請求書を発行した側の電子帳簿保存法対応｜送信側の保存方法
電子帳簿保存法の話題は「受け取った請求書をどう保存するか」に偏りがちですが、実は自社が発行して送った側にも、控えを残す話がついてきます。とくにPDFをメールで送っている会社は、送信した時点で電子取引に当たると考えられるため、受領側と同じ考え方で控えを保存する必要が出てきます。この記事では、発行側の立場で「何を、どこに、どう残すか」を、送り方のパターン別に整理します。
この記事の結論
- 自社がPDFなどの電子データで請求書を送った場合、発行側（送信側）も、その控えを電子データのまま保存することが求められると考えられています。
- 紙で印刷して郵送した請求書は、控えを紙で保存する方法のほか、一定の要件を満たしてスキャナ保存とする方法も認められる場合があります。
- 発行側の保存では「日付・取引先・金額で探せる状態」と「あとから書き換えられない仕組み」の2点を、自社の運用に合わせて先に決めておくと迷いません。
電子帳簿保存法は「請求書を発行した側」にも関係するのか
電子帳簿保存法のうち、実務で多くの会社に関わるのが「電子取引」のルールです。電子取引は、取引情報を電子データでやりとりすることを指すため、受け取るだけでなく、自社から送る場合も含まれると整理されています。つまり、請求書のPDFをメールに添付して送った時点で、発行側にもそのデータを保存する話が出てくることになります。
「控えは会計ソフトに数字が入っているから大丈夫」と考えたくなりますが、会計帳簿への記録と、取引先に渡した書類そのものの控えは別の話です。相手に渡したのと同じ内容のデータを、あとから取り出せる形で残しておく、というのが基本的な考え方になります。
対象になる書類は請求書だけではありません。納品書、見積書、領収書、契約書なども、電子データでやりとりしていれば同じように扱うことになります。まずは「自社が外部に送っている書類」を一度書き出してみると、対応すべき範囲が見えてきます。
送り方で変わる3つのパターン｜まずここを仕分ける
対応方法を考えるときは、書類の種類よりも先に「どうやって送っているか」で仕分けると早いです。判断の順番は、①電子データで送っている、②紙に印刷して郵送・手渡ししている、③クラウドサービス上で発行している、の3つです。
①のメール添付PDF、チャットでの送付、自社サイトからのダウンロード提供などは、電子取引として扱われるのが一般的です。この場合、送った控えも電子データのまま保存する方向で考えます。印刷して紙のファイルに綴じるだけ、という運用は見直しの対象になりやすい部分です。
②の紙で郵送しているケースは、控えを紙で保存する従来の方法が引き続き使えます。紙の保管場所が負担なら、一定の要件を満たしてスキャナ保存に切り替える選択肢もあります。③のクラウド請求書サービスで発行している場合は、サービス側が発行データを保存する機能を備えていることが多いので、まずその機能の有無と保存期間を確認するところから始めます。
PDFをメールで送っている会社がやること
いちばん多いのが、会計ソフトや表計算ソフトで請求書を作り、PDFにしてメールで送るパターンです。この場合に必要なのは、送ったPDFそのものを所定の場所に保存し、あとから検索できるようにすることです。送信済みメールのフォルダに入っているから大丈夫、とは言い切れないため、専用の保存先を決めておくと安全です。
保存先は、社内の共有フォルダでも、クラウドストレージでも、会計・請求システムの保存機能でもかまいません。大切なのは、担当者が変わっても同じ場所に同じルールで貯まっていくことです。保存フォルダを「年度／取引先」のように区切り、ファイル名を「日付_取引先名_金額」のような形式で統一しておくと、探すときに困りません。
あわせて、社内で勝手に上書きや差し替えができない状態にしておくことも求められます。保存フォルダの編集権限を絞る、訂正や削除の手順を定めた社内規程を用意する、といった対応が考えられます。具体的にどの方法が自社に合うかは、国税庁の公表資料を確認したうえで、顧問の税理士に相談すると判断しやすくなります。
検索できる状態にする、という要件のかみくだき方
