本店移転で法人番号や会社法人等番号は変わるか｜整理番号の扱い

本店移転で法人番号は変わる？――原則そのまま使い続けます

法人番号は、国税庁が法人等に1件につき1つ指定する13桁の番号です。商号や本店所在地が変わっても、法人としての同一性が続いている限り、番号自体は指定し直されないのが原則とされています。つまり、東京から大阪へ本店を移しても、同じビル内で住居表示が変わっただけでも、法人番号は引き続き同じものを使います。

法人番号は国税庁の法人番号公表サイトで公表されており、本店移転の登記が完了すると、登記情報にもとづいて公表されている所在地も更新されていきます。更新のタイミングは即時ではないため、移転直後に公表サイトを見て旧住所のままでも、登記が済んでいれば慌てる必要はありません。

実務で気をつけたいのは、取引先や請求書システムに「法人番号＋住所」をセットで登録している場合です。番号は変わらないので登録の差し替えは住所欄だけで済むことが多く、この点を先に社内で共有しておくと、移転直後の問い合わせ対応が軽くなります。

会社法人等番号は変わる？――管轄外への移転でも原則引き継がれます

会社法人等番号は、登記所（法務局）が登記記録ごとに付す12桁の番号です。登記事項証明書の冒頭に記載されており、法人番号はこの12桁の先頭に検査用の1桁を付けたものだと理解しておくと、両者の関係がつかみやすくなります。ですから、会社法人等番号が変わらない以上、法人番号も変わらない、という関係になります。

よくある誤解が「管轄の法務局が変わると番号も変わるのでは」というものです。管轄外へ本店を移転すると、移転先の登記所で登記記録が新たに編成され、旧所在地の登記記録は閉鎖されますが、会社法人等番号自体は引き継がれる扱いが原則です。登記記録の見た目は変わっても、番号は同じものが続くと考えてよいでしょう。

なお、会社法人等番号を使う場面として、許認可の申請や官公庁への届出で「登記事項証明書の添付に代えて会社法人等番号を記載する」という運用があります。この場合も番号は変わりませんが、記載する本店所在地は新しいものになります。個別の申請書式で迷ったら、提出先の窓口に確認するのが確実です。

「法人識別事項」とは何か――番号と住所はセットで管理する

申請書や届出書で「法人識別事項」という言葉を見かけることがあります。これは、法人を特定するために必要な情報のまとまりを指す言い方で、一般には商号、本店所在地、会社法人等番号（または法人番号）などが含まれます。番号だけでは足りず、商号と所在地が揃って初めて法人を一意に特定できる、という発想です。

本店移転では、このうち「所在地」だけが変わり、「番号」は変わりません。社内のマスタ管理では、番号をキーにして住所を属性として持たせておくと、移転時の更新が住所フィールドの書き換えだけで済みます。逆に、番号と住所を文字列でまとめて保存していると、更新漏れが起きやすくなります。

移転が決まった時点で、番号と商号・所在地をどこに登録しているかの一覧を作っておくことをおすすめします。登記、税務、社会保険、銀行、クレジット決済、請求書システム、名刺、ウェブサイト、取引基本契約書の通知先——この棚卸しがあるかないかで、移転後の手間がかなり変わります。

税務署の整理番号はどうなる？――所轄が変わると付け直されることがあります

税務署の整理番号は、法人番号とはまったく別のもので、各税務署が納税者を管理するために付けている番号です。そのため、本店移転で所轄税務署が変わる場合には、移転先の税務署で新しい整理番号が付与されることがあります。同じ税務署の管内での移転であれば、通常はそのまま引き継がれます。

新しい整理番号は、移転後に税務署から送られてくる書類や、申告書用紙・通知に記載されているもので確認するのが一般的です。電子申告を利用している場合も、利用者情報の所在地や所轄税務署の設定を更新する必要が出てきますので、移転後最初の申告の前に、余裕をもって確認しておきましょう。

都道府県税事務所や市区町村にも、それぞれ独自の管理番号があります。こちらも所在地が変わると窓口が変わるため、番号や管理単位の扱いは自治体ごとに異なります。「税務署の整理番号が変わったから、他も全部変わる」と決めつけず、それぞれの通知で確認するのが安全です。なお、税務上の取扱いで判断に迷う場合は、税理士にご確認ください。

移転後にやること――いつ・何を・どこに出すかの順番

順番としては、まず登記です。本店移転は株主総会や取締役会の決議など、定款の定めに応じた手続きを経たうえで、法務局に本店移転登記を申請します。管轄外への移転の場合の申請方法は法改正で見直されていますので、申請先や必要書類は最新の様式を法務局の案内で確認してください。登記が完了すると、登記事項証明書に新しい本店所在地が反映されます。

次に税務関係です。登記完了後、法人の異動があった旨を知らせる「異動届出書」を税務署に提出します。あわせて、都道府県税事務所と市区町村の法人住民税・事業税の窓口にも同様の届出が必要です。添付書類の要否は提出先によって運用が異なることがあるため、事前に各窓口の案内で確認しておくと二度手間を防げます。

その後に、社会保険と労働保険です。従業員がいる場合、年金事務所への事業所所在地変更の届出、労働基準監督署・ハローワークへの労働保険・雇用保険の所在地変更の届出が必要になります。管轄が変わると提出先も変わるため、旧管轄に出すのか新管轄に出すのかを先に確認しておきましょう。判断に迷うときは、社会保険労務士に相談するとスムーズです。

最後に民間の手続きです。銀行口座の登録住所、法人カード、決済サービス、リース契約、賃貸借契約、取引先への通知。ここは法定の期限があるわけではありませんが、口座の住所が古いままだと重要書類が届かないといった実害が出ます。登記完了から一定期間内に終える、と社内で締切を決めてしまうのが現実的です。

よくあるつまずきと、その回避のしかた

一つめは、登記完了前に各所へ届け出てしまうケースです。異動届出書には登記後の内容を記載するのが基本なので、登記の完了予定を確認してから動くと、書き直しを避けられます。移転日と登記完了日はずれることがある点も押さえておきましょう。

二つめは、電子申告や電子証明書の設定更新の漏れです。法人の商業登記電子証明書は、本店所在地が記載事項に含まれるため、所在地が変わると扱いを確認する必要があります。申告期限の直前に気づくと厳しいので、移転が決まった段階で、電子証明書とe-Tax・eLTAXの登録情報を確認リストに入れておきます。

三つめは、請求書に記載する所在地の更新です。インボイス制度に関連して登録番号を記載している場合、登録番号自体は法人番号にもとづくため移転で変わりませんが、記載する住所は新しいものに更新します。記載事項の詳細は国税庁の資料で最新の内容を確認し、判断に迷う点は税理士にご相談ください。

登記の手続きそのものや、管轄外移転での申請方法・必要書類については、司法書士に相談すると、決議の書面から申請まで一通り整理してもらえます。移転のスケジュールが決まったら、早い段階で声をかけておくと安心です。

よくある質問