電子帳簿保存法の対象書類一覧｜帳簿・書類のどこまでが対象か

電子帳簿保存法の対象書類は「3つの区分」で整理する

電子帳簿保存法は、国税関係の帳簿書類と、電子的にやり取りした取引情報の保存方法を定めた法律です。対象書類を一覧で覚えようとすると量が多く感じますが、区分は大きく3つしかありません。①帳簿、②決算関係書類、③取引関係書類です。これに、紙・データを問わず「電子でやり取りしたもの」を横断的に見る電子取引の話が重なります。

整理の順番としては、まず「その書類は税金の計算の根拠になるものか」を見ます。売上・仕入・経費・資産の動きを裏づける書類は、ほぼ対象と考えて差し支えありません。次に「それを自社で作ったのか、相手から受け取ったのか」「紙で来たのか、データで来たのか」を見ます。この2つで、取るべき保存方法がほぼ決まります。

逆に、社内の稟議メモや議事録、営業の提案資料そのものは、税金の計算の根拠書類でなければこの法律が直接想定する対象から外れることがあります。ただし会社法や他の法令で別途保存が求められる書類もあるため、「電子帳簿保存法の対象外＝捨ててよい」ではない点に注意してください。

対象書類一覧：帳簿・決算関係書類・取引関係書類に何が入るか

①帳簿に入るのは、仕訳帳、総勘定元帳、現金出納帳、売掛帳、買掛帳、固定資産台帳、売上帳、仕入帳などです。会計ソフトで作っている会社なら、ソフトの中で日々作られているものがそのまま帳簿にあたります。

②決算関係書類は、貸借対照表、損益計算書、棚卸表など、決算のときにまとめる書類です。税理士に作成してもらっている場合でも、保存の責任は会社側にあります。データで受け取っているのか、紙で受け取っているのかを一度確認しておくと安心です。

③取引関係書類は、請求書、領収書、レシート、契約書、注文書、注文請書、見積書、納品書、検収書など、取引のたびに動く書類です。自社が発行した控えも、相手から受け取ったものも、どちらも対象になります。ここが枚数として一番多く、運用の良し悪しが出やすいところです。

義務なのはどこまで？——電子取引データの保存が中心

「電子帳簿保存法が義務化された」と言われるとき、中心にあるのは電子取引データの保存です。メールに添付されたPDFの請求書、取引先の請求書ダウンロードサイト、ECサイトの領収書、クラウドサービスの利用明細、電子契約サービスで締結した契約書などが、これにあたります。これらは印刷した紙だけを保存するのではなく、データのまま残す形が求められる、と整理されています。

一方、紙で受け取った請求書や領収書をスキャンしてデータ保存する「スキャナ保存」、会計ソフトの帳簿をデータのまま保存する「電子帳簿等保存」は、要件を満たす場合に選べる任意の取り扱いとされています。つまり、紙のものを紙のままファイリングして保管する運用も、引き続き選択肢に残ります。

まとめると、判断の順番はこうです。まず「データでやり取りしたものは、データで残す」。次に「紙で来たものは、紙のまま残すか、要件を満たしてスキャナ保存にするかを自社で選ぶ」。この2段構えで考えると、対象範囲がぐっとシンプルになります。なお、保存方法の細かい要件は改正が重ねられているため、最新の内容は国税庁の公表資料でご確認ください。

義務化はいつから？これまでの流れと今の状態

電子取引データの保存については、2022年1月の改正で「データのまま保存する」扱いが原則となり、その後、体制が整わない事業者向けに一定期間の猶予的な取り扱いが設けられました。その期間が終わった2024年1月以降の取引分からは、原則としてデータ保存が求められる状態になっています。設立したばかりの会社は、最初からこの前提で運用をつくることになります。

ただし、相当の理由があってデータ保存の要件どおりに対応できない場合の取り扱いなど、実務上の緩和策も設けられています。「できていないから即アウト」と身構えるより、まずは「データで受け取ったものを消さずに残す」ところから始めるのが現実的です。

制度は今後も見直される可能性があります。要件の詳細や自社が使える取り扱いについては、国税庁の資料を確認したうえで、顧問税理士に自社の状況を前提とした判断を仰ぐことをおすすめします。

迷いやすいケースは、この順番で判断する

よくあるのが「紙とデータの両方で届く」ケースです。判断の順番は、①相手からデータで送られてきたか→はい、ならデータを保存対象として扱う、②紙の原本しか存在しないか→はい、なら紙保存かスキャナ保存を選ぶ、の順です。データで届いたものを印刷して紙だけ残す、という運用にならないよう気をつけてください。

ECサイトやクラウドサービスの領収書は、サイト上で表示されるだけでダウンロードを忘れがちです。サービス側で過去分が見られなくなることもあるため、月次で締めるタイミングにまとめてダウンロードし、自社のフォルダやクラウドストレージに落としておく運用が扱いやすいでしょう。

スマホで撮影したレシートや、チャットで送られてきた画像も判断に迷います。紙のレシートを撮影したものはスキャナ保存の話、チャットやSNSでデータとして送られてきた請求情報は電子取引の話、と入口が違います。どちらか分からないときは「もともと紙だったか、最初からデータだったか」を起点に切り分けてください。

保存するときは、あとから探せることが大切です。一般に、取引年月日・取引先・金額で検索できる状態が求められる、と整理されています。ファイル名に「日付＿取引先＿金額」を入れるだけでも、探しやすさは大きく変わります。

今日からの進め方と、専門家に相談したほうがよい場面

まず今週やることは3つです。ひとつ目は、自社に入ってくる書類を棚卸しして「データで来るもの」と「紙で来るもの」に分けること。ふたつ目は、データで来るものの保存場所を1か所に決めること。みっつ目は、ファイル名のルールを決めて、社内（ひとり社長なら自分）で共有することです。

次に、保存期間を確認します。帳簿書類の保存期間は原則として一定年数が定められており、欠損金が生じた事業年度などは期間が長くなる場合があります。年数の扱いは会社の状況で変わるため、自社に当てはまる年数は税理士に確認してください。保存場所を年度ごとのフォルダに分けておくと、後の管理が楽になります。

そのうえで、次の場面に当てはまるなら早めに相談を。①スキャナ保存に切り替えて紙を処分したい、②会計ソフトや経費精算ツールを入れ替える、③補助金や融資で書類の提示を求められる予定がある、④インボイス制度への対応と合わせて請求書の様式を見直したい、といったケースです。

電子帳簿保存法は、税務調査での書類の扱いに直結します。自社の運用が要件を満たしているかの最終判断は、顧問税理士に自社の帳簿と取引の実態を見てもらったうえで確認するのが確実です。まだ顧問がいない場合は、設立初年度のうちに税理士へ相談し、保存ルールと会計ソフトの設定を同時に固めておくと、あとの手戻りが少なくて済みます。

よくある質問