インボイス対応の請求書の書き方｜記載事項と但し書き・再発行の扱い
「この請求書、インボイスとして使えますか」と取引先から聞かれて、手が止まった経験はないでしょうか。適格請求書は特別な様式が決まっているわけではなく、決められた項目がそろっているかどうかで判断されます。この記事では、請求書・領収書・レシートのそれぞれについて、何を書けばインボイスとして扱われる形になるのか、但し書きや再発行、仕入明細書での対応まで、発行する側の手順に沿って整理します。
この記事の結論
- 適格請求書に決まった様式はなく、登録番号・取引年月日・取引内容・税率ごとに区分した対価の額・税率ごとの消費税額・発行者名・交付先の名称といった項目がそろっていれば、請求書でも領収書でもインボイスとして扱われる形になります。
- 領収書の但し書きは「お品代」ではなく、飲食代・書籍代など何の取引かが分かる書き方にし、軽減税率の対象が含まれる場合はその旨が分かるように記載します。
- 一度交付したインボイスを再発行するときは、同じ内容で発行し直すのが基本で、控えとの不一致や二重計上を防ぐため「再発行」である旨を明示して記録を残す運用が安全です。
インボイス制度の適格請求書に必要な記載事項は？
適格請求書（インボイス）は、決まったフォーマットがあるわけではありません。請求書という名前でも、納品書でも、領収書でも、必要な項目が記載されていれば適格請求書として扱われる形になります。逆に言えば、立派な請求書テンプレートを使っていても、項目が欠けていれば要件を満たさないことになります。
一般に必要とされているのは、次の項目です。①発行する事業者の氏名または名称と登録番号、②取引を行った年月日、③取引の内容（軽減税率の対象品目である場合はその旨）、④税率ごとに区分して合計した対価の額と適用税率、⑤税率ごとに区分した消費税額等、⑥交付を受ける事業者の氏名または名称。このうち抜けやすいのが、登録番号と「税率ごとの区分」です。
まず自社の請求書を一枚印刷して、この六つに丸をつけてみてください。丸がつかない項目があれば、そこがテンプレートの修正ポイントです。要件の細かい解釈や例外については、国税庁が公表している資料を必ず確認し、判断に迷う部分は税理士にご相談ください。
領収書やレシートはインボイスになる？但し書きはどう書くか
領収書やレシートも、必要な項目が入っていればインボイスとして扱われる形になります。小売業や飲食店、タクシーなど、不特定多数を相手にする業種では、交付先の名称を省略できる「適格簡易請求書」という簡易な形式が認められています。レジから出るレシートがこれに当たることが多く、宛名のない紙でも要件を満たす場合があります。
手書きの領収書で問題になりやすいのが但し書きです。「お品代として」だけでは取引内容が分からないため、インボイスとして使いにくくなります。「飲食代として」「事務用品代として」「書籍代として」のように、何を買ったのかが分かる書き方にしてください。食品など軽減税率の対象が混ざるときは、対象品目である旨が分かるように印をつけるなどの工夫が必要です。
手書き領収書を使い続けるなら、ゴム印で登録番号を押せるようにしておくと記載漏れが減ります。レシートを併せて渡す運用にする場合は、同じ取引で二重に控除されないよう、領収書とレシートのどちらをインボイスとして渡すかを店舗内で統一しておくと安心です。
取引年月日・内税表示・端数処理の書き方
取引年月日は、原則としてその取引が行われた日を書きます。月ごとにまとめて請求する場合は、一定期間分をまとめた請求書として、対象期間を記載する方法も取られています。納品書に日付、請求書に期間、という組み合わせで、複数の書類を合わせて一つのインボイスとする運用も認められており、この場合は書類同士の関連が分かるように番号などで紐づけておきます。
内税（税込）表示で請求している場合でも、インボイスとして交付することはできます。ポイントは、税込金額を税率ごとに区分して合計し、そこから計算した消費税額等を税率ごとに記載することです。税込の合計額だけが書かれていて、消費税額の記載がない請求書は、要件を満たさない形になりがちです。
消費税額の端数処理については、一つのインボイスにつき税率ごとに一回、という考え方が示されています。明細行ごとに端数処理を繰り返す計算方法は想定されていないため、会計ソフトや請求書ソフトの設定を一度確認してください。設定の変更方法や自社の計算方法が適切かどうかは、ソフトのヘルプと国税庁の資料を照らし合わせ、判断が難しければ税理士に確認するのが確実です。
インボイスの再発行を頼まれたときはどうする？
