Microsoft 365とGoogle Workspaceの違い｜小さな会社での選び方

Microsoft 365とGoogle Workspaceは、結局どこが違うのか

どちらも法人向けに、独自ドメインのメールアドレス、カレンダー、オンラインストレージ、ビデオ会議、チャットをまとめて提供するサービスです。この「一式そろう」という点では大きな差はありません。だからこそ、機能一覧を見比べても決め手が見つからないのです。

違いが出るのは、その中心にあるものです。Microsoft 365は、WordやExcel、PowerPointといったデスクトップで動くOfficeアプリを軸に、そこにクラウドのメールやストレージが組み合わさった形をしています。Google Workspaceは逆で、ブラウザで動くGmail・ドキュメント・スプレッドシートが中心にあり、そこから業務が広がっていく作りです。

もうひとつの違いは、会社の中に「もともとどちらに慣れた人がいるか」です。前職でExcelのマクロを使い倒していた人が中心の会社と、学生時代からGoogleドキュメントで共同作業をしてきた人が中心の会社では、同じツールを渡しても定着の速さが変わります。機能より習慣のほうが、小さな会社では効きます。

迷ったら、この順番で見ていく

最初に見るのは、社外とやり取りするファイルの形式です。取引先から送られてくる見積書や請求書のひな形がExcelで、そこに数式や書式が組まれている──そういう仕事が多いなら、Microsoft 365を軸に考えるほうが手戻りが少なくなります。Googleのスプレッドシートでも読み書きはできますが、複雑な書式や関数が絡むと崩れることがあります。

次に見るのは、社内で同時に触るファイルがどれくらいあるかです。複数人で同じ一覧表を同時に更新する、コメントで指示を出し合う、という作業が日常的なら、Google Workspaceのほうが素直に動く場面が多いという評価をよく聞きます。もっともMicrosoft 365側もブラウザでの共同編集に対応しているので、ここは決定打というより加点要素です。

三つ目は、社内で使う他のツールとの相性です。会計ソフトや勤怠管理などのSaaSは、GoogleアカウントでのログインやGoogleカレンダー連携に対応しているものが多い一方、Windows端末を前提とした業務システムを使う会社ではMicrosoft側にそろえたほうが管理が楽になります。この三つを順に見て、二つ以上が同じ方を指すなら、そちらで決めてよいと思います。

Microsoft 365（ビジネス向け）が向いている会社

Officeファイルを前提とした仕事が多い会社です。士業、建設、製造、官公庁との取引がある業種では、提出物がWordやExcelで指定されることが珍しくありません。デスクトップ版のOfficeアプリが使えるプランを選べば、書式崩れを気にせず作業できます。

Windowsのパソコンで統一している会社も、Microsoft 365と組み合わせたときの管理のしやすさがあります。端末の設定やアカウントの管理を同じ画面から扱える点は、情報システム担当を置けない小さな会社では地味に効いてきます。

注意したいのは、プランによってデスクトップ版アプリが含まれるものと含まれないものがある点です。「安いプランにしたらExcelがブラウザ版だけだった」という行き違いが起きやすいので、契約前にプランの内容を公式サイトで確認してください。料金体系は変更されることがあるため、必ず最新の情報を見るようにしましょう。

Google Workspace（法人向け）が向いている会社

社員がそれぞれ好きな端末を使っている会社、MacとWindowsが混在している会社は、ブラウザだけで完結するGoogle Workspaceのほうが運用がそろえやすくなります。新しく人が入ったときも、アカウントを発行してブラウザでログインしてもらえばひととおり使える、という手軽さがあります。

外部の人と一緒に作業する機会が多い会社にも向いています。フリーランスのデザイナーやライターに資料を共有する、業務委託先と進捗表を共同で更新する、といった場面で、リンクを送るだけで共有できる手軽さは効率に直結します。ただし共有範囲の設定を誤ると、意図しない相手に見える状態になることがあるので、共有リンクの権限設定のルールは最初に決めておいてください。

もともと個人のGmailやGoogleドライブに慣れている人が多い会社も、教育コストが小さく済みます。ただし「個人アカウントと会社アカウントの取り違え」は起きやすいトラブルなので、ブラウザのプロファイルを分ける、業務用は別ブラウザにする、といった運用を最初に決めておくと安心です。

会議ツールとファイル共有は、どこまで差があるか

ビデオ会議は、Microsoft 365ならTeams、Google WorkspaceならGoogle Meetが標準で付いてきます。少人数の定例会議や商談という用途であれば、どちらでも大きな不便はないはずです。取引先が指定してくるツールに合わせて、結局どちらも使うことになる会社も多いでしょう。

差が出やすいのはチャットの使い方です。Teamsはチャットとファイル共有、会議が一体になっていて、プロジェクトごとに場所を作って会話とファイルをまとめる使い方に向きます。Google側はチャットよりもドキュメント上のコメントでやり取りが進む傾向があり、すでにSlackなど別のチャットツールを使っている会社なら、そちらに寄せてもかまいません。

ファイル共有は、Microsoft 365ならOneDriveとSharePoint、Google WorkspaceならGoogleドライブの共有ドライブが該当します。どちらを選んでも、「個人のフォルダに会社のファイルを置かない」「退職時にファイルが引き継げる場所に保存する」というルールだけは先に決めてください。これを決めずに走り出すと、人が抜けたときに資料が取り出せなくなります。

契約前に決めておきたいことと、移行の進め方

導入の順番は、まずドメインを用意し、次にサービスを契約し、ドメインの設定（DNSの変更）をしてから、メールアドレスを作る、という流れになります。すでに他社のレンタルサーバーでメールを使っている場合は、切り替えのタイミングでメールが届かない時間が出ないよう、旧環境をしばらく残しておくと安全です。

アカウントの作り方も先に決めておきましょう。代表者個人の名前だけでなく、info@やsupport@のような共通のアドレスをどう扱うか、退職者のアカウントをどのくらい残すかは、後から変えると面倒です。管理者アカウントは代表者本人が握り、外部の業者に預けきりにしないことをおすすめします。

なお、こうしたサービスの利用料は業務上の費用として処理されるのが一般的ですが、契約名義や支払い方法によって扱いが変わることがあります。会社の口座やカードで支払う、領収書や請求書のPDFを保存しておく、といった基本を押さえたうえで、帳簿や保存方法の具体的な要件については電子帳簿保存法の所管官庁の資料を確認するか、顧問税理士にご確認ください。

どちらを選んでも、後から乗り換えられないわけではありません。ただしメールの過去データやファイルの移行には手間がかかるので、最初の判断はできるだけ丁寧に。契約形態や、従業員が増えたときの管理体制について不安がある場合は、税理士や社会保険労務士など、会社の体制づくりに詳しい専門家に一度相談してみてください。

よくある質問