会計ソフトと請求書・経費・給与の連携｜バックオフィスのつなぎ方

なぜ会計ソフトを「中心」に置くのか

バックオフィスの業務は、突き詰めるとほとんどが「お金の動き」です。請求書を出せば売上と売掛金が立ち、経費精算をすれば費用と未払金が立ち、給与を払えば人件費と預り金が立ちます。つまり、どの業務も最終的には会計の仕訳に着地します。

ここを別々のツールやExcelで管理していると、月末に「請求書の控えを見ながら会計ソフトに入力する」「経費の一覧を見ながら入力する」という転記作業が発生します。転記は時間がかかるだけでなく、金額の打ち間違いや計上漏れの温床にもなります。

そこで、会計ソフトを中心に据え、周辺の業務ツールから会計へデータが自動で流れる形をつくります。人がやるのは「入力」ではなく「確認と修正」になる、というのが連携の狙いです。まずはこのイメージを持っておくと、ツール選びの軸がぶれません。

同一シリーズで揃えるか、他社と連携させるか

最初の分かれ道は、会計・請求書・経費・給与を同じベンダーのシリーズで揃えるか、業務ごとに別のサービスを選んで連携させるかです。迷ったら、次の順番で見てください。①社内にバックオフィス専任者がいるか、②請求書の発行枚数や経費の件数が多いか、③すでに使っていて手放しにくいツールがあるか。

専任者がいない、または社長ひとりで回しているなら、同一シリーズで揃えるほうが現実的です。たとえばfreee会計とfreee請求書、freee会計とfreee人事労務のように同じシリーズ内でつなぐ場合、連携の設定項目が最初から用意されているため、つなぎ込みに時間を取られにくくなります。マネーフォワードやその他のクラウド会計でも、同じシリーズ内での連携は設計思想が揃っているぶん、扱いやすい傾向があります。

一方、すでに業種特化の販売管理システムや勤怠システムを使っている場合は、それを無理に捨てる必要はありません。その場合は、使っているツールが会計ソフトへのCSV出力やAPI連携に対応しているかを、導入前に各社の公式サイトで確認してください。対応していれば、連携の形を保ったまま会計だけを乗せ替えるという選択もできます。

なお、料金体系や利用できる機能の範囲はプランによって変わります。金額や機能の詳細は、必ず各社の公式サイトで最新の情報を確認してください。

請求書と会計をつなぐ｜売上側の流れ

請求書側の連携でやりたいのは、「請求書を発行したら、売上の仕訳が会計ソフトに自動でできる」状態です。クラウド請求書サービスで請求書を作成・送付すると、その内容をもとに売上高と売掛金の仕訳が会計側に連携される、という動きが基本形になります。

準備するものは、取引先の一覧（会社名・担当者・送付先メールアドレス）、自社の請求書テンプレートに載せる情報（振込先口座、登録番号を取得している場合はその番号）、そして請求のタイミング（月末締め翌月末払いなど）です。これらを先に整理してから、請求書サービスの取引先マスタに登録します。

入金の消し込みも合わせて設計しておくと効果が大きくなります。銀行口座を会計ソフトに連携しておけば、入金明細と売掛金を突き合わせる作業が画面上で完結します。振込名義が会社名と違う取引先がある場合は、あらかじめマスタに別名を登録しておくと、毎月の消し込みが楽になります。

インボイス制度に関連して請求書の記載事項が問われる場面もありますが、要件の詳細は国税庁の資料で確認し、自社の対応方針に迷いがあれば税理士にご確認ください。

経費と会計をつなぐ｜クラウド経費との連携

経費側の連携は、会社の規模によってやるべきことが変わります。社長ひとり、または役員だけの会社であれば、専用の経費精算サービスを入れるより先に、法人カードと法人口座を会計ソフトに連携するほうが効果が出やすいです。カードで払えば明細が自動で取り込まれ、立替精算そのものが減ります。

従業員が数人以上になり、立替精算が毎月発生するようになったら、クラウド経費の導入を検討する段階です。クラウド経費とクラウド会計を連携させると、従業員がスマホで領収書を撮影して申請し、承認されたものが会計側に仕訳として連携される、という流れがつくれます。同一シリーズなら勘定科目の設定を共有できることが多く、設定の手間を抑えやすくなります。

