立替金精算書とインボイス｜従業員立替・立替払いの保存方法
取引先や従業員が代わりに支払ってくれた経費。手元に届く領収書の宛名は、自社ではなく立て替えた人の名前になっています。インボイス制度のもとで、この状態のまま仕入税額控除の準備を進めてよいのか、迷う場面は少なくありません。この記事では、立替払いを受けたときに何を保存すればよいのか、立替金精算書の役割と作り方、従業員立替の実務での回し方を、判断の順番に沿って整理します。
この記事の結論
- 立替払いを受けた場合は、立替者が受け取ったインボイス（の写し）と、そのうち自社負担分を明らかにする立替金精算書をあわせて保存する方法が、一般的な考え方として示されています。
- 立替金精算書には、誰が誰のために何を立て替えたのか、対象取引と自社負担分が分かる情報を記載し、元のインボイスと紐づけられる状態にしておきます。
- 従業員が立て替えた少額の経費については、社内の経費精算書を立替金精算書に相当する書類として運用し、領収書やレシートとセットで保存する社内ルールを決めておくと実務が安定します。
インボイス制度で「立替払い」が問題になるのはなぜ？
仕入税額控除の準備では、原則として、取引の相手方から交付を受けた適格請求書（インボイス）などを保存することが求められます。ここで前提になるのが「宛名（書類の交付を受ける事業者の名称）」です。インボイスには、交付を受ける事業者の名称を記載する欄があるためです。
ところが立替払いでは、売り手が発行する領収書や請求書の宛名が、実際に費用を負担する自社ではなく、立て替えてくれた取引先や従業員の名前になります。書類だけを見ると「自社が買ったもの」であることが読み取れません。
この食い違いを埋めるための書類が、立替金精算書です。立替者が受け取ったインボイスに、精算書を添えることで、その取引のうちどの部分が自社の負担なのかを説明できる状態にする、という考え方です。取扱いの細部は国税庁の公表資料やQ&Aで最新の内容をご確認ください。
立替払いを受けたとき、何を保存すればよい？
基本の組み合わせは二つです。ひとつは、売り手が立替者に交付したインボイス（原本または写し）。もうひとつが、立替者が作成する立替金精算書です。この二つをセットで保存し、あとから見て対応関係が分かるようにしておく、という整理になります。
立替者が複数社分をまとめて立て替えている場合、元のインボイス原本は立替者の手元に残ることが通常です。その場合は、写しの交付を受けて保存する方法が考えられます。写しの枚数が膨大になるなど交付が難しいケースについては、立替金精算書の保存で足りるとされる取扱いが示されていることもあるため、自社の状況に当てはまるかどうかは税理士にご確認ください。
保存の形式は、紙で受け取ったものは紙、データで受け取ったものはデータ、が出発点です。電子取引で受け取った領収書や精算書のデータは、電子帳簿保存法の考え方に沿って保存することが求められます。要件の詳細は国税庁の資料をご確認ください。
立替金精算書には何を書く？記載項目の考え方
立替金精算書は、決まった様式が法定されているものではありません。目的は「元のインボイスに記載された取引のうち、どれが誰の負担分か」を明らかにすることなので、その目的から逆算して項目を決めます。
入れておきたいのは、精算書の作成者（立替者）の名称、精算を受ける側（自社）の名称、対象となる取引の年月日、取引の内容、元のインボイスを特定できる情報（発行者名・登録番号・書類番号など）、そして自社が負担する金額と適用税率ごとの区分です。軽減税率の対象品目が混ざる場合は、税率ごとに分けて書ける様式にしておくと後工程が楽になります。
様式をゼロから作るのが大変であれば、既存の経費精算書のフォーマットに「元の領収書の発行者名・登録番号」「税率ごとの内訳」を書く欄を足すところから始めるのが現実的です。作成した様式が自社の取引実態に合っているかは、顧問税理士に一度見てもらうと安心です。
従業員が立て替えた経費は、どう回せばよい？
従業員の交通費や出張費、消耗品の購入など、日常的に発生する立替は、取引先による立替とは規模も頻度も違います。実務では、従業員が提出する経費精算書を立替金精算書に相当する書類として扱い、領収書やレシートを添付して保存する運用が取られることが一般的です。
