経費精算システムの比較｜マネーフォワード・freee・バクラクの選び方

経費精算システムは何を自動化してくれるのか

経費精算システムは、ざっくり言うと「申請」「承認」「集計」「会計データ化」「証憑の保存」をひとつの流れにまとめる仕組みです。従来はスマホで撮った領収書をチャットで送り、Excelに転記し、印刷して押印して、最後に会計ソフトへ手入力していました。この分断をなくすのが目的です。

小さな会社で効果が出やすいのは、実は承認フローよりも後半の部分です。領収書やカード明細から仕訳のもとになるデータが作られ、そのまま会計ソフトに取り込める状態になると、月末の作業がかなり軽くなります。

一方で、経費が月に数件しか発生しない、支払いはほぼ口座引き落としとカードだけ、という会社では、会計ソフト本体の機能で足りることもあります。導入判断の前に、直近3か月の経費の件数と種類を数えてみてください。

比較で最初に見るのは「会計ソフトとの連携」

比較軸はいくつもありますが、順番として最初に置くべきは会計ソフトとの連携です。経費精算のゴールは会計データになることなので、ここでつまずくと結局手作業が残ります。マネーフォワード クラウド会計を使っているならマネーフォワード クラウド経費、freee会計ならfreee経費精算というように、同じシリーズを候補の中心に置くのが素直な選び方です。

同シリーズの利点は、勘定科目や部門、取引先のマスタが共通で、連携設定に迷いにくいことです。逆に他社製品を組み合わせる場合は、CSVでの受け渡しになるのか、APIで自動連携できるのかを必ず確認します。「連携できます」と書かれていても、実際には手動でファイルを出す運用になることがあります。

バクラクは請求書処理や電子帳簿保存の周辺をまとめて扱う思想の製品群で、経費精算もその一部として位置づけられています。会計ソフトは変えずに、証憑まわりの入力と保存を強くしたい会社で候補になりやすいタイプです。いずれも機能と料金は改定されるため、各社の公式サイトで最新の内容を確認してください。

人数と承認の形で決まる「ワークフロー」の必要度

次に見るのはワークフロー、つまり承認経路です。判断はかなり単純で、承認する人が実質1人（社長だけ）なら、複雑なワークフロー機能はほぼ使いません。この場合は、申請画面の入力しやすさと、スマホでの領収書撮影のしやすさを優先したほうが満足度が高くなります。

従業員が増えて、上司承認→経理チェック→支払、という二段階以上が必要になったタイミングから、ワークフロー機能の差が効いてきます。見るポイントは、金額による経路の分岐ができるか、代理承認や差し戻しがスマホでできるか、承認履歴が後から追えるかの3点です。監査や税務調査の場面では、誰がいつ承認したかを示せることが役立ちます。

将来の人数増を見込んで最初から重い製品を入れると、設定に時間を取られて使われないまま終わることがあります。当面はシンプルな製品で運用し、人数が二桁に近づいた段階で見直す、という前提で選ぶ考え方もあります。

法人カードと経費精算システムを組み合わせる

立替精算そのものを減らす方法として有効なのが、法人カードの活用です。カードで支払えば従業員が自腹を切る場面が減り、明細データが自動で取り込めるため、申請は「この明細は何の費用か」を選ぶだけに近づきます。カード利用が多い会社ほど、システム化の効果が出やすい理由はここにあります。

確認したいのは、使っているカードの明細をシステムが取り込めるかどうかです。カード会社の連携に対応しているか、対応していなくてもCSV取込ができるかを見ます。あわせて、従業員に配る追加カードが発行できるか、利用限度を分けられるかも、運用のしやすさに直結します。カードの発行条件や年会費は各社の公式サイトでご確認ください。

なお、カード払いでも領収書やレシートの保存が必要になる場面があります。明細だけで足りるかどうかは取引の内容によって扱いが変わることがあるため、保存ルールは税理士に確認しておくと安心です。電子データで保存する場合の要件は、国税庁の資料を参照してください。

「経費精算 システム 無料」で始めるときの判断基準

無料プランや無料トライアルから始めるのは、小さな会社にとって合理的な進め方です。ただし、無料で使える範囲は「ユーザー数」「申請件数」「データ保存期間」「会計連携の可否」のどこかで区切られていることが多く、区切り方によっては本番運用に乗りません。まず自社の月の申請件数と使う人数を出し、その範囲に収まるかを見てください。

試すときは、実際の1か月分を丸ごと流してみるのがおすすめの進め方です。領収書を撮る、申請する、承認する、会計ソフトに取り込む、までを一周させると、詰まる場所がはっきりします。画面の見た目より、「毎月やる作業が何分減ったか」で判断します。

乗り換えを前提にするなら、データの持ち出し方も先に確認します。過去の申請データや証憑をエクスポートできるか、形式は何かを見ておくと、後で困りにくくなります。無料プランの範囲や条件は変更されることがあるため、各社の公式サイトで最新の情報を確認してください。

迷ったときの判断の順番（まとめ）

順番はこうです。①会計ソフトが決まっているなら、同シリーズの経費精算を第一候補にする。②承認者が社長だけなら、入力とスマホ撮影の使いやすさを優先する。③承認が二段階以上あるなら、経路分岐と承認履歴を比べる。④カード払いが多いなら、明細連携の対応範囲を確認する。⑤最後に、無料で1か月通して試す。

会計ソフトをこれから決める段階なら、会計側から選んだほうが結果的に楽です。経費精算は会計の入口なので、入口だけ先に決めると出口で合わなくなることがあります。

経費の取扱いや証憑の保存方法は、業種や取引の内容によって判断が変わることがあります。仕訳のルール作りや電子保存の運用まで含めて整えたい場合は、顧問の税理士に相談しながら設定を固めると、後戻りが少なくなります。

よくある質問