面接の文字起こしをAIで行う方法｜記録の残し方と応募者への配慮

面接の文字起こしをAIで行う前に決めておく3つのこと

いきなりツールを選ぶ前に、決めておきたいことが3つあります。「何のために記録するのか」「誰が見るのか」「いつまで持つのか」です。この3つが決まっていないと、応募者に説明するときに言葉が濁り、相手を不安にさせます。

目的は、たとえば「面接官が1人しかいないため、他の役員が後から内容を確認できるようにする」「メモに集中せず対話に集中するため」といった形で、一文で言えるところまで具体化します。見る人の範囲は「面接に関わる社内の担当者のみ」など、社外に出さないことをはっきりさせます。保管期間は、採用の可否が確定してから一定期間で削除する、といったルールを先に決めておきます。

この3つを決めると、応募者への説明文がそのまま作れます。逆に言えば、説明できない使い方はしない、というのが判断の基準になります。

応募者への説明と同意の取り方｜いつ、どう伝えるか

伝えるタイミングは、面接当日の冒頭ではなく、日程調整のメールの段階が向いています。当日いきなり「録音してもいいですか」と聞かれると、断りにくい空気が生まれます。事前に文面で伝えておけば、応募者は落ち着いて考えられますし、断った場合でも気まずくなりません。

メールに入れる要素は、記録する目的、記録の方法（録音してAIで文字起こしする）、見る範囲、保管期間、そして「記録を希望されない場合はお知らせください。選考の評価には影響しません」の一文です。最後の一文があるかないかで、受け取り方はかなり変わります。

当日は、面接の冒頭でもう一度「事前にお伝えした通り録音させていただきます。よろしいでしょうか」と口頭で確認し、その了承のやり取りも録音の中に残しておくと、後から経緯を確認しやすくなります。オンライン面接で録画機能を使う場合は、録画されている旨の表示が出ることも含めて伝えておきます。

なお、個人情報の取り扱いについての考え方は、個人情報保護委員会が公開している資料で確認できます。自社の採用規模や記録の使い方によって整理の仕方が変わるため、判断に迷う場面では社会保険労務士や弁護士に確認してください。

録音から文字起こしまでの手順

準備は面接の前日までに済ませます。用意するのは、録音する端末（スマートフォンやPC、ICレコーダー）、使う文字起こしツールのアカウント、そして質問項目を書いた進行メモです。オンライン面接なら、会議ツールの録画機能や、会議に参加して文字起こしをするタイプのツールを使う方法があります。

当日は、開始前に録音のテストをします。音が小さい、エアコンの音を拾う、複数人が同時に話す——この3つが文字起こしの精度を落とす主な原因です。マイクを話者の中間に置く、静かな部屋を選ぶ、相づちを控えめにする、といった工夫だけでも読みやすさが変わります。対面で複数の面接官がいる場合は、発言の頭に名前を言う運用にすると、話者の切り分けが崩れたときの復旧が楽になります。

面接が終わったら、その日のうちに音声をツールに取り込み、文字起こしを生成します。時間が経つほど記憶が薄れ、誤変換の修正が難しくなります。生成された全文にざっと目を通し、社名・製品名・専門用語など固有名詞の誤りだけを直します。話し言葉の「えーと」まで整える必要はありません。全文はあくまで一次資料です。

文字起こしから面接議事録へ｜書き方の型

AIが出した全文は、そのままでは読み返せません。面接議事録として使うなら、別ファイルに要旨をまとめ直します。型は、①日時・応募職種・面接官・応募者名、②質問と回答の要旨、③確認できた事実（経験年数、担当範囲、入社可能時期など）、④評価コメント、⑤次のアクションと期限、の5つです。

このうち③と④を分けて書くのがポイントです。事実と主観を混ぜると、後から別の人が読んだときに「これは本人が言ったことなのか、面接官の印象なのか」が分からなくなります。評価コメントには、根拠として全文のどのあたりの発言を見ればよいかを一言添えておくと、見返すときに探さずに済みます。

この型は、面談議事録やヒアリング議事録にもそのまま使えます。1on1などの社内面談なら②を「話したテーマ」に、顧客ヒアリングなら③を「要望・制約・予算感」に置き換えるだけです。商談の記録も同じで、決まったこと・保留になったこと・次回までの宿題を分けて書くと、次の打ち合わせの冒頭で迷いません。

対談やインタビューを記事化する目的で文字起こしする場合は、要旨ではなく発言のニュアンスを残すことが目的になるため、全文を整えていく方向になります。用途によって、要約するのか、整文するのかが変わります。

文字起こしツールの選び方｜何を基準に比べるか

ツールは数多くありますが、面接用に選ぶなら見るべき点は絞られます。第一に、音声データと文字起こし結果がどこに保存され、学習に使われるかどうか。応募者に「社内でのみ使う」と説明する以上、この点は各社の公式サイトや利用規約で確認しておきたいところです。第二に、話者の区別ができるか。面接は一問一答なので、誰の発言かが分かるだけで読みやすさが変わります。

第三に、自社の面接形式に合っているか。対面が中心ならスマートフォンで録音したファイルを読み込めるタイプ、オンラインが中心なら会議ツールと連携するタイプが扱いやすくなります。両方あるなら、ファイル読み込みと会議連携の両方に対応しているものを選ぶと、運用が一本化できます。

無料で試せる範囲があるツールも多いので、実際の面接に使う前に、社内の模擬面接で一度回してみるのが確実です。精度は録音環境によって大きく変わるため、口コミよりも自社の環境で試した結果を優先してください。料金体系は変わることがあるため、各社の公式サイトで最新の情報を確認してください。

記録の保管と削除｜ルール化しておきたいこと

面接の録音と文字起こしには、経歴や家族構成、健康状態など、応募者の個人情報が含まれることがあります。採用活動という目的の範囲で使い、目的が終わったら削除する、という流れを社内ルールとして文書にしておくと、担当者が替わっても運用が崩れません。

決めておく項目は、保存場所（共有ドライブのどのフォルダか）、アクセスできる人、保管期間、削除の担当者と時期、の4つです。とくに、不採用となった方のデータをいつ消すかは曖昧になりがちなので、「選考終了から◯か月後に一括削除」といった形で期限を先に決めておきます。

採用に至った方の面接記録を入社後に人事評価や配属の参考として使いたい場合は、当初の説明の範囲を超えることがあります。使い方を広げるときは、あらためて本人に伝えるか、事前の説明にその用途を含めておくのが安全です。

個人情報の取り扱いや、採用選考における記録の残し方は、会社の規模や業種によって整理の仕方が変わります。就業規則や社内規程との整合も含めて、社会保険労務士や弁護士に一度相談しておくと、後から見直す手間が減ります。個人情報保護に関する一般的な考え方は、個人情報保護委員会の公開資料もあわせて確認してください。

よくある質問