Teams会議の議事録を自動作成する手順｜Copilotの使い方と無料の範囲
「Teamsの会議、あとで議事録を書き起こすのが地味にしんどい」——ひとり社長や少人数の会社ほど、この作業が後回しになりがちです。TeamsにはAIで文字起こしと要約をつくる仕組みがあり、Copilotが必要な部分と、Copilotがなくてもできる部分に分かれます。この記事では、どちらに当てはまるかを判断したうえで、当日そのまま試せる手順に落とし込んで説明します。
この記事の結論
- Teams会議の議事録づくりは、まず「文字起こし（トランスクリプト）」を有効にすれば、Copilotがなくても発言記録を自動で残せます。
- 会議の要約や決定事項・ToDoの自動抽出といったAI要約機能は、Copilotなど対応するライセンスが前提になるため、自社の契約プランを管理センターで確認してから導入を判断します。
- 無料で始めるなら、文字起こしをテキストで書き出し、決定事項・担当・期限の3項目に手で整理するだけでも、議事録として十分に使えます。
Teamsで議事録を自動作成する方法は、大きく2種類ある
Teamsの議事録づくりは、「発言をそのまま文字にする機能」と「その内容をAIがまとめる機能」の二段構えだと考えると整理しやすくなります。前者がトランスクリプト（文字起こし）、後者がCopilotなどによる要約です。混同すると「AI議事録が使えない」と感じやすいので、最初に分けて理解しておくのがおすすめです。
文字起こしは、会議中に発言をリアルタイムでテキスト化し、誰がいつ何を言ったかを時系列で残す機能です。会議後にはテキストとして書き出せるため、これだけでも「言った・言わない」を防ぐ記録になります。録画と一緒に残す設定にしておくと、あとから該当箇所を探すのも楽になります。
一方の要約は、その文字起こしをもとに「決まったこと」「次にやること」「未解決の論点」を抽出してくれる部分です。ここがいわゆる“AI議事録”の中心で、利用にはCopilotなど対応するライセンスが必要になります。自社がどこまで使えるかは、次の章の順で確認してください。
Copilotは必要？ 判断はこの順に確認する
迷ったら、次の順で見ていきます。①議事録に「発言の記録」だけを求めているのか、それとも「要点のまとめ」まで欲しいのか。②Microsoft 365の契約プランに、Copilotなど要約に対応するライセンスが含まれているか。③管理者が文字起こし・録画・Copilotの利用を許可しているか。この3つが揃って初めて、ワンクリックで要約まで出る状態になります。
①が「発言の記録だけでよい」なら、Copilotは不要です。文字起こしを有効にして、会議後にテキストを取り出し、決定事項だけ抜き出せば議事録として成立します。ひとり社長や数人の会社では、まずここから始めて運用が回るか試すのが現実的です。
②③は、Teamsの管理センターや管理者（自分ひとりなら自分）で確認します。プランによって使える機能や名称が変わることがあり、料金や提供条件も改定されるため、最新の内容はMicrosoftの公式サイトで確認してください。導入前に無料試用が用意されている場合もあるので、いきなり全社導入せず、まず自分の定例会議1本で試すのが安全です。
Teams会議で文字起こしを有効にする手順（Copilotなしでもできる）
準備は会議の前に済ませます。用意するのは、Teamsのデスクトップアプリ（またはブラウザ版）、会議の主催権限、そして参加者への「記録します」という一言です。社外の人が入る会議では、招待メールや冒頭のあいさつで、文字起こし・録画を行う旨を伝えておくと安心です。
当日の操作はシンプルです。会議を開始したら、画面上部の「その他」（…）メニューから「レコーディングと文字起こし」を開き、「文字起こしを開始」を選びます。録画も残したい場合は同じメニューから録画を開始します。会議中は画面に記録中の表示が出るので、参加者にも状況が伝わります。
会議が終わると、文字起こしと録画は会議のチャットや、組織で設定された保存先（OneDriveやSharePointなど）に保存されます。文字起こしは会議チャットの「レコーディングと文字起こし」タブなどから開き、テキストやドキュメント形式で書き出せます。まずはこの書き出しファイルを、社内の共有フォルダの「議事録」配下に日付＋会議名で保存する運用を決めてしまうと、探す手間が減ります。
なお、言語設定が実際の会話と合っていないと、文字起こしの精度が大きく落ちます。日本語の会議なら、文字起こし開始時に言語が日本語になっているかを最初の1回で確認しておいてください。
Copilotで会議要約を作るときの使い方と、指示の出し方
