電子帳簿保存法と紙保存の併用｜紙でもらった請求書・領収書の扱い

電子帳簿保存法で「紙保存」はもう認められないのか

電子帳簿保存法という名前の印象から、「すべての書類をデータ化しなければいけない法律」と受け取られがちですが、実際の中身は少し違います。この法律は、大きく分けて「帳簿や自分で作った書類を電子データで保存する方法」「紙の書類をスキャンして保存する方法」「電子でやりとりした取引情報の保存」という三つの場面のルールを定めたものです。このうち前の二つは、やりたい会社が選べる任意の方法として整理されています。

つまり、取引先から紙で郵送されてきた請求書や、店舗で受け取ったレシート・領収書は、これまでどおりファイルに綴じて保管する方法が残っています。紙をスキャンしてデータだけを残す「スキャナ保存」は、要件を満たせば選べる選択肢であって、全社に強制されるものではありません。

一方で、大きく変わったのが三つ目の「電子取引」です。メールにPDFで届いた請求書や、ECサイト・クラウドサービスの管理画面からダウンロードする明細など、最初からデータでやりとりした取引情報は、電子データのまま保存することが求められる取り扱いとされています。紙保存が残っているのは前の二つ、データ保存が求められるのは三つ目、という線引きをまず押さえてください。

紙と電子の併用はできる？まずこの順に判断する

紙と電子の併用は可能です。社内の書類を一括でどちらかに統一する必要はなく、書類ごとに扱いを分けて構いません。判断が迷子になるのは「請求書だから」「経費だから」と書類の種類で考えてしまうときです。見るべきなのは種類ではなく、その書類が自社にどう届いたか、という点です。

判断の順番はシンプルです。第一に「相手からデータで受け取ったか、紙で受け取ったか」を確認します。データで受け取ったものは電子取引のルールで、電子データのまま残す方向で考えます。紙で受け取ったものは、第二に「紙のまま綴じて保管するか、スキャンしてデータにするか」を自社の都合で選びます。ここで初めて、スキャナ保存を使うかどうかという選択が出てきます。

第三に、自社が発行した側の書類を考えます。自分で作成した請求書や見積書の控えは、紙で印刷して控えを残す方法も、会計ソフトや作成システム上でデータとして残す方法もあります。この三段階で仕分ければ、同じ取引先について「請求書はPDFで保存、交通費の領収書は紙のファイル」といった混在状態でも、整理がつきます。

紙でもらった請求書・領収書はどう保管すればいいか

紙の原本を紙のまま保存する場合、特別なシステムは要りません。月ごと、あるいは取引先ごとにファイルやフラットファイルへ綴じ、決算期が分かるようにラベルを付けて保管します。小さな会社でよくある失敗は、レシートを封筒にまとめて入れたまま年度をまたぎ、後で探せなくなることです。月次で仕訳を締めるタイミングにあわせて綴じる習慣にしておくと、後の負担が軽くなります。

保存期間は法人税法などで定められており、原則として決算後も一定の年数にわたって保管しておく必要があります。年数や起算日の考え方は事業の状況によって異なることがあるため、国税庁の公表資料を確認するか、顧問税理士に確認してください。倉庫や自宅の一角にスペースを確保しておくと、書類が増えたときに慌てずに済みます。

なお、紙の領収書を会計ソフトのスマホアプリで撮影して仕訳を作るケースも増えました。この場合、撮影画像を「経理のための控え」として使うだけなら、紙の原本は引き続き保管しておく運用が無難です。紙を捨ててデータだけを正式な保存とするには、次に説明するスキャナ保存の要件を満たす必要があります。

スキャナ保存で紙原本を捨てられる？向いている会社・向いていない会社

スキャナ保存は、紙で受け取った書類をスキャナやスマートフォンで読み取り、一定の要件を満たしたうえでデータとして保存する制度です。要件を満たして保存できれば、紙の原本を残さない運用も選べるとされています。要件には、読み取りの時期、解像度や階調に関する基準、訂正削除の履歴が分かる仕組み、日付・金額・取引先での検索ができる状態にすること、などが含まれます。細かい条件は改正で変わることがあるため、導入前に国税庁の最新の資料を確認してください。

向いているのは、紙の書類が毎月まとまった量で届く会社、複数の拠点やリモート勤務があって原本の回覧に手間がかかる会社、書類の保管スペースを減らしたい会社です。逆に、月の紙書類が数枚で、ファイル一冊に収まる規模なら、無理にスキャナ保存へ移行するメリットは大きくありません。運用ルールを整える手間のほうが上回ることがあります。

判断の目安としては、「紙の保管や検索に毎月どれくらい時間を取られているか」を先に見てください。探し物の時間が気にならない規模なら紙のまま、原本を探すたびにキャビネットを開けているなら検討の価値あり、という順番です。導入する場合は、要件に対応したクラウドサービスや会計ソフトを使うと運用しやすくなります。機能や対応範囲、料金は各社の公式サイトで最新の情報を確認してください。

電子データを印刷して紙で保存するのは避けたい理由

いちばん間違えやすいのが、メールに添付されたPDFの請求書を印刷し、紙のファイルに綴じて、データのほうは削除してしまうパターンです。これは電子取引にあたるため、印刷した紙だけを残す方法では保存として認められないことがあります。紙に出すこと自体を止める必要はありませんが、元のデータも併せて残しておく形にしておくと安心です。

電子取引データの保存では、改ざんを防ぐための措置と、後から探せる状態にしておくことが柱になります。改ざん防止については、タイムスタンプや訂正削除の履歴が残るシステムを使う方法のほか、社内で事務処理規程を定めて運用する方法も示されています。検索については、日付・金額・取引先で探せるようにしておくのが基本です。ファイル名を「20260921_100000_〇〇商事.pdf」のように統一し、年度ごとのフォルダにまとめるだけでも、かなり整います。

事業規模によっては要件が緩和される取り扱いが設けられている場合もあります。自社が該当するかどうかは判断が分かれることがあるため、国税庁の資料を確認したうえで、税理士に相談してください。「印刷して紙で持っているから大丈夫」と思い込んだまま数年分を進めてしまうと、後からの立て直しが大変になります。

今日から始められる、紙と電子の併用ルールの決め方

まず、自社に届く書類を一度書き出してみてください。取引先からの請求書、クレジットカードの明細、交通費や消耗品のレシート、クラウドサービスの利用明細、外注先からの請求書——それぞれについて「紙で届く」「メールで届く」「サイトからダウンロードする」のどれかを書き添えます。この一覧が、そのまま社内ルールの土台になります。

次に、一覧を二つに分けます。データで届くものは共有フォルダかクラウドに、年度・月のフォルダを作って保存するルールにします。紙で届くものは、月ごとのファイルに綴じるルールにします。担当者が自分ひとりでも、紙で書き出して壁に貼っておくと、月末に迷いません。人を雇ったときにも、そのまま引き継げます。

最後に、見直しのタイミングを決めます。決算のあとや、従業員が増えたとき、取引先が請求書の送り方を紙からメールに変えたときは、ルールの更新どきです。制度の細かい取り扱いは改正されることがあるため、年に一度は国税庁の公表資料を見る、あるいは顧問税理士に確認する時間を取っておくと、後手に回りにくくなります。

書類の保存方法は、税務調査での対応や、消費税の仕入税額控除の扱いとも関わってきます。自社の取引内容にどのルールが当てはまるか、スキャナ保存に踏み切るべきかといった判断は、事業の実態によって変わることがあります。判断に迷う場面が出てきたら、早めに税理士へ相談し、自社に合った保存体制を一緒に決めていくことをおすすめします。

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