「紛失したので再発行してほしい」と言われることは珍しくありません。交付したインボイスの写しを保存している前提で、同じ内容のものを改めて交付する対応が基本になります。日付や金額を書き換えるのではなく、当初の取引内容をそのまま再現するのが原則です。
トラブルを防ぐため、再発行分には「再発行」と明記し、いつ誰に再発行したかを社内の記録に残しておくことをおすすめします。同じ取引について二枚の書類が世の中に存在する状態になるため、受け取った側が二重に計上してしまうリスクを減らす意味があります。請求書番号は当初のものを引き継ぎ、再発行であることが分かるようにしておくと管理しやすくなります。
記載内容に誤りがあった場合は、再発行とは別の話になります。誤りのある適格請求書を交付したときは、修正したインボイスを交付する必要があるとされています。誤った部分だけを知らせる書類を追加で出す方法と、正しい内容の全体を出し直す方法があり、どちらを選ぶかは取引先の経理処理とも関わるため、事前に相談して決めておくとスムーズです。
仕入明細書で対応する場合の注意点
建設業や運送業など、支払う側が支払通知書や仕入明細書を作成して精算する商慣行もあります。この場合、売り手がインボイスを発行しなくても、買い手が作成した仕入明細書を保存することで対応できる仕組みが用意されています。ただし条件があり、記載事項を満たしていることに加えて、相手方（売り手）の確認を受けたものであることが求められます。
仕入明細書に書く登録番号は、売り手の登録番号です。自社の番号を書いてしまう誤りが起きやすいので、支払先ごとに登録番号を台帳で管理し、明細書に自動で差し込まれる仕組みにしておくと安全です。売り手が免税事業者であれば登録番号はありませんので、そもそも仕入明細書での対応の可否が変わってきます。
「確認を受けた」とする方法は、送付後に一定期間内に連絡がなければ確認済みとみなす旨を明細書に記載しておく運用などが取られています。どの方法を採用するかは取引先との取り決めが前提になるため、書面やメールで合意内容を残しておいてください。
発行側が今日から整える手順
順番としては、①自社の登録番号を確認する、②請求書・領収書・納品書のテンプレートに必要項目を入れる、③会計ソフトや請求書ソフトの税率と端数処理の設定を確認する、④控えの保存方法を決める、の四つです。控えは電子でやり取りしたものを電子のまま保存する形が求められる場面があり、電子帳簿保存法の考え方とも関わってきますので、所管官庁の資料で最新の取り扱いを確認してください。
請求書ソフトや会計ソフトを比較するときは、登録番号や税率区分が標準で入るか、修正インボイスの発行に対応しているか、控えの保存と検索がしやすいか、という順に見ると絞り込みやすくなります。手書きや表計算ソフトで足りる取引量なのか、毎月多数の請求書を出すのかで向くものが変わります。料金や機能は変更されることがあるため、各社の公式サイトで最新の情報をご確認ください。
自社が課税事業者になるかどうか、簡易な課税方式を選ぶかどうかといった判断は、記載事項の話とは別の検討が必要です。取引先の構成や売上の規模によって結論が変わりますので、登録の要否や消費税の申告方法については税理士にご相談のうえ、決めていくことをおすすめします。
よくある質問
領収書の但し書きに「お品代」と書いてしまいました。使えませんか。
取引内容が分からない書き方は、適格請求書の要件を満たさないと判断されることがあります。可能であれば、何の取引かが分かる但し書きで発行し直してもらうか、レシートなど内容の分かる書類を併せて保存する方法を検討してください。取り扱いに迷う場合は税理士にご確認ください。
宛名のないレシートでもインボイスになりますか。
小売業や飲食店、タクシーなど不特定多数を相手にする事業では、交付先の名称を省略した簡易な形式が認められています。登録番号や取引年月日、税率ごとの区分などが記載されていれば、宛名がなくても要件を満たす場合があります。業種ごとの適用範囲は国税庁の資料をご確認ください。
税込（内税）でしか請求書を作っていません。作り直しが必要ですか。
税込表示のままでも、税率ごとに区分した合計額と、そこから計算した消費税額等が記載されていれば対応できる形になります。消費税額の記載がない場合は、テンプレートやソフトの設定を見直してください。
取引先からインボイスの再発行を求められました。同じ番号で出していいですか。
当初の請求書番号を引き継ぎ、内容を変えずに交付し直すのが基本的な考え方です。二重計上を防ぐため「再発行」である旨を明記し、いつ誰に再発行したかを社内で記録しておくと安心です。