した取引の記録を保存する区分です。三区分のうち、対応が求められるのはここだと理解しておくと、優先順位を間違えずに済みます。詳しい要件は国税庁が公開している資料で最新版をご確認ください。

いつから義務化？「義務なのは電子取引データ保存だけ」という理解が起点

電子帳簿保存法は改正を重ねてきましたが、実務で押さえるべき結論はシンプルです。電子帳簿等保存とスキャナ保存は、やりたい会社が選んで使う任意の制度です。対して電子取引データ保存は、電子でやり取りした取引情報がある事業者に共通して関係します。

移行期には、すぐに対応できない事情がある場合の取り扱いも設けられてきました。ただ、これから会社をつくる人やバックオフィスを整え始めた会社は、最初から電子のまま保存する形で組み立てたほうが、後で作業をやり直さずに済みます。設立直後の取引が少ないうちにルールを決めるのが、いちばん負担の軽いタイミングです。

なお、経過措置や猶予の扱いは時期によって変わることがあります。自社に適用されるかどうかの判断は、国税庁の公表資料を確認するか、顧問の税理士にご確認ください。

自社の対象・対象外を切り分ける手順

まず、書類の入口を「紙で来るもの」「電子で来るもの」に分けます。郵送で届く請求書、店舗で受け取るレシートは前者です。メール添付のPDF、クラウドサービスの管理画面からダウンロードする利用明細、ネット通販の領収書、電子契約サービスで締結した契約書は後者にあたることが多い書類です。

次に、電子で来るものを「取引に関する金額・日付・相手先が記載されているか」で見ます。請求書・領収書・注文書・契約書・見積書など、取引の証拠になるものが対象になりやすい一方、単なる案内メールや社内メモは、この法律が想定する保存対象とは性質が異なります。判断に迷う書類が出てきたら、保存しておいたうえで税理士に確認するのが安全です。

「対象外」と考えたくなる典型が、紙でやり取りした書類です。紙で受け取って紙で保管しているものは、スキャナ保存を選ばない限り、これまでどおり紙の保管が基本になります。また、法人ではなく個人でも、事業として取引がある場合は同じ考え方が及ぶ点には注意してください。

ひとり社長・小さな会社の最初の一歩：保存場所とファイル名を決める

最初にやるのは、ツール選びではなく置き場所の統一です。クラウドストレージでも会計ソフトの証憑保管機能でもかまいませんが、「電子で受け取った証憑はここにしか置かない」という一か所を決めます。個人のメールボックスやスマホのカメラロールに散らばっている状態が、いちばん後で困ります。

次に、探せる状態をつくります。よく使われるのは「取引日＿取引先名＿金額」の形でファイル名をそろえる方法で、これなら検索機能で日付・相手先・金額から絞り込めます。ファイル名を整えるのが面倒なら、表計算ソフトで簡単な索引台帳を作り、ファイルと対応させる方法もあります。

最後に、勝手に書き換えられない運用を決めます。訂正や削除の履歴が残るサービスを使うか、それが難しい場合は「訂正・削除の防止に関する事務処理規程」を作って運用するのが一般的な考え方です。規程のひな形は国税庁のサイトで公開されているものを出発点にすると進めやすく、自社の実情に合わせる部分は専門家に見てもらうと安心です。

やりがちなつまずきと、迷ったときの判断の順番

つまずきの代表格は、電子で受け取ったPDFを印刷して紙のファイルに綴じ、元データを消してしまうケースです。紙に出すこと自体は業務上の都合で行ってかまいませんが、元の電子データも残しておく、という二段構えにしておくと、後から困りにくくなります。

もう一つは、クレジットカードやネット通販の明細をため込んでしまうケースです。サービス側の管理画面に一定期間しか表示されないこともあるため、月次で締めるタイミングにまとめてダウンロードし、保存場所へ移す作業を月のルーティンに組み込むのが現実的です。

迷ったら、次の順に見ます。①その書類は電子で受け取ったか→はいなら電子取引データ保存の考え方で扱う。②紙で受け取ったか→はいなら紙保管が基本で、スキャナ保存を導入するかは別途検討。③判断がつかないか→保存したうえで専門家に相談。この順番だけ覚えておけば、大半の場面は処理できます。

ソフトやサービスを選ぶときの基準

対応をうたうサービスは数多くありますが、選ぶ基準は自社の取引の形で変わります。電子で受け取る証憑が月に数件程度なら、クラウドストレージとファイル名ルールだけで回ることもあります。取引先が増え、複数人が経費を精算するようになったら、証憑の取り込みと検索、訂正履歴の記録が一体になったサービスのほうが手間が減ります。

比較するときは、「日付・取引先・金額で検索できるか」「訂正や削除の履歴が残るか」「会計ソフトと連携して二重入力を避けられるか」「解約したときにデータを取り出せるか」の四点を見ると、機能の差が見えやすくなります。料金やプランの内容は変わることがあるため、各社の公式サイトで最新の情報を確認してください。

そのうえで、税務調査の場面でどう見せるかまで含めて設計できると安心です。自社の業種や取引形態に合った保存方法や、スキャナ保存を導入すべきかどうかの判断については、顧問税理士にご相談ください。要件の詳細は国税庁の公表資料もあわせてご確認いただくことをおすすめします。

よくある質問