会計ソフトで電子帳簿保存法に対応する｜領収書の保存とタイムスタンプ

クラウド会計と電子帳簿保存法｜まず3つの区分を分けて考える

電子帳簿保存法の話がややこしく感じるのは、性質の違う3つの制度がひとまとめに語られているからです。ひとつ目は「電子取引データの保存」。メールに添付されたPDFの請求書、ネット通販の購入明細、クレジットカード会社のWeb明細など、最初から電子でやり取りしたものを電子のまま保存する、という考え方です。

ふたつ目は「スキャナ保存」。紙で受け取った領収書やレシートをスキャナやスマホで読み取り、画像データとして保存する制度です。こちらは任意で、使わなければ紙のままファイリングして保存する運用でも構いません。

三つ目は「電子帳簿等保存」。会計ソフトで作成した仕訳帳や総勘定元帳などを、紙に印刷せず電子データのまま保存するものです。これも任意ですが、クラウド会計を使っているなら自然と対象になる範囲です。まずは自社が今どれに困っているのかを切り分けてください。多くの小さな会社にとって最初の課題は、ひとつ目の電子取引データの保存です。

電子取引データの保存で求められること｜真実性と可視性

電子取引データの保存では、大きく「真実性の確保」と「可視性の確保」という2つの考え方が求められます。真実性とは、あとから勝手に書き換えられていないと言える状態にしておくこと。可視性とは、税務調査などで求められたときに、必要なデータをすぐ画面や書面で示せる状態にしておくことです。

真実性を確保する方法はいくつかあり、代表的なのが「タイムスタンプを付す」「訂正や削除の履歴が残る、または訂正削除ができないシステムで保存する」「訂正削除の防止に関する事務処理規程を定めて運用する」といったやり方です。どれかひとつを満たせばよい、という整理になっているため、クラウド会計ソフトの保存機能を使うなら、タイムスタンプを自分で買ってくる必要はないケースが多くなります。

可視性については、日付・金額・取引先といった項目で検索できることや、ディスプレイとプリンタを備えていること、システムの概要を説明できる書類を備え付けることなどが挙げられます。会計ソフトに取り込んで保存しておけば検索面は満たしやすくなりますが、要件の細かい範囲や事業規模による取り扱いの違いは変わることもあるため、最新の内容は国税庁の公表資料でご確認ください。

freee会計のファイルボックス、マネーフォワードの書類保存はどう使い分ける？

freee会計では「ファイルボックス」と呼ばれる領収書・請求書の保管機能があり、アップロードした証憑を取引や仕訳に紐づけて管理できます。スマホアプリで撮影してそのまま送る、メールに添付して送る、といった入り口が用意されているのが特徴です。マネーフォワード クラウド会計にも同様に、領収書や請求書を取り込んで仕訳と結びつける書類保存の仕組みがあります。

どちらを選ぶかで迷ったら、次の順に見てください。第一に、すでに使っている（または使う予定の）会計ソフトに合わせること。証憑と仕訳が同じ画面でつながっていることの価値は大きく、別々のツールに分けると突合の手間が増えます。第二に、経費精算をする従業員がいるかどうか。人数が増えるなら、スマホからの提出と承認の流れが自社の運用に合うかを試用で確かめます。第三に、請求書の発行や給与計算など周辺業務をどこまで同じシリーズで揃えたいか、です。

なお、電子帳簿保存法への対応可否や対応範囲は、プランや設定によって異なることがあります。機能の詳細や利用条件、料金は各社の公式サイトで最新の情報を確認してください。公的な認証を受けたソフトかどうかを示す表示が各社のサイトに掲載されていることもあるので、あわせて見ておくと判断しやすくなります。

領収書とレシートの流し方｜今日から始める手順

手順はシンプルです。まず、証憑の入り口を「電子で受け取ったもの」と「紙で受け取ったもの」に分けます。電子で受け取ったPDFやスクリーンショット、Web明細のダウンロードファイルは、印刷せずにそのまま会計ソフトの書類保存機能へアップロードします。ここで大事なのは、受け取ったその日のうちに投げ込む習慣をつくることです。月末にまとめてやろうとすると、メールの奥に埋もれた一枚が必ず出てきます。

次に、アップロードしたデータを仕訳に紐づけます。クラウド会計では、取り込んだ書類からAIが日付・金額・取引先を読み取って仕訳候補を出してくれる機能が用意されていることが多く、内容を確認して確定させる流れになります。読み取りが不正確なこともあるため、金額と日付は目視で確認する運用にしておくと安心です。

紙のレシートについては、スキャナ保存を採用するかどうかをまず決めます。採用するなら、スマホで撮影して速やかに取り込む、読み取り後の原本をどう扱うかを社内で決める、という流れです。採用しないなら、月ごとの封筒やファイルにまとめて紙で保存します。ひとり社長で枚数が少ないうちは、紙は紙のまま保存し、電子取引データの保存だけをきちんとやる、という割り切りも現実的です。

タイムスタンプは自分で用意すべき？判断の順番

「freee会計 タイムスタンプ」のように検索する方が多いのは、タイムスタンプが必須だと思われているためです。実際には、真実性を確保する手段のひとつであって、ほかの方法でも代替できる、という位置づけです。判断は次の順で行うと迷いません。

まず、使っている会計ソフトが訂正・削除の履歴を残す仕組みを持っているかを確認します。持っているなら、その機能で保存する運用にすれば、別途タイムスタンプを契約する必要はないという整理になりやすいです。次に、そうした機能のないクラウドストレージやPCのフォルダにファイルを置いているだけの場合は、訂正削除の防止に関する事務処理規程を定めて運用する方法を検討します。規程のひな形は国税庁のサイトで公開されています。

最後に、スキャナ保存を本格的に運用したい、取引先との間で改ざんされていないことをより明確にしておきたい、といった事情があるならタイムスタンプの利用を検討します。いずれの方法を選ぶにせよ、社内で「誰が・いつまでに・どこへ入れるか」を1枚のメモにまとめておくことが、結局いちばん効きます。

よくあるつまずきと、専門家に相談したほうがよい場面

つまずきやすいのは、電子で受け取った請求書を印刷して紙で保管し、データを消してしまうケースです。電子取引データについては電子のまま保存することが求められるため、印刷したから安心、とはなりません。また、ファイル名が「scan001.pdf」のまま大量に溜まり、検索できない状態になっているのもよく見かけます。会計ソフトに取り込んで取引と紐づけておけば、この問題は起きにくくなります。

もうひとつは、経費精算をしている従業員の提出ルートがバラバラになっている状態です。LINEで送る人、メールで送る人、紙を机に置く人が混在すると、どこまで保存できているか誰も分からなくなります。入り口はひとつに決め、例外を作らないことが、結果的に手間を減らします。

保存方法の選択は、消費税の仕入税額控除やインボイス制度の取り扱いとも関わってきます。どの方法が自社にとって無理なく続けられるか、現在の帳簿づけの状況とあわせて判断したい場合は、顧問税理士にご相談ください。まだ顧問がいない場合も、会社設立後の早い段階で一度相談しておくと、保存ルールを決め直す手間を減らせます。制度の要件そのものについては、国税庁の電子帳簿保存法に関する公表資料もあわせてご確認ください。

よくある質問