Copilotが使える環境なら、会議中または会議後に会議画面のCopilotを開き、要約を依頼します。ポイントは、いきなり「要約して」と投げるより、出力の形を指定することです。たとえば「決定事項」「担当者と期限つきのToDo」「保留になっている論点」の3つに分けて出すよう頼むと、そのまま議事録に貼れる形になります。
もう少し踏み込むなら、「金額や日付が出てきた箇所を抜き出して」「反対意見が出た論点を教えて」といった聞き方も有効です。長時間の会議で、特定のテーマだけ知りたいときは「請求書まわりの話だけまとめて」のように範囲を絞ると、読み返す時間が短くなります。
ただし、AIの要約は下書きです。固有名詞の取り違え、金額や日付の読み間違い、ニュアンスの反転は起こり得ます。契約や条件に関わる内容は、公開前に主催者が文字起こしの該当箇所を見て確認する、というルールを最初に決めておくと事故を防げます。特に取引条件や人事に関する議事録は、そのまま社外へ出さない運用にしておくのが無難です。
無料でできる範囲と、有料に切り替える判断基準
「無料で使えるか」は、正確には「いま契約しているプランの範囲でどこまでできるか」という問いになります。文字起こしは多くのビジネス向けプランで利用でき、これだけならAI要約の追加契約なしで議事録の材料が手に入ります。個人向けの無料版Teamsでは使える機能が異なるため、まず自分の契約状態を確認してください。
無料の範囲で回すなら、運用は割り切ります。会議は30〜60分で区切る、冒頭で「今日決めること」を宣言する、終了5分前に決定事項を口頭で読み上げる。この3つをやるだけで、文字起こしの最後の数分に要点が集まり、手作業の整理がかなり楽になります。
有料の要約機能に切り替える目安は、「議事録の整理に毎週まとまった時間を取られている」「会議に出られなかった人へのキャッチアップ共有が多い」「議事録の不備で手戻りが起きた」のいずれかに当てはまるときです。逆に、会議が週1本で参加者も少ないなら、しばらくは文字起こし＋手作業で十分に足ります。料金やプランの内容は変わることがあるため、比較する際は各社・公式サイトの最新情報をご確認ください。
録画・文字起こしを残すときに気をつけたいこと
会議の記録は、発言者が特定できる情報を含みます。社内の取り扱いルールとして、①誰が保存先にアクセスできるか、②いつまで保存するか、③社外共有の可否、の3点は先に決めておくと後から揉めません。採用面接や人事評価に関する会議は、アクセス範囲を特に絞る運用が一般的です。
社外の相手が参加する会議では、記録の開始前に一言伝え、同意を得てから開始するのが基本的なマナーです。相手先のルールで録画が認められないこともあるため、その場合は文字起こしも止め、手元メモに切り替える判断をします。
また、議事録を会計や契約の証跡として保管する場合、保存方法や期間の考え方は社内規程や関連する制度に左右されます。電子データの保存要件は制度改正もあるため、詳細は所管官庁の資料を確認し、自社の保存方法が妥当かどうかは税理士や弁護士にご確認ください。取締役会など、法令で作成・保管が求められる議事録については、AIの要約をそのまま正式な議事録とせず、様式や記載事項を司法書士・弁護士に相談したうえで整えることをおすすめします。
よくある質問
Copilotがなくても、Teamsで議事録の自動作成はできますか。
発言を自動でテキスト化する文字起こし機能なら、Copilotがなくても利用できるプランがあります。会議中に「レコーディングと文字起こし」から開始し、会議後にテキストを書き出して、決定事項とToDoを手で整理する形になります。要点の自動要約まで求める場合は、Copilotなど対応ライセンスの契約が前提です。
文字起こしの精度が低いのですが、改善する方法はありますか。
まず開始時の言語設定が実際の会話と一致しているかを確認してください。あわせて、マイク付きイヤホンを使う、一人ずつ話す、社名や専門用語は会議冒頭で正式名称を口に出す、といった運用で精度は上がりやすくなります。それでも固有名詞の誤りは残るため、公開前の目視確認はセットで考えてください。
会議を録画せずに、文字起こしだけ残すことはできますか。
録画と文字起こしは別々に開始・停止できる構成になっているため、文字起こしのみを残す運用も可能です。保存容量を抑えたい場合や、映像を残したくない会議では有効です。ただし組織の管理者設定によって利用可否が変わるため、実際の設定はTeams管理センターで確認してください。
AIが作った議事録を、そのまま正式な記録として使ってよいですか。
AIの出力は下書きと考え、主催者が内容を確認してから確定させる運用が安全です。取締役会議事録のように法令で記載事項が定められているものは、様式や署名の取り扱いを含めて司法書士や弁護士にご確認ください。取引条件や金額に関わる内容も、確定前に当事者同士で書面確認しておくと安心です。