導入時に決めておきたいのは、①誰が承認するか、②何を経費として認めるか（交際費の上限や、自宅からの交通費の扱いなど）、③精算の締め日と支払日、の3点です。ツールを入れる前にこのルールを文章にしておくと、運用が安定します。

領収書やレシートの保存方法については、電子帳簿保存法の考え方が関わってきます。電子で受け取った請求書や領収書の扱いには一定のルールがあるとされていますので、自社の保存方法が適切かどうかは、国税庁の資料を確認したうえで、税理士に相談することをおすすめします。

給与と会計をつなぐ｜クラウド給与・人事労務との連携

給与計算の結果は、給与手当・法定福利費・預り金などの仕訳になって会計に反映されます。手作業でやると毎月同じ仕訳を組み立てることになるため、連携の効果が分かりやすい領域です。クラウド給与とクラウド会計を連携させると、給与計算を確定した時点で、その月の仕訳が会計側に連携される形になります。

freee会計とfreee人事労務のように同一シリーズでつなぐ場合、給与計算の確定と会計への連携が一連の流れとして設計されています。他社の給与ソフトを使う場合は、仕訳データのCSV出力に対応しているかを確認し、会計ソフト側の取込フォーマットに合わせる形になります。対応状況は各社の公式サイトで確認してください。

準備するものは、従業員の基本情報（氏名・生年月日・住所・マイナンバー・扶養の状況）、雇用契約の内容（給与額・締め日・支払日・所定労働時間）、社会保険や雇用保険の加入状況です。最初の1人を雇う前後は、労働保険の手続きや社会保険の資格取得届など、ツールの設定以前にやるべき届出があります。

勤怠管理をしている場合は、勤怠 → 給与 → 会計、という3段のつながりになります。勤怠と給与が別ベンダーだと、締め日のタイミングがずれて残業代の計算が合わなくなることがあるため、締め日の設定を揃えておくことが重要です。労務の実務判断に迷う場面では、社会保険労務士に確認すると安心です。

どの順番で整えるか｜導入のロードマップ

すべてを一度に入れようとすると、設定が終わらないまま日々の業務が回らなくなります。おすすめの順番は、①法人口座とクレジットカードを会計ソフトに連携する、②請求書をつなぐ、③経費をつなぐ、④給与をつなぐ、です。

①は会社設立直後でもすぐにできて、効果が最も大きい部分です。明細が自動で取り込まれるだけで、記帳の負担が大きく変わります。②は売上が立ち始めたタイミングで。取引先が数社のうちに取引先マスタを整えておくと、あとから増えても崩れません。

③は従業員が立替払いをするようになってから、④は最初の従業員を雇うタイミングで検討します。ひとり社長の期間が続くなら、③と④は急ぎません。逆に、人を雇う予定が具体的にあるなら、給与ソフトの選定を早めに始めておくと、入社日までに間に合います。

どの段階でも共通するのは、「連携を設定したら、最初の1か月は必ず仕訳の中身を目で確認する」ことです。自動で入ってくる仕訳の勘定科目が想定どおりかを見ておくと、決算前に慌てて直す事態を避けられます。

連携でつまずきやすいポイントと、専門家への相談

よくあるつまずきは、勘定科目の設計がツールごとにバラバラになることです。請求書側の「売上高」と会計側の科目名が一致していない、経費側の補助科目が会計側にない、といった状態だと、連携後に手で直す作業が発生します。連携を設定する前に、勘定科目の一覧を一度そろえておくと、あとの手戻りが減ります。

もうひとつは、消費税の税区分です。取引によって税率や課税・非課税の扱いが変わるため、自動連携された仕訳の税区分が想定と違うことがあります。ここは判断を誤ると申告に影響することがあるため、自己流で決めずに確認する姿勢が大切です。

会計ソフトの選定や勘定科目の設計、消費税の扱いについては税理士に、給与計算や社会保険の手続きについては社会保険労務士に相談すると、自社の実態に合った形が見えてきます。会社設立直後であれば、顧問契約の前に一度スポットで相談し、連携の設計だけ見てもらうという方法もあります。ツールは後から変えられますが、最初の設計が整っているほど、変えるときの負担も軽くなります。

よくある質問