労働条件通知書とは｜交付義務と法的効力、雇入通知書との違い

労働条件通知書とは？読み方と、この書類が果たす役割

労働条件通知書は「ろうどうじょうけんつうちしょ」と読みます。会社が人を雇うときに、その人に対して「あなたの労働条件はこうです」と書面で伝えるための書類です。口頭で説明しただけでは後から食い違いが起きやすいため、法律上、一定の事項は書面などで明示することが求められています。

役割は大きく二つあります。ひとつは、働く人が入社前に条件を正確に把握できるようにすること。もうひとつは、会社側が「確かにこの条件で伝えた」という記録を残すことです。給与の締め日や残業の扱い、休日の決め方といった項目は、後々のトラブルになりやすい部分ですから、最初に文書化しておく意味は小さくありません。

なお、この書類は会社から労働者への一方向の「通知」です。労働者の署名は必須の形式ではありませんが、実務では受領の記録を残すために控えに署名や受領日を書いてもらうケースもあります。

交付義務・発行義務はあるのか｜対象になる人と渡すタイミング

労働基準法では、労働契約を結ぶ際に労働条件を明示することが使用者に義務づけられています。このうち一定の重要事項については、書面の交付による明示が求められており、その実務上の形が労働条件通知書です。つまり「出さなくてもよい任意の書類」ではなく、明示義務を果たすための手段と考えるのが基本です。

対象は、いわゆる正社員に限りません。パート、アルバイト、契約社員、有期雇用、日雇いなど、雇用契約を結ぶ人には広く及びます。短期のアルバイトだから省略してよい、というものではない点に注意してください。また、パート・有期雇用で働く人については、追加で明示が求められる事項が設けられています。

渡すタイミングは「契約を結ぶとき」、実務上は内定後から入社日までに交付するのが一般的です。入社当日に慌てて渡すより、条件を確認したうえで入社してもらうほうがトラブルを避けやすくなります。本人が希望した場合には、メールなど電子的な方法で明示できる仕組みも設けられていますが、要件があるため、厚生労働省の資料を確認するか社会保険労務士にご確認ください。

労働条件通知書に法的効力はある？どこまで拘束されるのか

「通知書だから契約書ほどの効力はないのでは」と考える方がいますが、実際にはそう単純ではありません。労働条件通知書に書かれた内容は、会社が提示した労働条件そのものですから、労使間のトラブルや紛争の場面で、契約内容を示す重要な証拠として扱われることがあります。署名がないから無効、ということにはなりにくいと考えられます。

逆に言えば、通知書に書いた内容を会社が一方的に下げることは難しくなります。たとえば「基本給○○円」と明示しておきながら入社後に減額する、休日の条件を後から変える、といった変更は、原則として労働者の合意や就業規則にもとづく手続きが必要になります。安易に「あとで調整すればいい」と考えて記載すると、あとから動けなくなります。

また、明示された条件と実際の労働条件が違っていた場合、労働者は契約を即時に解除できるとされています。採用コストを無駄にしないという意味でも、実態に合った条件を書くことが大切です。判断に迷う書き方がある場合は、社会保険労務士にご相談ください。

雇入通知書・採用通知書・雇用契約書との違い

まず雇入通知書ですが、これは労働条件通知書とほぼ同じものを指す呼び名として使われることが多い書類です。会社によって様式名が違うだけ、というケースが大半です。名称よりも、法律上明示が必要な事項がきちんと書かれているかどうかで判断してください。

採用通知書は「選考の結果、採用します」という連絡のための書類で、労働条件のすべてを網羅するものではありません。採用通知書だけを送って労働条件通知書を出していない、というのはよくある抜けです。採用通知書に条件の概要を添えていても、それだけで明示義務を満たしているとは限りません。

雇用契約書（労働契約書）は、会社と労働者の双方が署名・押印して合意を示す契約書です。通知書が一方向の明示であるのに対し、契約書は双方向の合意という違いがあります。実務では両方の性格を兼ねた「労働条件通知書兼雇用契約書」の様式を使い、明示と合意を一枚でまとめる会社も多く見られます。はじめて様式を作るなら、この兼用形式から検討すると手間が少なくて済みます。

誰が作る？中身に何を書く？作成の手順

作成するのは会社（使用者）側です。小さな会社ではひとり社長や総務担当が作り、内容の確認を社会保険労務士に依頼する形がよく取られます。労働者が作るものではありません。厚生労働省が様式例を公開しているので、まずはそれをベースに自社の実態を当てはめるのが早い方法です。

書く内容は、契約期間、有期契約の更新の基準、就業場所と従事する業務、始業・終業時刻、休憩、休日、休暇、交替制のルール、賃金の決定・計算・支払方法、締切日と支払日、昇給に関すること、退職に関すること（解雇事由を含む）といった項目が中心になります。就業場所や業務の変更の範囲についても明示が求められる扱いになっているため、最新の様式例を確認してください。

手順は、①自社の労働時間・休日・給与ルールを先に決める、②就業規則がある場合は整合を取る、③様式に落とし込む、④内定後から入社日までに本人へ交付する、⑤控えを保管する、という順です。①を飛ばして書式だけ埋めようとすると、社内でルールがないまま数字が独り歩きします。就業規則の作成義務がある規模かどうかも含め、早い段階で社会保険労務士に確認しておくと安心です。

よくあるつまずきと、迷ったときの判断順

「短期のアルバイトにも必要か」で迷ったら、雇用契約を結ぶかどうかで判断します。業務委託ではなく雇用であれば、期間の長短にかかわらず明示は必要だと考えるのが安全です。呼び方が「お手伝い」でも、指揮命令を受けて働くなら雇用に当たると判断されることがあります。

「メールで送ってよいか」で迷ったら、本人が希望しているか、出力して書面にできる方法かを確認します。要件を満たさない送り方だと明示義務を果たしたと評価されないおそれがあるため、慣れないうちは書面交付を基本にし、電子化は要件を確認してから進めるとよいでしょう。

「条件が入社後に変わりそう」なら、変わり得る部分を曖昧に書くのではなく、変更の範囲や手続きを記載できないか検討します。空欄や「応相談」のまま交付するのは、後の紛争の火種になりがちです。自社だけで判断しきれないときは、就業規則や賃金体系とあわせて社会保険労務士に相談し、雇用形態ごとの様式を整えておくことをおすすめします。

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