流れとしては、①従業員が支払い時に領収書・レシートを受け取る、②社内の経費精算書に日付・内容・金額・支払先を記入して領収書を添付、③経理が登録番号の有無と税率区分を確認して精算、という順になります。経費精算システムを使う場合も、確認する情報の中身は変わりません。
公共交通機関の運賃や自動販売機での購入など、一定の取引についてはインボイスの交付義務が免除される取扱いがあります。この場合は帳簿への記載で対応する方法が示されていますが、対象範囲や帳簿の書き方には条件があるため、自社でどこまで該当するかは国税庁の資料を確認のうえ、税理士に相談してください。
AとBで迷ったら？立替まわりの判断の順番
まず見るのは「誰が立て替えたか」です。取引先など社外の事業者が立て替えたなら、その相手から立替金精算書とインボイスの写しをもらう方向で調整します。従業員が立て替えたなら、社内の経費精算書＋領収書の運用に乗せます。
次に見るのが「領収書の宛名」です。宛名が自社になっているなら、立替の形をとっていても書類上は自社宛のインボイスなので、精算書がなくても保存書類としては整っている場合があります。宛名が立替者名義なら、精算書で補う流れになります。可能であれば、支払い時点で自社名義の宛名にしてもらうよう依頼しておくと、後の作業が減ります。
最後に「相手が適格請求書発行事業者かどうか」です。売り手が登録事業者でない場合、仕入税額控除の取扱いは変わり、経過的な措置の対象になることもあります。立替者が登録事業者かどうかではなく、実際にモノやサービスを売った事業者の登録状況を見る点に注意してください。判断に迷う取引は、個別に税理士へ確認するのが安全です。
社内ルールとして先に決めておきたいこと
立替の処理は、書類の作り方より「誰がいつ確認するか」で差が出ます。会社をつくったばかりの段階でも、①立替してよい費用の範囲、②精算の締め日と提出先、③領収書の提出方法（原本かデータか）、④登録番号の確認を誰が行うか、の四つを決めて文書にしておくと、人が増えたときに作り直さずに済みます。
領収書をスマートフォンで撮影して提出する運用にする場合は、電子帳簿保存法のスキャナ保存や電子取引の考え方が関わります。要件は改正が重ねられているため、導入前に国税庁の最新資料を確認し、必要に応じて税理士に相談してください。
経費精算システムや会計ソフトを検討する場合は、登録番号の管理、税率ごとの区分、証憑データの保存方法が自社の運用に合うかという観点で比較するとよいでしょう。料金や機能の詳細は各社の公式サイトで最新の情報をご確認ください。
立替金精算書の様式、従業員立替の社内規程、電子保存への切り替えは、いずれも自社の取引内容によって最適な形が変わります。判断に迷う部分が出てきたら、税理士に相談し、必要であれば就業規則や旅費規程との整合について社会保険労務士にも確認しておくと、後からの手戻りを減らせます。
よくある質問
立替金精算書がないと、仕入税額控除は受けられませんか。
領収書の宛名が立替者名義のままだと、その取引が自社の負担であることを書類から説明しにくくなります。立替金精算書は、元のインボイスと自社負担分を結びつけるための書類として位置づけられています。自社のケースで何を保存すべきかは、税理士にご確認ください。
従業員の立替に、専用の立替金精算書を別途作る必要がありますか。
多くの会社では、既存の経費精算書に必要な情報を追記する形で運用しています。元の領収書の発行者名・登録番号や、税率ごとの内訳を記入できる欄を設けておくと、別書類を増やさずに対応しやすくなります。
電車代のように領収書が出ない支出はどう扱いますか。
一定の公共交通機関の運賃などは、インボイスの交付義務が免除される取扱いがあり、帳簿への記載で対応する方法が示されています。対象範囲や記載事項には条件があるため、国税庁の資料を確認し、判断に迷う場合は税理士にご相談ください。
立替者が免税事業者の場合はどうなりますか。
確認するのは、立替者ではなく実際にモノやサービスを売った事業者の登録状況です。売り手が登録事業者であれば、立替者が免税事業者であっても、元のインボイスと精算書をそろえる考え方は変わらないとされています。個別の事情がある場合は税理士に相談してください。