電子取引のデータ保存では、日付・取引金額・取引先といった項目で該当の書類を探し出せることが求められます。難しく聞こえますが、要するに「税務調査で『この会社への去年の請求書を見せてください』と言われたときに、すぐ出せるか」という話です。
小さな会社であれば、ファイル名に日付・取引先・金額を入れるだけでも実質的に検索できる状態になります。件数が増えてきたら、表計算ソフトで索引一覧をつくる、あるいは請求書発行システムの検索機能に任せる、という段階に進むと運用が楽になります。
なお、事業規模などの条件によっては検索要件が緩和される取扱いが設けられています。自社が緩和の対象になるかどうかは判断が分かれやすい部分なので、所管官庁の資料で最新の内容を確認し、迷う場合は税理士に確認してください。
紙で郵送している場合の控えの残し方
請求書を印刷して郵送している会社は、控えを紙で保存する方法がそのまま使えます。取引先別または発行月別に綴じ、保存期間が過ぎるまで保管する、という従来のやり方で問題になりにくいでしょう。ただし、保管スペースと紛失リスクは年々重くなります。
紙を減らしたい場合は、控えをスキャンして電子データで保存する方法があります。この場合はスキャナ保存の要件が関わってくるため、解像度や訂正・削除の記録が残る仕組みなど、電子取引よりも確認すべき点が増えます。導入前に要件を一通り確認しておくことをおすすめします。
同じ会社の中で「A社には郵送、B社にはメール」と混在しているケースもよくあります。この場合は、送り方ごとに保存場所を分けるより、最終的にどちらも同じ電子の保存先に集約したほうが、あとで探すときに迷いません。将来的に電子送付へ寄せる前提で設計しておくと、移行がスムーズです。
今日から始める場合の手順と、専門家に相談したいこと
まずやることは、①自社が発行している書類の棚卸し、②送り方の仕分け、③保存先とファイル名ルールの決定、④社内への周知、の順です。棚卸しは、請求書・納品書・見積書・領収書について「誰が作り、どう送っているか」を1枚の表にまとめるだけで十分です。ここが曖昧なまま仕組みを入れても、運用が続きません。
次に、保存先を1か所に決めます。ひとり社長なら、クラウドストレージに年度フォルダをつくるところから始めても構いません。人が増える見込みがあるなら、請求書発行システムの保存機能を使う方向が扱いやすいでしょう。各サービスの機能や料金は変わることがあるため、公式サイトで最新の内容を確認してください。
最後に、訂正・削除をどう扱うかを決めます。事務処理規程を整える方法が案内されることが多い部分ですが、自社にどの形が合うかは、取引量や体制によって変わります。保存方法の可否や、スキャナ保存への切り替え、インボイス制度との関係まで含めた判断は、税理士に相談したうえで進めると安心です。登記や契約書の保存に関わる論点が出てきた場合は、司法書士や弁護士への相談もあわせて検討してください。
よくある質問
発行した請求書のPDFは、印刷して紙で保存してはいけないのですか。
電子データで送った請求書は、控えも電子データのまま保存する扱いが基本と考えられています。紙に印刷したものを補助的に持っておくこと自体は妨げられませんが、紙だけで済ませる運用は見直しの対象になりやすい部分です。自社の状況に当てはめた判断は税理士にご確認ください。
送信済みメールのフォルダに残っていれば、保存したことになりますか。
メールソフトに残っているだけでは、検索性や削除防止の面で不十分になることがあります。専用の保存先にPDFを保存し、日付・取引先・金額で探せる状態にしておくほうが確実です。メール本文に取引情報を書いて送っている場合は、その本文自体の保存も必要になることがあります。
納品書や見積書も、請求書と同じように保存が必要ですか。
納品書や見積書も取引情報が記載された書類にあたるため、電子データでやりとりしていれば同じ考え方で保存を検討します。書類の種類ごとにルールを変えると運用が崩れやすいので、まとめて同じ保存先に集約するのが現実的です。
クラウドの請求書サービスを使っていれば、それだけで対応できますか。
多くのサービスが発行データの保存や検索の機能を備えていますが、対応範囲はサービスごとに異なります。電子帳簿保存法への対応状況、保存期間、解約後のデータの扱いを公式サイトで確認し、不足する部分は自社で補う形にしてください。